Organizar un evento ya supone generar un impacto, no solo en los asistentes, sino también en el entorno. ¿Cómo hacer que el evento sea lo más sostenible posible? La clave está en tener en cuenta los impactos negativos que pueda causar y tratar de minimizarlos a la vez que se maximizan las aportaciones positivas. Con Santiago Quiroga y Joana Gutiérrez de IFEMA MADRID repasamos consejos que te permitirán dar un paso más allá en tus eventos. Recuerda que es importante la elección de una sede con un buen plan de sostenibilidad, pero el compromiso sostenible empieza en el diseño, consolidando también desde el principio un ecosistema sostenible con todos los proveedores y colaboradores.
Elige la sede con un buen plan de sostenibilidad.
En cuanto a la sostenibilidad tienes que asegurarte de que la sede tenga un compromiso claro con el desarrollo sostenible, por ejemplo, a través de planes de responsabilidad social corporativa, planes de voluntariado o similares publicados y actualizados. Además, puede demostrarlo cuando tiene certificados uno o varios estándares internacionales de gestión relacionados con la gestión de la sostenibilidad, tales como ISO 20121, ISO 14001, ISO 50001, EMAS, ISO 22320, ISO 45001, ISO 22000, ISO 27001… todos ellos verificados por una tercera parte independiente.
Estas normas independientes garantizan una gestión eficiente ambiental, energética, de emergencias… (según el estándar del que hablemos) y orientada a la mejora continua, de manera que se asegure el cumplimiento legal y la implantación de las mejores técnicas disponibles, tales como leds, energías renovables (como placas solares o geotermia), suministro de moqueta reciclable, control de temperatura, medidas de ahorro de agua/papel, gestión eficiente de residuos, etc.
No dudes en informarte sobre todos estos puntos antes de decidirte por una sede u otra. Además de todo lo anterior, puedes preguntar a la sede, por sus logros en materia de sostenibilidad (reducción de residuos, porcentaje de reciclado de sus residuos, reducción de emisiones CO2, medición huella de carbono de sus instalaciones, donaciones que ha llevado a cabo, horas voluntariado, etc). Si no te saben contestar a ninguna de estas cuestiones, sospecha, que igual no son tan sostenibles como quieren aparentar.
IFEMA MADRID lleva desde el año 2019 certificada en las normas ISO 9001, 14001, 20121, 22320 y 50001, dispone de un plan de responsabilidad social corporativo actualizado y publicado a todas sus partes interesadas en la web y de un plan de voluntariado corporativo publicado en su intranet. Tiene varios logros en materia de sostenibilidad, no dudes en preguntarles.
Un ecosistema sostenible con proveedores y colaboradores
Un evento sostenible es una experiencia ejemplar tanto para la ciudadanía como para otras entidades organizadoras de eventos. Si tu evento es sostenible tiene un valor añadido. Las buenas prácticas ambientales incitan a la reflexión y animan al cambio de hábitos. Los resultados de un evento o feria sostenible: reciclaje, reducción (y compensación de emisiones), paper cero… se hacen visibles, y la sensación de bienestar trasciende a las personas que participan, lo que conlleva un aprendizaje indirecto y mayor concienciación acerca de cómo cuidar el medio que nos rodea.
No depende solo de ti como organizador, debes forjar un ecosistema sostenible juntando esfuerzos con proveedores y colaboradores, siempre que sea posible proveedores y colaboradores locales para fomentar la economía local del lugar de celebración del evento. Si quieres ir más allá y hacer alianzas todavía más fuertes (siguiendo el ODS17) puedes trasladarles a proveedores y colaboradores que estas abierto a llevar a cabo con ellos cualquier iniciativa sostenible dentro del evento. Por ejemplo: contar con un equipo de trabajadores en riesgo de exclusión en la parte del catering.
El compromiso con la sostenibilidad viene ya desde el diseño
En la fase de diseño del evento (el pre-evento) es habitual decidir el catering, los audiovisuales o la música, ¿por qué cuesta tanto reparar igualmente en la sostenibilidad y siempre se termina dejando para el final? Si tienes en cuenta la sostenibilidad desde la fase de diseño estarás garantizando su reflejo en el resto de las patas del evento.
