Lorsque nous pensons à organiser des événements, nous commençons généralement par ce que nous considérons comme le plus important : où nous le ferons et ce que nous ferons. C'est-à-dire, le "où" et le "quoi".
Qu'il s'agisse d'un mariage, d'une réunion d'amis, d'une réunion d'entreprise ou d'un cocktail pour les clients, la première chose à faire est de décider du lieu que nous allons choisir, qui peut être un lieu de manifestation ou un hôtel/logement, surtout si nous allons rester au moins une nuit.
Ensuite, nous nous attachons généralement à résoudre la question du type de services que nous allons offrir, notamment en termes de nourriture et de boissons. Nous nous mettons donc au travail pour choisir le menu du jour, le dessert, les vins, les plats spéciaux pour les végétariens et les personnes allergiques, etc.
Mais bien souvent, nous oublions ou n'accordons pas assez d'importance à un élément essentiel des événements, qui n'est autre que le transport des invités, c'est-à-dire le "comment". Il est très fréquent que les assistants d'un événement arrivent à destination par leurs propres moyens (avion, train, route...), mais que l'organisateur doive s'occuper de la logistique de leur déplacement vers le lieu spécifique de l'événement, normalement par route et en groupe.
C'est là qu'entrent en jeu les "sociétés de transport discrétionnaires", si nécessaires pour garantir le succès d'un événement ou d'une réunion de personnes. En Espagne, nous disposons d'un large éventail de grandes entreprises de transport, allant des taxis et des voitures avec chauffeur (VTC) aux grands autocars de plus de 60 places, en fonction du nombre de passagers à transférer.
Lorsque vous engagez l'une de ces entreprises de transport, nous vous recommandons de le faire par l'intermédiaire d'une agence événementielle professionnelle, en particulier pour les groupes de taille moyenne/grande, car la logistique peut être, et en fait est presque toujours, beaucoup plus complexe qu'il n'y paraît. Toutefois, si l'organisateur du service est déjà expérimenté et sûr de pouvoir traiter directement avec une entreprise de transport, dans notre portail www.EVENTPLANNERSPAIN.com, ces professionnels ont leur propre catégorie.
De la prise en charge à l'aéroport ou à la gare aux transferts d'un hôtel vers un établissement vinicole ou un centre de conférence, la réservation et la coordination des véhicules sont essentielles. En tant qu'organisateur, il est très important que la compagnie de transport nous indique dès le départ qui sera notre personne de contact, idéalement une seule, afin que nous puissions lui transmettre, le plus "mascadito" possible, toutes les informations pertinentes, notamment en ce qui concerne les transferts d'aéroport : nom des passagers, numéros de vol, ville de destination du vol, heure d'arrivée, numéros de téléphone des passagers, etc.
Une fois cela fait, nous devrions toujours demander à la société une liste de tous les services de transfert réservés, afin de pouvoir la vérifier et de nous assurer que personne ne sera laissé sur le terrain. Le jour de la prestation, l'entreprise de transport sera tenue de nous communiquer la liste des chauffeurs avec leurs numéros de contact, afin que nous puissions les informer de tout changement susceptible de se produire et dont nous, en tant qu'organisateurs de l'événement, devons toujours être conscients : annulation de vols, augmentation ou diminution du nombre de passagers à la dernière minute, changement de plans à la dernière minute, etc.
Et bien sûr, nous devons exiger une qualité conforme à ce que nous attendons, c'est-à-dire des véhicules en bon état et performants et des conducteurs en uniforme et serviables, ainsi que le respect des services convenus (utilisation de la route à péage le cas échéant, sièges enfants/bébés, boisson de courtoisie à bord, etc.)
En bref, dans cet article, nous cassons une lance en faveur des sociétés de transport de passagers et nous rappelons qu'une communication excellente et rapide entre l'organisateur de l'événement et la personne en charge du transport sera vitale pour que notre événement puisse "rouler".
Et vous pouvez toujours consulter notre page "Conseils"
Event Planner Spain
Votre Portail Evénementiel
