Fíjate en los delegados. Si no estuvieran jugueteando con un iPad o tomando fotos o grabando vídeos con sus teléfonos inteligentes, me sorprendería. En 2011, las ventas de teléfonos inteligentes y tabletas superan en mucho las de PCs de sobremesa y portátiles por primera vez en la historia. Vivimos en un mundo móvil, así que hay que estar preparados.
Cómo conectamos
Los participantes en los eventos ya se comunican entre sí con varios tipos de dispositivo. Algunos siguen utilizando ordenadores portátiles, pero muchos más utilizan una combinación de tableta (un iPad u otro dispositivo similar) y/o teléfono inteligente para trabajar. La mayoría de las veces, la gente publica información en blogs o envían "tuits" sobre la marcha, para que puedan compartir experiencias al mismo tiempo que ocurren, en lugar de hacerlo después de los acontecimientos.
Que haya Wi-Fi
A pesar de la actual proliferación de planes de datos móviles, sigue siendo esencial disponer de Wi-Fi. Según el espacio, las señales móviles a menudo no alcanzan las zonas de reuniones y, en el mundo ultra conectado de hoy en día, los participantes ansiosos se escaparán de las sesiones para conectarse a fin de comprobar si han perdido algo. Así que dales Wi-Fi –Wi-Fi bueno, sólido y robusto– para conseguir que permanezcan más tiempo sentados.
Un aparte tecnológico rápido: los teléfonos inteligentes están habilitados para el Wi-Fi, así que no des por sentado que los 500 delegados utilizarán 300 conexiones. Los teléfonos inteligentes y las tabletas captan dichas señales, lo quiera o no el propietario. Por lo tanto, es posible que esos 500 delegados realicen 1,500 intentos simultáneos de conectar con los routers del espacio donde celebras tu evento. He visto como un problema de esta magnitud ha paralizado a más de un evento, incluso a aquellos que contaban con los mejores técnicos in situ.
Dicho sea de paso, también es importante proporcionar bases múltiples. Sé que es caro, pero incluso he visto a expositores lanzarse para conseguir potencia extra para crear puntos de recarga.
Conferencias sobre la marcha
Los sitios web detectan los navegadores que intentan acceder a ellos. Debido a ello puedes crear una versión del sitio web de tu evento que está optimizado para los móviles, sin demasiadas complicaciones. Creé Chrisbrogan.com con WordPress, utilizando WP-Touch, un plug-in que optimiza el sitio automáticamente. Debes crear un sitio web en un formato legible que realce la experiencia de los usuarios que acceden a él vía un dispositivo móvil.
Lo mismo sucede con el correo electrónico. Los delegados utilizan sus dispositivos móviles para acceder a sus cuentas, a menudo entre tarea y tarea. Crea una versión de tus newsletters electrónicas en un formato que no sea HTML y correos electrónicos más sencillos y breves con una llamada a la acción por mensaje. Los delegados los visualizarán en una pantalla de 3"; miles de palabras no recibirán la misma atención que un mensaje breve de 200.
Entra en escena la aplicación del evento
Dependiendo del tipo de evento, considera la posibilidad de desarrollar una aplicación para él. Hay herramientas de bajo coste disponibles para ayudarte a crear aplicaciones rudimentarias para el iPhone y Android, y existe empresas de diseño web que desarrollan aplicaciones por un precio módico. Estas aplicaciones deben contener información pertinente para los delegados y, según el tipo de evento, puede que encuentres la forma de integrar mejor la experiencia de tu patrocinador.
He visto aplicaciones tipo "búsqueda de huevos de pascua" (con las que la gente visita a los patrocinadores, introducen códigos expuestos en los stands y consiguen premios) y aplicaciones tipo "Dios los cría y ellos se juntan" (con las que la gente con intereses similares pueden encontrarse). Solo debes evitar las aplicaciones tipo "navaja suiza" que lo hacen "todo". La gente no va a desvivirse por tu aplicación, inviertas lo que inviertas o independiente de lo orgulloso que estés del hecho de que se ajusta perfectamente al diseño de tu sitio web.
El networking social
En una sala llena de teléfonos inteligentes y tabletas, debes animar a la gente a dar continuidad online a las relaciones que entablan durante el evento. Sea en la propia red social de tu evento, en un grupo de LinkedIn o en una página comunitaria de Facebook, anima a los delegados a que se conecten pronto durante el evento y que permanezcan conectados después.
Mmm…vídeo
El iPad 2 integra una cámara de vídeo, al igual que la mayoría de los teléfonos inteligentes. Realiza entrevistas en las zonas comunales. Solicita testimonios. Busca maneras de recopilar información interesante en formato de vídeo a fin de exponerla en las zonas comunes entre sesiones. Recopila reacciones y edita entrevistas para consumo interno.
Mientras tanto, ayuda a los expositores a entender el poder del vídeo y a grabar reacciones a sus productos y servicios. Los vídeos pueden ser una magnífica prueba social una vez concluido el evento (con permiso, por supuesto).
Quien mucho abarca, poco aprieta
Si no estás preparado para desarrollar una aplicación para tu evento, no lo hagas. Si no estás preparado para crear un sitio móvil, no lo hagas tampoco. Trabaja con lo que tengas y no pierdas de vista las tendencias tecnológicas. No está bien ignorar la tecnología móvil o su impacto en los eventos, aunque sí está bien adoptarla a tu propio ritmo. One+
