Un bureau de convention est une organisation à but non lucratif, qui peut se trouver dans n'importe quelle grande ville, mais aussi dans des zones plus petites, avec de bonnes installations hôtelières et des espaces de conférence.
Sa mission est essentiellement de développer l'industrie MICE d'une destination et de faire venir des groupes et des événements à travers 3 procédures principales:
1) Entrer en contact avec les professionnels locaux du tourisme d'entreprise et leur offrir tout le soutien dont ils peuvent avoir besoin pour obtenir des consultations et donc des affaires. Le Convention Bureau est le partenaire de toutes les ressources locales, et aide même les acteurs du MICE à se réunir pour comprendre les besoins de l'offre de la destination, la développer et la promouvoir ensemble pour faire plus d'affaires en unissant leurs forces.
2) Informer les organisateurs d'événements dans le monde entier, les agences réceptives, les entreprises nationales et internationales (en d'autres termes : les clients potentiels) sur les hôtels, les installations de congrès et les autres services liés au MICE dans la région. Le Bureau de la Convention sera le principal interlocuteur qui les orientera dans la bonne direction une fois qu'ils auront compris les caractéristiques de l'événement/du groupe : taille du groupe, dates, réunions ou incitations, budget, besoins de transfert, consolidation d'équipe ou activités de loisirs, etc.
3) Améliorer le réseau entre les acheteurs et les fournisseurs de l'industrie. Comment ?
a. En organisant des visites commerciales auprès des principaux organisateurs et entreprises d'événements nationaux et internationaux.
b. En participant aux principaux salons du tourisme pour représenter la destination et ses membres.
c. Organiser des Fam Trips pour que les organisateurs d'événements puissent venir découvrir la région en tant que destination MICE sous tous ses aspects: hôtel, espace de réunion, lieux de rencontre, team building et loisirs, etc. et obtenir un contact direct avec les personnes de contact participantes de chaque installation et service utilisé.
Il existe de nombreuses autres façons pour les organisations de la Convention de travailler à la promotion de la destination, comme les médias sociaux, les blogs, les articles auxquels les membres sont invités à participer pour présenter leurs installations, leurs lieux de réunion, leurs services.
Les membres de l'équipe du Bureau de la Convention sont généralement des personnes accessibles disposant d'un vaste réseau de contacts au sein du secteur.
Un partenaire très précieux pour tout joueur de MICE pour être et rester dans le jeu, et pour le sort de tous les groupes et événements qu'il réussit à influencer pour les sélectionner parmi toutes les autres options.
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