BILBAO- Hace unas semanas, el Palacio Euskalduna acogió un congreso sobre ciberseguridad que terminaba a las 18.30 horas: Solo media hora más tarde, llegaban los 500 asistentes de una feria para celebrar un cóctel y un acto en la sala A-1. A esa misma hora, comenzaba el ensayo de la BOS y, con la música aún resonando en el Auditorio, el medio millar de asistentes a la feria caminaba hacia una cena en el restaurante Jauregia. Es solo un ejemplo del frenético ritmo que se respira entre las bambalinas del Palacio, cuya logística para dar respuesta a todas esas necesidades es inmensa. “Aquí los operarios están todo el día montando y desmontando”, reconoce el director, Andoni Aldekoa.
El Palacio Euskalduna acogió el año pasado 455 eventos congresuales, que engloban desde congresos propiamente dichos hasta exposiciones o actos sociales. Ese número supone un incremento del 12% respecto a las cifras de 2016. De ellos, una quinta parte tuvieron más de mil asistentes y aproximadamente un tercio se prolongaron durante cuatro días o más. Solo a los congresos, que fueron una treintena a lo largo de 2017, acudieron más de 50.000 personas.
Las cifras son tan elevadas que en ocasiones los actos se solapan o cuentan con una diferencia temporal muy reducida, lo que implica un nivel de coordinación extremo para desmontar el que se ha celebrado y montar el siguiente en un tiempo récord. Otro caso real: un viernes por la tarde se celebró un concierto de la BOS y el sábado por la mañana, una conferencia con 1.500 personas en el auditorio. Terminó a las 13.45 y a las 14.00 horas comenzó a preparar su montaje la ABAO, que estrenaba esa misma tarde. Sin contar con las 20.000 personas que pasaron por el Palacio para recoger su dorsal para el maratón nocturno de Bilbao. Todo ello, en apenas 24 horas.
Uno de los aspectos por los que el Palacio Euskalduna destaca en el ámbito de la organización de eventos es la versatilidad de sus espacios, que permiten celebrar desde cócteles o contar con un amplio espacio expositivo, a organizar actos de diferentes características. Todo ello hace necesario, precisamente, que el Palacio cuente con un gran número de artículos para responder a las necesidades de los clientes. Son precisamente ese tipo de elementos los que se van a depositar en los nuevos almacenes que se van a habilitar. “Nosotros tenemos mil sillas, 300 mesas... Cuando alguien viene a un acto y ve sillas, cuando no se usan hay que guardarlas en algún sitio ”, explica Andoni Aldekoa.
“UN GRAN DESCONOCIDO” El director de Euskalduna es rotundo: “La logística de un recinto como este es un gran desconocido para el público;solo en el desmontaje de la zona expositiva de un congreso participan más de cien personas”. Por ejemplo, en la cita de Pathology, el congreso más grande que se ha celebrado en la historia del palacio, se instalaron más de ochenta estands, que cada día son más sofisticados y cuentan con los últimos avances en tecnología.
Solo la parte de logística y servicios ocupan miles de metro cuadrados en los sótanos del Palacio, un espacio imprescindible para que el día a día discurra sin sobresaltos. Aquí se ubican los almacenes, pero también salas de frío y neveras en las que se preparan, por ejemplo, algunos de los cócteles que se ofrecen a los asistentes a los congresos. Volviendo al encuentro de Pathology, celebrado el pasado septiembre, se ofrecieron 9.000 almuerzos para los que se elaboraron 40.000 pintxos y unas 5.000 raciones de bufé. Además, se atendieron a una media de 1.500 personas por cada servicio de café -con dos cafés diarios-, lo que hace un total de 12.000 coffee breaks. Todo este trabajo fue posible gracias a un equipo de setenta personas que trabajaron simultáneamente en cocina, sala y limpieza.
Créditos https://www.deia.eus/2018/12/23/bizkaia/bilbao/una-logistica-imparable-para-dar-respuesta-a-455-eventos