Las reuniones son fundamentales en la vida de cualquier empresa. Internas, externas, aburridas, entretenidas, útiles, lúdicas, individuales, grupales... Muchas son las formas, pero pocos los colores.
Muchos ejecutivos consideran que son una pérdida de tiempo. Casi siempre se sigue la misma rutina, y los asistentes pasan a ser meros espectadores.
Algunas de los puntos visiblemente negativos de las reuniones son la interrupción del ritmo de trabajo, el incumplimiento de los horarios de entrada o salida y los cambios estructurales en el curso de los proyectos dedicados.
Sin embargo, también son un elemento imprescindible en sus vidas. El 98% las considera necesarias según un estudio realizado por Perforny, especializada en la coordinación de empresas. Para este estudio más de 340 ejecutivos fueron interrogados a la salida de las reuniones durante el mes de noviembre y citan que el coste anual de una reunión semanal de dos horas por 200 personas se acerca al millón de euros.
¿Cómo se puede mejorar y optimizar el inevitable proceso de reunirse en el mercado laboral? Para crear reuniones efectivas es necesario planear meticulosamente el orden del día, crear un contenido ordenado y completo que evite la necesidad de reuniones futuras. Uno de los temas que causan más frustración a los ejecutivos es acudir a reuniones poco eficientes, que creen la necesidad de una próxima reunión en el corto plazo. Muchos de ellos afirman que salen de las reuniones con más problemas de los que entraron.
Los expertos saben que para mejorar el impacto de las reuniones es necesario abordar todos los puntos y periféricos que puedan existir para sacarle el máximo partido y aprovechar la presencia del grupo. Todos están de acuerdo en que es mejor una reunión extendida y completa que dos poco efectivas.
El contenido de las presentaciones forma el esqueleto de las reuniones. Ha de ser preciso, breve y escueto visualmente y, por otra parte, alegre y poco recargado en formato. Seguir un patrón metodológico ayuda a aumentar la fluidez y el seguimiento de los temas abordados, pero sin embargo, agregar elementos diferentes en cada reunión provoca una mejor captación de estos mensajes que sorprenden y activan a los asistentes.
Pero ¿cómo se puede modernizar las reuniones de trabajo? Optimizar el impacto de las reuniones es una costosa tarea si no cuentas con las herramientas necesarias. Existen empresas como PowerVote que disponen de sistemas de interacción que permiten mantener a los asistentes involucrados en todos los puntos de la sesión mediante la participación. Además miden el impacto de los mensajes transmitidos mediante el análisis posterior de los resultados. Así se crea una nueva forma de hacer las reuniones eficaces y de poder mejorar las siguientes, entendiendo las necesidades reales.
Si otorgas el simple poder de decisión a todos los asistentes para que influyan en puntos de cierta relevancia, se sentirán más implicados con el proyecto y con la empresa.
La tecnología ayuda a darles el toque moderno e interactivo que se demanda en nuestra sociedad.
Es por ello hoy en día es fundamental asegurar una conexión a internet en cualquier reunión, pues sirve de apoyo y de solución a posibles interrogantes o dudas que puedan surgir y puedan influir en los resultados de la reunión.
La inclusión de elementos tanto interactivos como audiovisuales aumenta el interés de los participantes y crea un valor añadido a la reunión. La nueva era de las reuniones ha llegado.
