El presente artículo ofrece un resumen sobre cómo utilizar Internet para promocionar las reuniones y los eventos.
Recomendaciones generales para la construcción de sitios Web:
- Construye tu sitio Web para que salga bien situado en los resultados de búsqueda en varios buscadores con las palabras clave que más te interesan. Si no apareces al menos en las primeras páginas de resultados, los usuarios no te encontrarán. Véase searchenginewatch.com para más información sobre cómo los buscadores clasifican los sitios Web por orden de importancia.
- Asegúrate de que tu sitio Web esté registrado con los mejores directorios de búsqueda: Yahoo, OpenDirectory, Zeal, LookSmart.
- Asegúrate de que tu sitio Web esté registrado con los principales crawlers: Google, AllTheWeb, Teoma, AltaVista.
- Redacta el título, la frase introductoria y las meta tags (palabras clave ocultas) con ciencia. Se tratan de elementos importantes para ayudar a los buscadores (y por consiguiente a los usuarios también) a encontrar tu sitio Web.
- Asegúrate de que la navegación de tu sitio Web sea rápida y fácil (los sitios lentos y confusos no se leen o no se utilizan).
- Utiliza imágenes de eventos anteriores, del hotel o del lugar de celebración, para despertar el interés de los participantes.
- Piensa de forma interactiva, proporcionando a los usuarios los medios para una fácil navegación a fin de ayudarles a encontrar lo que buscan.
Contenidos, contenidos, contenidos:
- La clave para que los usuarios añadan tu sitio Web a sus favoritos reside en los contenidos. Tienes que darles motivos para visitar tu sitio y luego volver.
- Cuelga el programa y la agenda del evento en cuestión en tu sitio Web, y asegúrate de que se pueda buscar la información por temas, conferenciantes, fechas, horarios, palabras clave, etc.
- Incluye las estadísticas de eventos anteriores (tablas y gráficos con la asistencia y demografía, una lista de los expositores de anteriores ediciones del evento, etc.). Procura que sean visualmente impactantes, dando preferencia a los gráficos.
- Publica una lista de potenciales asistentes antes de que empiece el período de inscripción, ya que es posible que quieran ponerse en contacto los unos con los otros antes del certamen, lo que puede fomentar la asistencia.
- Crea foros online, tablones de anuncios electrónicos y chats antes de la celebración del evento, con el fin de establecer una comunidad virtual en torno al mismo.
- Crea una sección virtual para expositores para incrementar el tráfico a tu sitio Web, promocionar la feria de muestras, aumentar la visibilidad de los expositores, y generar ingresos mediante la venta de vínculos a los sitios Web de los expositores.
- Actualiza tu sitio Web con frecuencia con notas de prensa y noticias de última hora sobre el evento a celebrar.
- Publica online las intervenciones principales de pasadas ediciones del certamen y las de otros conferenciantes (utilizando videostreaming y programas de audio). Véase ConferZone para encontrar muchos sitios Web que ofrecen servicios de Webcasting.
- Envía un aviso por correo electrónico a los potenciales asistentes con mucha antelación.
- Utiliza los foros apropiados para promocionar tu sitio Web y, si procede, el evento a celebrar. (NOTA: No está bien visto el mercantilismo burdo, así que entérate bien de las reglas del foro al que quieras suscribirte.)
- Echa mano a las listas de correos electrónicos de tus miembros-clientes para promocionar el evento, remitiéndoles directamente a la zona de inscripción de tu sitio Web. Dicha zona debe incluir una información exhaustiva sobre el destino donde se celebrará el evento, el alojamiento, el transporte, las actividades de ocio, etc. (para más información, véase Comodidad y funcionalidad).
- Regala artículos (libros, ilustraciones, inscripciones, etc.) en tu sitio Web para aumentar el tráfico al mismo, e incita a los usuarios a firmar el “libro de visitas”.
- Utiliza las firmas de “libro de visitas” como lista de mailing para ampliar la promoción del evento.
- Ofrece un descuento a los que se inscriben online.
- Ofrece entradas en tu sitio Web, que la gente pueda imprimir y utilizar para asistir gratis o con descuento al evento (en el caso de que se cobra la entrada)
- Durante el evento publica imágenes del mismo en tu sitio Web para atraer al público local y hacer que otros quieran asistir la próxima vez.
- Intercambia vínculos con otros sitios Web complementarios o relacionados para aumentar el tráfico al tuyo.
Comodidad y funcionalidad:
- Desarrolla un sistema de inscripción online para tu sitio Web y promociónalo.
- Diseña un formulario de inscripción online que sea fácil de utilizar y que permita la inscripción en sesiones de trabajo individuales.
- Utiliza un sistema automatizado de confirmación que avise inmediatamente al usuario de que se ha recibido su inscripción.
- Utiliza un servidor seguro y permite el uso de tarjetas de crédito para pagar inscripciones y comprar productos online. Esto aumenta la credibilidad de tu sitio Web; de hecho, muchos internautas experimentados sólo utilizan sitios seguros para realizar sus compras.
- Ofrece a la gente múltiples opciones de pago (online con tarjeta de crédito, por correo convencional, mediante un formulario imprimible que se envía por fax, utilizando un número de teléfono gratuito, etc.).
- Incluye un vínculo en tu sitio Web a un servicio de alojamiento online (comodidad añadida).
- Incluye un vínculo en tu sitio Web a la aerolínea oficial del evento (comodidad añadida).
- Incluye un vínculo en tu sitio Web a la empresa de alquiler de coches oficial del evento.
- Incluye un vínculo en tu sitio Web a portales ofreciendo información sobre la zona y la ciudad donde se va celebrar el evento.
- Incluye un vínculo en tu sitio Web a portales ofreciendo información sobre los deportes que se pueden practicar en la zona y las atracciones disponibles.
- Incluye un vínculo en tu sitio Web a portales ofreciendo información sobre restaurantes y salas de fiestas de la zona.
- Incluye un vínculo en tu sitio Web a portales meteorológicos locales.
Encuestas/foros:
- Realiza encuestas electrónicas con antelación para determinar las expectativas, los intereses y los deseos de los asistentes.
- Realiza encuestas electrónicas y online después del evento para determinar el grado de satisfacción de los asistentes, lo que hay que mejorar, y nuevos temas para futuras presentaciones.
- Crea un foro en el que los potenciales asistentes puedan hacerles preguntas a los conferenciantes o a la persona que preside el evento antes de la celebración del mismo.
