¿Cuáles son las claves para organizar con éxito una conferencia? ¿Un buen equipo? ¿Un lugar de celebración adecuado? ¿Ponentes sobresalientes? ¿Mucho alcohol? ¿Un programa estimulante? Allí está la clave: estimulación. Lo demás sólo contribuye al éxito.
Puedes contar con los mejores ponentes, un presupuesto inmenso, unas instalaciones fantásticas y cocina de autor, pero si a los delegados no les entusiasma el evento, malgastarás el dinero de todos y, lo que es más grave aún, su tiempo.
Hoy en día, gracias a la televisión nuestra capacidad de concentración se mide en segundos. Necesitamos una estimulación sensorial continua –cambios de ritmo, escena, ponente, estilo, ambiente, mensaje–. Lo saben muy bien los productores de televisión.
Como organizadores de conferencias, trabajamos (desde luego) en el sector del entretenimiento informativo. (Es un término horrible, pero no tengo espacio para quejarme.)
Me da igual si lo único que hayas organizado son cursos de formación para empresarios de pompas fúnebres. Aprenderán con más rapidez, mejor y más concienzudamente si se les estimulan y entretienen. Incluso los empresarios de pompas fúnebres tienen huesos de alegría… probablemente varios de ellos.
Seamos específicos. No me refiero a los lanzamientos de productos estrafalarios o a las conferencias políticas extravagantes. Ni siquiera estoy hablando de lo que ocurre en el escenario. Puedes contratar a “creativos” luciendo cola de caballo y vaqueros de diseño para ocuparse de eso. Me refiero a los pequeños detalles que damos por sentado. Allí es donde tenemos que ser creativos –con ideas tirando a lo barato –. Allí es donde podemos introducir algo inesperado, donde podemos innovar.
Por ejemplo hablemos de las pausas para el café. ¿Por qué las programamos? Yo os lo diré; porque los hoteles las incluyen en la tarifa diaria por delegado. ¡Un momento! ¿Quién dirige el evento: yo o el lugar de celebración?
¿Por qué se tiene que servir café? ¿Por qué se hace la pausa a media mañana? ¿Por qué siempre aparecen esos surtidos de galletas repugnantes, que se comercializan en enormes latas bajo al nombre “Hora de Fiesta”? ¿Por qué hacemos cola para eso? ¿Por qué molestarse? De todos modos, el café no está tan bueno.
¿De veras quiere todo el mundo tomar café al mismo tiempo? ¿Es que realmente quieren tomar café? ¿Se ha tomado la molestia alguien de la organización de preguntárselo a los delegados? Vale, estoy siendo injusto… también hay té para los que lo quieren.
Así que ¿qué es lo que se puede hacer para romper moldes?
¿Qué tal si se sirvieran helados, palitos de queso, fruta fresca, batidos, trozos de bizcocho o Valium? Y no hay que pasar por alto las especialidades locales, como los Bath Buns en Somerset, los churros en España, Sachertorte en Austria, Berliners en Berlín o los pasteles daneses (pero sólo en Dinamarca). Podría seguir, pero estoy seguro de que captáis la idea.
Las pausas para el café podrían ser patrocinadas por Colombia, Costa Rica o Kenya; y las para el té por Sri Lanka o China (¿por qué no invitar a Earl Grey?).
Repasemos ahora la duración de las sesiones de trabajo de una conferencia normal; o sea, entre 45 minutos y una hora. ¡Fantástico! Todos los estudios demuestran que los seres humanos pierden la concentración al cabo de 25 minutos. Así que ¿por qué insistimos en que las sesiones duren 45 minutos? Porque siempre ha sido así.
La próxima vez que organices un evento, pregúntate a ti mismo el porqué de cada decisión que tomes: ¿por qué hago esto y por qué lo realizo de esta forma? Y si no hay una muy buena razón, hazlo de otra forma o simplemente no lo hagas.
Sé creativo, utiliza la imaginación, rompe moldes, estimula los sentidos. Añade un chorrito de tabasco a los ingredientes de la conferencia.
Las reuniones (al igual que todos los proceso educativos) deben ser divertidas.
TONY CAREY, CMP, CMM, es escritor premiado y ex miembro de Junta Directiva de MPI International. Para contactar con él envíele un correo electrónico a tonycarey@psilink.co.je.
