“¿Serán los medios sociales la muerte de las conferencias?” preguntó el pasado junio Christopher Penn, experto en medios sociales. En su sitio web, arguyó que las personas no tenían por qué asistir personalmente a una conferencia para aprovechar su valor, para concluir que sólo tenían que seguirla en Twitter. El artículo se difundió de forma viral, a medida que los profesionales de los sectores de congresos y reuniones y de la hospitalidad, y expertos en tecnología lo reenviaban por correo electrónico o Twitter. Había metido el dedo en la llaga.
A lo largo de los últimos seis meses, los profesionales del sector me han dicho que tienen sentimientos contradictorios respecto a Twitter y si puede ayudar o perjudicar sus eventos. Algunos reconocen que lo promocionan e incluso ponen ordenadores (patrocinados) a disposición de los asistentes en la zona comunal, para que puedan enviar sus “tweets”. Otros insisten en que se apaguen los móviles durante las reuniones, ya que el uso de Twitter sólo generaría ruido, además de constituir una distracción.
“Al fin y al cabo”, me comentó recientemente un organizador de reuniones, “los delegados están allí para escuchar. ¡Nosotros nos ocuparemos de informarles!”
Además, cito a Kevin Kelly, pionero en Internet: “Únete a la multitud”.
El fenómeno de los microblogs crece rápidamente gracias a plataformas como Twitter o Facebook. Es fácil, efectivo y lleva la delantera a los medios comerciales durante el día. Es probable que su uso se multiplique por 10 durante los próximos años. Si lo adoptas, integrándolo en eventos y descubriendo cómo te puede ayudar, podrás sacar el máximo provecho de él.
Los microblogs no pueden sustituir a una reunión o conferencia. Los “tweets” tienen un límite de 140 caracteres. Sólo se pueden utilizar para informar sobre momentos destacados o frases citables. Esto se ha hecho durante años en los seguimientos post-conferencia como una forma de aportar valor y promocionar el próximo evento. Era de gran ayuda. De todos modos, las conferencias y reuniones facilitan el networking y el intercambio de conocimientos.
En el futuro, las mejores conferencias integrarán los medios sociales de diversas formas, desde el marketing y la inscripción hasta la interactividad y la presentación de informes. Si empiezas a experimentar ahora con la integración de Twitter, para el año que viene habrás dominado los medios sociales.
Dos formas de integrar Twitter en tu próxima reunión
Crea y promociona un canal oficial de Twitter para tu reunión. Es fácil crear un canal en Twitter para casi cualquier cosa. He aquí como los usuarios de Twitter organizan las conversaciones. Se crea un canal cuando un usuario incluye un “hashtag” en una actualización de Twitter. Un “hashtag” es el símbolo almohadilla (#), seguido por una corta serie de letras que deletrean una palabra, unas frase o las siglas de un evento o una organización. El motor de búsqueda de Twitter reconoce la # y genera automáticamente una nueva página web, a la que agregará cualquier actualización (tweet) que incluya dicho “hashtag” (#+letras).
Es una herramienta valiosa porque permite agregar todos los “tweets” sobre una conferencia a la misma página. Si tu conferencia tiene, por ejemplo, unas siglas, utilízalas para el hashtag de la misma. Para poner un ejemplo, el reciente World Education Congress (WEC) de MPI se denomina también #wec09. En muchos casos, las personas que dominan Twitter lo saben y crean este canal, con o sin tu permiso.
Anuncia el “hashtag” oficial en la propaganda de la conferencia y durante la misma. Pide al maestro de ceremonias que lea algunos de los “tweets” interesantes antes de las presentaciones o mesas redondas para fomentar el debate. Promociona el “hashtag” en los ordenadores que se proporcionan a los asistentes para que puedan comprobar su correo electrónico. Encarga a un miembro del personal la tarea de enviar “tweets” sobre el evento, incluyendo las mejores frases de los ponentes.
Si lo haces debidamente, es probable que fomentes un debate vivo y auténtico sobre el evento, lo que hará que el próximo evento sea más relevante y atractivo. Con el tiempo, descubrirás que tu canal de Twitter es igual de útil respecto a la retroalimentación que aquellas encuestas que, para que te las rellenen los asistentes, siempre les tienes que rogar.
Es posible que haya personas que se niegan a colaborar, pero de todos modos harán correr la voz vía correo electrónico o verbalmente. Twitter te permite conocerles y convertirles en ayudantes para el próximo evento. (Una sugerencia: si alguien envía un “tweet” negativo sobre una conferencia, síguele en Twitter. Casi siempre, te responderá; es una de las prácticas de la plataforma. Cuando te responda, podrás enviarle un mensaje directo. Al hacerlo, dile que estás dispuesto a hablarle del asunto por teléfono o por correo electrónico.)
También utiliza Twitter como sistema de votación interactivo. En una reunión asociativa celebrada recientemente, pedí a una audiencia de unas 2.000 personas que colaborara en una prueba instantánea. Primero, rogué a todos los usuarios de Twitter que levantasen la mano. Se alzaron docenas de manos, muchas de las cuales sostenían un móvil. Acto seguido, les pedí que desactivaran el sonido de sus móviles por si recibían una llamada, para luego anunciar el “hashtag” oficial de la reunión, elegido por el organizador antes del evento.
Planteé la siguiente pregunta: “¿Cuál de los siguientes tres asuntos es de máxima prioridad para ti?” La página web en Twitter que correspondía al “hashtag” se proyectó en las pantallas que se suelen utilizar para las presentaciones de PowerPoint. Casi inmediatamente, se llenaron de las respuestas del público. Leí algunas de ellas en voz alta a medida que iban apareciendo en pantalla. Luego, hablé sobre por qué era una pregunta importante y del posible significado de las respuestas. Uno de los organizadores tabuló las respuestas y las proyectó en pantalla cuando me quedaba poco para terminar la presentación, y los resultados fueron provocativos y útiles. No hacía falta equipo especial alguno.
Éstas son solo dos formas de utilizar Twitter como recurso. Con el tiempo, descubriremos muchas más. Con suerte, tú también decidirás adoptar Twitter y empezar a enviar “tweets” sobre los eventos que organizas o sobre aquellos a los que asistes o de los que oyes hablar. Cuanto más lo utilices, más te convencerás de la conveniencia de adoptarlo, ayudando así a escribir el siguiente capítulo en el sector de congresos y reuniones. One+
TIM SANDERS, uno de los ponentes más valorados del circuito profesional, es autor de World at Work: What Companies and Individuals Can Do to Go Beyond Making a Profit to Making a Difference (Doubleday, septiembre de 2008). Visite su sitio web: www.savingtheworld.net.