Igualmente, si tienes en cuenta la sostenibilidad desde la fase de diseño puedes descubrir en qué ámbitos poner más esfuerzos según el tipo de evento o feria que estés organizando. Por ejemplo: si estás organizando una feria internacional llegarán muchos visitantes internacionales por lo que será clave actuar en movilidad sostenible. O si tienes que comprar moqueta, piensa que, para que se pueda reciclar, debe tener una composición que permita su reciclado, es decir, hay que comprar una moqueta reciclable.
El catering
De media en los eventos se tira entre el 20% y el 50% de los alimentos del catering. Si el espacio tiene restauración propia (o con tu catering) debes fijarte en que la cocina sea responsable. En los buffets, el punto de desperdicio más habitual busca la calidad frente a una gran cantidad de productos diferentes. Pide también confirmación justo antes del evento para evitar no-shows, y pregunta por intolerancias, alergias y religiones. Los excedentes alimentarios siempre tienen salida a través de bancos de alimentos, fundaciones o apps como Too Good To Go.
En vez de desechables como pajitas o envases de un solo uso opta por vajilla de cristal o productos desechables biodegradables que, además de ser respetuosos con el medio ambiente, ofrecen una imagen rústica y moderna. Otra buena opción son los utensilios y cuencos de bambú. También puedes emplear mantelerías y servilletas reutilizables. Por supuesto, prioriza los alimentos de temporada y ten en cuenta la proximidad de todos los productos (el famoso km0).
Materiales, papel, residuos y movilidad sostenible
Materiales
En los eventos sostenibles menos, es más. Se aconseja que las materias primas utilizadas en la construcción de stands, en el merchandising, en los embalajes o en los materiales gráficos cuenten con certificaciones sostenibles (como FSC, PEFC o similares) y/o estén compuestos de materiales reciclados, aunque primero conviene reutilizar todos los materiales posibles de eventos anteriores. Hasta se puede decorar el recinto con adornos de eventos anteriores o bien fabricados a partir de materiales reciclados y a ser posible por colectivos en riesgo de exclusión. Reducir el consumo de materiales implica consumir menos materias primas y, en paralelo, ahorrar energía en su fabricación y en el tratamiento del residuo generado.
Comprar moqueta -uno de los materiales más empleados para la producción ferial- que sea reciclable reduce emisiones de CO2 a la atmósfera y consumo de agua durante su fabricación, y, su reciclaje posterior, permitió a IFEMA MADRID, el pasado año, evitar desechar más de 50 toneladas de residuos de moqueta a vertedero, reciclándolos y transformándolos para otros usos, lo que a su vez ha permitido reducir más de 8 toneladas de emisiones de CO2 a la atmósfera. Se prevé duplicar estos objetivos en 2022 y 2023.
Papel
En cuanto al uso de papel lo más sostenible sería un evento paper cero: toda la promoción del evento en digital, campañas digitales en lugar de folletos, acreditación y entradas en digital… Si no queda otra que imprimir mejor que sea en papel con certificado sostenible (como FSC, PEFC o similares) y/o reciclado y/o libre de cloro, en el que se usen tintas vegetales en lugar de tintas fluorescentes, metálicas o barnices. Una idea para los folletos es sopesar su doble uso, por ejemplo, con formato y función de marca página, abanico, postal, calendario o cenicero.
Residuos
Reduciendo y reutilizando los materiales utilizados también ahorramos dinero y ganamos en eficiencia y limpieza (generamos menos residuos). Esta es una cuestión de voluntad e ingenio. Para lograrlo, hay que pensar en el desmontaje, que es la etapa donde se genera la mayor cantidad de residuos. Para ello, es muy importante, lo volvemos a recalcar, actuar en la fase de diseño. Pensar en:
- Stands o partes del stand con materiales más ligeros, que se puedan desmontar con facilidad y volver a usar.
- Impulsar la publicidad digital, minimizando las lonas/cartelería, o, de ser necesario su uso, que se puedan volver a utilizar.
- Imprimir el material de merchandising y de diseño gráfico imprescindible, o bien, no tirar el sobrante y volverlo a utilizar porque su contenido o tipo de material lo permite.
- Utilizar mobiliario (estanterías, mesas, sillas, baldas, etc.) o materiales de decoración (plantas naturales o artificiales, etc.) alquilados, que se devuelven durante la salida de mercancías y se reutilizan de nuevo por la empresa alquiladora.
- Además, si elaboras un listado con aquellos otros materiales que, una vez usados, pierden cierta utilidad (lonas con los datos del evento, cuerdas, grandes plásticos cubre objetos, adornos, cables, tarjetas identificativas, mobiliario) puedes ofrecerlos a colectivos u organizaciones benéficas que puedan reutilizarlos.
