BILBAO - Il y a quelques semaines, le Palacio Euskalduna a accueilli un congrès sur la cybersécurité qui s'est terminé à 18h30 : une demi-heure plus tard, les 500 participants d'une foire sont arrivés dans la salle A-1 pour un cocktail et un spectacle. Au même moment, la répétition de BOS commençait et, avec la musique qui résonnait toujours dans l'Auditorium, un demi-millier de spectateurs se dirigeaient vers un dîner au restaurant Jauregia. Ce n'est qu'un exemple parmi tant d'autres de la frénésie qui règne dans les coulisses du Palais, dont la logistique pour répondre à tous ces besoins est immense. "Ici, les opérateurs travaillent toute la journée au montage et au démontage", admet le directeur, Andoni Aldekoa.
L'année dernière, le Palais Euskalduna a accueilli 455 congrès, allant des congrès eux-mêmes aux expositions et événements sociaux. Ce chiffre représente une augmentation de 12 % par rapport aux chiffres de 2016. De ce nombre, un cinquième a accueilli plus de 1 000 participants et environ un tiers a duré quatre jours ou plus. Plus de 50 000 personnes ont assisté aux seuls congrès, une trentaine en 2017.
Les chiffres sont si élevés que parfois les événements se chevauchent ou ont un très faible décalage horaire, ce qui implique un niveau extrême de coordination pour démonter l'un et monter le suivant en un temps record. Autre cas réel : un vendredi après-midi, il y a eu un concert de BOS et le samedi matin, une conférence avec 1 500 personnes dans l'auditorium. Il s'est terminé à 13h45 et à 14h00, l'ABAO a commencé à préparer son assemblée, qui a été présentée en première le même après-midi. Sans compter les 20.000 personnes qui sont passées par le Palais pour venir chercher leurs numéros pour le marathon nocturne de Bilbao. Tout cela en seulement 24 heures.
L'un des aspects pour lesquels le Palais Euskalduna se distingue dans le domaine de l'organisation d'événements est la polyvalence de ses espaces, qui permettent d'organiser des cocktails ou un grand espace d'exposition, ou d'organiser des événements aux caractéristiques différentes. Tout cela rend nécessaire, précisément, que le Palais dispose d'un grand nombre d'articles pour répondre aux besoins des clients. C'est précisément ce type d'éléments qui vont être déposés dans les nouveaux entrepôts qui vont être mis en place. "Nous avons mille chaises, 300 tables.... Quand quelqu'un vient à un spectacle et voit des chaises, quand elles ne sont pas utilisées, il faut les garder quelque part ", explique Andoni Aldekoa.
"UN GRAND INCONNU "Le directeur d'Euskalduna insiste : "La logistique d'une telle enceinte est une grande inconnue du public ; seul le démontage de l'espace d'exposition d'un congrès fait participer plus de cent personnes. Par exemple, lors de l'événement Pathologie, le plus grand congrès jamais organisé dans l'histoire du palais, plus de quatre-vingts stands ont été installés, de plus en plus sophistiqués et dotés des dernières avancées technologiques.
La logistique et les services occupent à eux seuls des milliers de mètres carrés dans les sous-sols du Palais, un espace essentiel pour le bon fonctionnement quotidien. Ici se trouvent les entrepôts, mais aussi les chambres froides et les réfrigérateurs dans lesquels sont préparés, par exemple, certains des cocktails offerts aux participants à la conférence. Pour en revenir à la réunion de pathologie de septembre dernier, 9 000 déjeuners ont été offerts, dont 40 000 pintxos et quelque 5 000 portions sous forme de buffet. En outre, 1 500 personnes en moyenne ont été servies par service de café - avec deux cafés par jour - pour un total de 12 000 pauses-café. Tout ce travail a été rendu possible grâce à une équipe de soixante-dix personnes qui ont travaillé simultanément dans la cuisine, le salon et le nettoyage. 455 événements ont pu être organisés grâce à une logistique imparable.
Créditos https://www.deia.eus/2018/12/23/bizkaia/bilbao/una-logistica-imparable-para-dar-respuesta-a-455-eventos