Cuando pensamos en organizar eventos, solemos inmediatamente empezar por lo que consideramos lo más importante: dónde lo haremos y qué haremos. Es decir, el “dónde” y el “qué”.
Bien sea una boda, una quedada de amigos, una reunión de empresa o un cóctel para clientes, lo primero es decidir qué lugar escogeremos, que puede ser un espacio para eventos o un hotel/alojamiento sobre todo si vamos a quedarnos a pasar al menos una noche.
A continuación nos solemos centrar en resolver el tema de qué tipo de servicios vamos a ofrecer, sobre todo en cuanto a comida y bebida, por lo que nos pondremos manos a la obra para elegir el menú de turno, el postre, los vinos, los platos especiales para los vegetarianos y los alérgicos, etc…
Pero muchas veces nos olvidamos o no le damos la suficiente importancia a una parte vital en los eventos, que no es otro que el transporte de los invitados, es decir, el “cómo”. Es muy frecuente que los asistentes a un evento lleguen al destino por sus propios medios (avión, tren, por carretera…), pero que el organizador tenga que encargarse de la logística de desplazarlos al lugar concreto del evento, normalmente por carretera y en grupo.
Entran aquí en juego las denominadas “Empresas de Transporte Discrecional”, tan necesarias para garantizar el éxito de un evento o reunión de personas. En España contamos con un amplio abanico de grandes empresas de transporte, desde taxis y coches con chofer (VTC) hasta grandes autocares con más de 60 plazas, dependiendo del número de pasajeros que haya que trasladar.
A la hora de contratar una de estas empresas de transporte, recomendamos hacerlo a través de una agencia profesional de eventos, sobre todo para grupos de tamaño medio/grande, ya que la logística puede ser y de hecho casi siempre es, bastante más compleja de lo que parece. Pero si el organizador de turno tiene ya experiencia y se ve confiado en manejarse directamente con una empresa de transporte, en nuestro portal www.EVENTPLANNERSPAIN.com estos profesionales disponen de su propia categoría.
Desde recogidas en los aeropuertos o estaciones de tren, hasta los traslados desde un hotel a una bodega o a un Palacio de Congresos, la reserva y la coordinación de los vehículos es clave. Como organizador, es muy importante que la empresa de transporte nos indique desde el principio quién será nuestra persona de contacto, idealmente una sola, para poder pasarle, lo más “mascadito” posible, toda la información relevante, sobre todo cuando de transfers de aeropuerto se trata: nombre de los pasajeros, números de vuelo, ciudad de destino del vuelo, hora de llegada, números de teléfono de los pasajeros, etc.
Una vez hecho esto, deberemos siempre exigir de la empresa un listado con todos los servicios de traslado reservados, para poder nosotros cotejarlo y comprobar que no se nos quedará nadie en tierra. El día del servicio, la empresa de transporte estará obligada a pasarnos el listado de chóferes con sus números de contacto, para poder informarles en caso de cualquier cambio que pudiera ocurrir y de los que nosotros, como organizadores del evento, debemos estar siempre al tanto: cancelaciones de vuelos, aumento o disminución de pasajeros a última hora, cambios de planes de último minuto, etc.
Y por supuesto, deberemos exigir una calidad acorde a lo que esperamos, es decir, vehículos en buen estado de limpieza y prestaciones y chóferes uniformados y serviciales, así como que se cumplan los servicios pactados (uso de autopista de peaje si procede, sillas para niños/bebés, bebida de cortesía a bordo, etc).
En definitiva, rompemos en este artículo una lanza a favor de las empresas de transporte de pasajeros y recordamos que una excelente y rápida comunicación entre organizador del evento y el responsable del transporte será vital para que nuestro evento vaya “sobre ruedas”.
Y siempre puedes echar un vistazo a nuestra página de “Consejos”
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