En nuestro país, un Convention Bureau es una organización, normalmente gestionada desde ámbito público, que puede estar ubicada en cualquier ciudad o región española que cuente con buenas instalaciones de hoteles, espacios y en definitiva, una atractiva oferta como destino MICE.
Su misión es básicamente potenciar y desarrollar la promoción de la industria de reuniones, congresos, viajes de incentivos y eventos para grupos en un determinado destino para atraer este tipo de negocio, principalmente a través de 3 procedimientos:
- Conectando con los profesionales del turismo corporativo local y ofreciendo todo el apoyo que puedan necesitar para recibir peticiones y por lo tanto, confirmar negocio. El Convention Bureau es una base común de las empresas locales sobre la que se pueden apoyar todos esos proveedores de servicios MICE para reforzar las necesidades de la oferta del destino, desarrollarla y promocionarla juntos uniendo sus fuerzas.
- Llegando a planificadores de eventos de todo el mundo, agencias emisoras, empresas nacionales e internacionales (en otras palabras: clientes potenciales) para hacerles llegar información sobre sus socios en el destino, desde hoteles a servicios varios relacionados con los eventos MICE de la zona. El Convention Bureau ha de ser la más importante referencia del destino para estos clientes potenciales, ya que les deberá asesorar y guiar a la hora de indicarles la dirección correcta en la que moverse, dependiendo de las características del evento/grupo: tamaño, fechas, tipología, presupuesto, necesidades, expectativas, etc.
- Mejorando la conexión entre compradores y proveedores a través de diferentes acciones. Por ejemplo:
- Organizando visitas comerciales (“roadshows”, “puerta a puerta”…) a los principales organizadores y empresas de eventos nacionales e internacionales.
- Asistiendo a las principales ferias de turismo para representar al destino y a sus miembros.
- Organizando Fam Trips para que los potenciales clientes acudan al destino y lo experimenten a través de todos los aspectos asociados a un evento MICE: hoteles, espacios de reuniones y celebraciones gastronómicas, actividades de team building y ocio, transporte local, etc. y asimismo poder conocer a los profesionales que gestionan todos esos servicios.
Por otra parte, existen también muchas otras formas en que los Convention Bureaus pueden colaborar en la promoción del destino, tales como publicaciones en redes sociales, blogs, artículos en los que los miembros participen para presentar sus empresas, etc.
Los miembros del equipo de un Convention Bureau suelen ser personas accesibles, con una enorme red de contactos dentro del sector y con una gran pasión y conocimiento de su destino. Son a menudo unos grandes embajadores y unas piezas claves para que muchas veces un determinado evento acabe realizándose en un destino o en otro.
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