- Por último, según el tipo de evento, durante o al finalizar el mismo, también se puede organizar un mercado de segunda mano con los materiales que ya no sirven, dando así una segunda vida a esos materiales y pudiendo recuperar parte de la inversión económica realizada.
Reciclar los residuos que ya no podamos evitar generar durante las fases de montaje y desmontaje es lo siguiente. El organizador de un evento debe exigir a todos sus montadores que segreguen los residuos que generen y los gestionen cumpliendo con la legislación vigente en materia de residuos y destinándolos a su reciclado.
Por otra parte, la sede debe ofrecer un servicio de retirada segregada de los residuos (moqueta, madera, papel-cartón, plástico-envases, etc.), al que pueden acogerse los organizadores de eventos y sus montadores, y debe asegurar, que, si los residuos generados por los montadores están correctamente separados, su destino será el reciclado. La sede deberá penalizar a todos aquellos montadores que no segreguen los residuos que generen correctamente.
Por último, durante la celebración, debemos de colocar puntos limpios que incluyan las 5 fracciones de residuos (papel-cartón, envases-plásticos, vidrio, orgánico y resto). Hay que estudiar los lugares estratégicos donde situar estos puntos de recogida selectiva en forma de papeleras (zonas donde se dispensen alimentos, mesas…) asegurando que sean muy visibles, y accesibles a las personas usuarias y a los equipos de limpieza. La sede debe de realizar el servicio de retirada de los residuos de estos puntos limpios, de manera que, si están bien segregados, los gestionen de manera separada y los destinen a su reciclado. En lugares abiertos donde esté permitido fumar, facilitar ceniceros para depositar las colillas.
IFEMA MADRID está muy comprometida con la reducción de generación de residuos y con incrementar su porcentaje de reciclado, por lo que, en los últimos 4 años, ha reducido su ratio de generación en más de un 50% y ha incrementado en más de un 60% su porcentaje de reciclado. Además, este año ha sido premiada por UFI (The Global Association of the Exhibition Industry) por su proyecto, en colaboración con 3 partners más (fabricante de moqueta, gestor de residuos y fabricante mobiliario), de economía circular de la moqueta.
Movilidad sostenible
Un evento masivo, como un congreso o una feria internacional, atrae a un gran número de personas. El uso y concentración de vehículos generan problemas de contaminación atmosférica y acústica, atascos… La menor presencia de coches y motos mejora la imagen del evento y aumenta la seguridad vial, reduce el ruido, el riesgo de accidentes al volante y los “malos humos”. Para reducir la presencia de vehículos es necesario facilitar el acceso a la sede a través de otros medios de transporte: a pie, en bicicleta, en autobús, en tren, en metro o bien en coche compartido.
Debes estudiar, y solicitar en su caso, la existencia de líneas de metro / tren /tranvía y paradas de autobús cercanas a la sede venue del evento, así como los parkings para bicis. Informa a los asistentes sobre las líneas de autobús conectadas con la sede del evento y premia a las personas que escogen el transporte público o la bici (regálales bebida gratuita, descuentos, camisetas, etc.). También puedes incluso habilitar aplicaciones web para compartir coche desde diferentes puntos de origen.
Por último, la medición y la reducción del CO2
El cuidado de nuestra generación de CO2 en eventos es una tarea urgentísima y, probablemente, el foco principal en el que centrar nuestros esfuerzos de sostenibilidad. Todo el resto se tiene que trabajar, pero si “the house is on fire” como dice Greta Thunberg, es por las emisiones.
Por tercer año consecutivo, el Ministerio para la Transición Ecológica y Reto Demográfico ha renovado a IFEMA MADRID, la inscripción en el registro de huella de carbono, en lo que denominan “alcances 1 y 2”, demostrando así la veracidad en el cálculo de la huella de carbono y en su reducción con respecto a años anteriores. En cinco años IFEMA MADRID ha reducido un 78% su ratio de emisiones de CO2.
La huella de carbono calculada por el Ministerio incluye el impacto de los eventos celebrados en IFEMA MADRID, teniendo en cuenta aspectos como la emisión de gases, consumo de combustibles (gas natural, gasoil, gasolina, butano), el consumo de electricidad y las potenciales emisiones difusas de gas refrigerante.
