Realizar un evento como una ponencia requiere de un listado de estrategias previas básicas para que consiga ser todo un éxito.
Las ponencias son eventos multitudinarios donde se reúnen expertos en la materia para conocer y evaluar una perspectiva sobre un tópico determinado. Para que ese tipo de acontecimientos se den con éxito es necesario organizar bien todos los factores previos al simposio.
En este artículo de Event Planner Spain vamos a contarte el Checklist de estrategias claves que debes considerar antes de realizar una ponencia.
¡Toma nota!
Tipos de ponencias
Antes de establecer un listado minucioso para organizar el pre evento, es importante que sepas qué tipo de ponencia se va a realizar y cuál es la finalidad detrás de ella.
Ponencia tema en específico
Esta clase de expresión comunicativa puede realizarse sobre cualquier tema, el cual sigue unos parámetros estrictos en la investigación y presentación establecidos por la asamblea de rigor. Algunos de estos tópicos son:
- Científicas
- Ingeniería
- Literatura
- Filosofía
- Medicina
- Marketing
- Políticas
Cuando conozcas de qué va el simposio conseguirás estructurar mejor ciertos criterios dentro del evento como decoración, invitaciones, panfletos etc.
Ponencia de lanzamiento de producto
Cuando la ponencia guarda relación con el lanzamiento de un producto, la planificación necesita estar encaminada con los elementos que quiera destacar la empresa. De tal manera que, el producto logre promocionarse con éxito durante el evento.
Checklist de estrategias para realizar un evento de ponencia
Organizar una ponencia puede convertirse en una tarea agotadora por todos los detalles que deben estar en regla, no solo para la presentación sino también en el pre evento.
Manejar ambos, termina siendo una tarea abrumadora sin la planificación necesaria. Por ello, te proporcionamos las estrategias claves para que logres estar tranquilo antes del suceso.
- Objetivo del evento
Mencionamos antes los tipos de ponencia, porque estas te ayudarán a establecer los objetivos concretos del evento. Ten presentan que no es lo mismo organizar un simposio para una asamblea de médicos que para unos estudiantes universitarios.
Por esta razón, durante cualquier evento se necesita estudiar el target a quien se va a dirigir, ya que de esta manera lograrás estructurar los elementos adecuados. Desde la forma en cómo se presenta la información, el menú hasta la manera de efectuar la publicidad según el público.
- Logística de la ponencia
Tras establecer el objetivo de esta ponencia, pasarás a planificar toda su logística. Esta organización será un amplio bosquejo de cómo se va a llevar a cabo el evento, por lo que es primordial efectuar un archivo en donde los otros miembros aporten ideas hasta completar la logística.
Paso a paso como si fuese un borrador de ideas, irás concretando un listado con las demás estrategias claves: lugar, servicios, costos y publicidad.
- Distribución de tareas
Al realizar cualquier clase de evento, deberás delegar tareas entre varios miembros para que se puedan cumplir todos los objetivos. Y si no te sientes seguro en cómo delegar labores o los elementos pre evento, te aconsejamos contratar a un experto capacitado en tu zona.
Esta distribución se concreta después de tener bien bosquejada la logística, debido a que solo con ella sabrás cada uno de los elementos en los que se necesita un seguimiento determinado.
- Estructuración de costos
Los costos de un evento necesitan estar tan bien estructurados como si fuesen un seguro multirriesgo. Por ello, luego de delinear la logística empieza a calcular cuánto de ese presupuesto irá asignado a cada labor.
Para evitar futuros dolores de cabeza deja una parte en reserva con el fin de subsanar posibles alteraciones o imprevistos, que te hagan gastar de más.
- Tipo de Publicidad
En la actualidad, la manera como se promociona un evento es vital porque con esta se logrará llamar la atención de un público sobre la ponencia.
Esta estrategia pre evento requiere de una organización y monitoreo por sí sola, ya que con la publicidad consigues verificar su efectividad los días previos del simposio. De no estar resultando el tipo de publicidad sea vallas o por redes sociales se puede modificar la forma como se está llevando.
- Elige el lugar
Cuando vayas a celebrar la ponencia es esencial que elijas un lugar estratégico. En este los asistentes al evento deben sentirse cómodos, así como es importante también que el sitio sea de un tamaño adecuado con las incorporaciones básicas.
Por ejemplo, dentro del lugar en donde se va a presentar la ponencia requerirás de audio, pantallas, sillas, mesas, internet, baños entre otros. En el caso de que falte algo requerirá el contrato de esos servicios.
- Contrata los servicios
Una vez tengas el lugar puedes pasar a contratar los distintos servicios necesarios durante el evento, ya sea los audiovisuales expuestos, el catering, la empresa de limpieza, los productos impresos, etc.
Con la logística previamente establecida y el presupuesto este paso te resultará pan comido a la hora de ejecutarlo.
- Revisión de labores
En las semanas previas a la ponencia, las labores requieren de una revisión constante, debido a que, si algún elemento falla el día de la presentación puede ser difícil de subsanar de inmediato.
A través de estos monitoreos prevendrás posibles accidentes e idearás soluciones alternativas que sean un comodín durante el evento.
- Visitar el lugar
Los días antes de la ponencia tendrás que visitar varias veces el lugar escogido para observar el funcionamiento correcto de todos los elementos. Para ello, trata de que los servicios lleguen con antelación con el fin de probar y cambiar de ser necesario algún imprevisto.
Recomendaciones finales
- Organiza con tiempo todas las estrategias del pre evento para que si sucede algún inconveniente tengas tiempo de solventarlo.
- No intentes realizar todo por tu cuenta. Delega tareas a otros miembros y de ser necesario busca la visión de un profesional en eventos.
Si requieres de ayuda para organizar cualquier evento, sea una fiesta o una boda, no dudes en contactarnos al +34 655 784 239 o escribirnos a info@eventplannerspain.com, ya que podremos a tu alcance los presupuestos de los mejores proveedores en España.
