Cómo gestionar los medios sociales durante tus eventos socialmente responsables.
La transparencia es uno de los mandamientos de la responsabilidad social, realzando otras acciones socialmente responsables como el compromiso de las partes interesadas. Los medios sociales son un vehículo para la trasparencia, una autopista global de la información. Los profesionales del sector de congresos y reuniones han adoptado los medios sociales con pasión y un claro propósito. Por lo visto, los medios sociales se ajustan a la perfección a los eventos de responsabilidad social e incluso a los profesionales que los organizan y celebran.
La transparencia, sin embargo, no es el único criterio que los profesionales del sector deben considerar en cuanto a la comunicación de eventos socialmente responsables. La responsabilidad social implica la responsabilidad hacia nuestra comunidad y entorno, así como la capacidad para operar a fin de generar prosperidad económica, o lo que muchas personas reconocen como la "triple suma": personas, planeta y prosperidad. Podría afirmarse que debemos a las partes interesadas más que el acceso ilimitado a la información. También tenemos que considerar qué información debemos compartir con las partes interesadas y las consecuencias potenciales de hacerlo para la comunidad y la prosperidad de nuestra organización.
¿Cuáles son los otros criterios, al margen de la transparencia, que deben tener en cuenta los organizadores profesionales de eventos de responsabilidad social? He echado una ojeada a las políticas en lo que concierne a los medios sociales de varios tipos de organización diferentes, incluyendo corporaciones (IBM, Coca Cola, Hill+Knowlton y Microsoft), organizaciones gubernamentales (la Agencia de Protección medioambiental de los EE.UU., el Ministerio de Recursos Humanos y Desarrollo Social de Canadá), instituciones educativas (Harvard) y asociaciones (la Asociación Americana de Psicología, la Asociación Americana de Medicina). En tanto que todos ellos identificaron la transparencia y el compromiso de las partes interesadas como metas dignas de encomio, también observé cuatro temas comunes que atenúan la sensación de apertura que hemos llegado a esperar de los medios sociales.
- La privacidad
- La confidencialidad
- La propiedad intelectual
- La afiliación
En cualquier organización, la transparencia de la información sólo tiene cierto recorrido antes de ser limitada por la obligación legal de proteger la privacidad individual e información que puede ser confidencial tanto para individuos como para corporaciones. También se ha de proteger la propiedad intelectual. Esto puede resultar problemático si se intenta proporcionar información, junto con su autoría, en los 140 caracteres de un tuit. La transparencia de la afiliación es otro factor importante: has de declarar en nombre de quién hablas e identificar tu afiliación a cualquier grupo que menciones. Al menos dos de las organizaciones que he analizado prohíben hablar en nombre de un cliente sin su permiso.
Se trata de un área en la que los profesionales del sector deben extremar las precauciones. Tendemos a considerar los eventos socialmente responsables como "reuniones verdes" y el compromiso de las partes interesadas como licencia para compartir información. He aquí algunas cosas que hay que tener en cuenta a la hora de enviar tuits sobre un evento o publicar información sobre él en un blog, o si invitamos a un equipo de bloggers o "Twitterati" al evento:
- ¿Nos ha dado su permiso nuestro cliente o jefe para compartir información sobre él o ella? Los medios sociales pueden afectar a la comunidad en la que nosotros, y nuestros clientes, hacemos negocios, y nuestras acciones podrían violar fácilmente la privacidad de alguien.
- ¿Qué hay de la publicación de información de terceros, como los "retuits" o el uso de la función "compartir"? ¿Sabemos si la persona que publicó primero la información posee los derechos de propiedad intelectual sobre los contenidos? Y ¿qué hay de la inadvertida aprobación de terceros de un producto o servicio?
- Tanto IBM como Hill+Knowlton tienen reglas sobre la publicación de información culturalmente apropiada, lo que es también muy importante en un contexto de lo socialmente responsable. Los Social Media Principles (versión 3.0 de enero de 2012) de Hill+Knowlton, las normas de la empresa que rigen el uso de los medios sociales, señalan: "Asegúrese de que entienda la cultura y las normas –tanto explícitas como implícitas– de las comunidades con las que quiere interactuar y respete sus preferencias en cuanto a temas de privacidad". Las multinacionales, gobiernos y asociaciones internacionales deben ser muy conscientes de las posibles repercusiones de contenidos que son considerados inapropiados por algunas de las partes interesadas.
La transparencia como meta es importante, pero nunca a expensas de otras responsabilidades. También necesitamos considerar la privacidad, confidencialidad de información protegida, propiedad intelectual, cultura y permiso del cliente/jefe. Si se hace así, esto ayudará a construir capital reputacional y la licencia social de nuestra organización para operar, y nos protegerá de posibles consecuencias legales y económicas. Lejos de ser sólo "sostenibles", las reuniones y eventos socialmente responsables tienen en cuenta todos los aspectos de la "triple suma": personas, planeta y prosperidad. One+
Sobre Elizabeth Henderson
Elizabeth Henderson es estratega en jefe de sostenibilidad de Meeting Change. Con una amplia experiencia en los sectores de la hostelería y de congresos y reuniones, está especializada en sostenibilidad y es una entusiasta de la innovación y el aprendizaje permanente. En 2011 BizBash Media la incluyó entre los Profesionales del Sector de Congresos y Reuniones más Innovadores de Norteamérica por su trabajo en la implementación de la "gamification" en la Conferencia para Reuniones Sostenibles GMIC 2012, y está en la vanguardia de la implementación de los conceptos de la "gamification" en el sector de congresos y reuniones. Lleva 15 años trabajando en el sector de congresos y reuniones, con una amplia experiencia en eventos sostenibles, la responsabilidad social corporativa (RSC), la gestión sin ánimo de lucro, la planificación empresarial, la participación de comunidades y la comunicación. Apoya al sector como voluntaria del Green Meeting Industry Council (GMIC) y está implicada en la creación de unos nuevos estándares para reuniones y eventos sostenibles, incluyendo la nueva guía Suplemento del Sector de los Organizadores de Eventos (Event Organizers Sector Supplement –EOSS–), publicada por Global Reporting Initiative (GRI), y la norma ISO20121. Gracias a su pasión por el aprendizaje permanente ha obtenido tres títulos universitarios y está en vías de conseguir el cuarto, un MBA enfocado en la gestión global de la energía y la sostenibilidad. Es coautora de un libro de texto sobre la RSC y la ética en el sector de congresos y reuniones, que se publicará en 2012.
