Si apelas al interés personal de tus participantes potenciales, lograrás atraerles a tu evento y mantener su compromiso de principio a fin.
Cuando logras que los participantes se impliquen desde el principio –estratégicamente basando la oferta en lo que hay para ellos– sientas las bases para una implicación más profunda por su parte en todo el evento y para unas buenas cifras de asistencia desde el envío del primer correo electrónico hasta la última ovación.
A continuación se detallan algunas de las formas para fomentar tanto el grado de implicación de los participantes como la asistencia.
Sigue el ejemplo del Club Mediterráneo. ¿Cuántas formas hay para posicionar tu evento como experiencia única para los participantes? En la página de inscripción promociona páginas de Facebook o grupos de aprendizaje solo para los asistentes; reuniones íntimas con el ponente principal; o la oportunidad de ganar una sesión de coaching individual.
Invita al escritor de suspense John le Carré. Bueno, no literalmente. Pero en tus mensajes de marketing puedes preparar el terreno, creando un ambiente de misterio, prestigio y exclusividad al dejar entrever a los participantes que van a presenciar el lanzamiento de un nuevo producto o que serán los primeros en conocer una novedosa idea.
Dale la vuelta a la tortilla. Considera la posibilidad de que pedir al ponente o ponentes que construyan todo el programa a partir de lo que los participantes dicen que quieren aprender. Puesto que se sentirán más incluidos, esto fomentará el interés y la asistencia.
Promociona a los ponentes de forma innovadora para maximizar el retorno sobre la inversión. Organiza una recepción VIP para aquellos participantes que hayan convencido al mayor número amigos a asistir o que hayan generado el mayor número de publicaciones en los medios sociales. A los primeros 50 inscritos también se les puede regalar un libro firmado o incluirles en un sorteo con una cena con el ponente principal como premio.
Introduce técnicas de gamification en el proceso de inscripción. Por lo que se refiere a los eventos la mayoría de las promociones no va más allá que el envío de correos electrónicos. Por lo tanto, es esencial saber cómo redactar un "asunto" de email con gancho a fin de aumentar la tasa de clics hacia el sitio web del evento –y consecuentemente el número de inscripciones–. A los asistentes al Optimization Summit se les animó a participar en un concurso estimulante: redactar un asunto de email para promocionar el evento. Se eligieron las seis mejores ideas para la prueba y al autor que recibió el mayor número de clics se le regaló una entrada para el evento y un curso online.
Saca el mayor provecho de Twitter. Katharine P. Asgari, organizadora de eventos radicada en Seattle (Washington), asistió a una conferencia en la que se informó a los participantes que un conocido músico regional iba a componer y cantar una canción original, cuya letra se iba a escribir en su totalidad a partir de sus tuits. ¿El principio organizador? "Cuando era joven, yo…" El efecto global fue muy sutil; era algo real y auténtico.
Ofrece a los participantes oportunidades de networking innovadoras. Sally Hogshead, autora de Fascinate, ofrece herramientas para generar expectación en torno a los eventos y para fomentar las inscripciones días o semanas antes de su celebración. Como premio por haberse inscrito, los participantes tienen acceso a sus herramientas de evaluación que revelan de qué modo son fascinantes. Al llegar al lugar de celebración, se les proporcionan unas credenciales adornadas con cintas que reflejan sus habilidades únicas para fascinar. ¡Bingo! Networking y aprendizaje inmediatos.
¿Es obligatorio asistir a tu reunión? La asistencia a los eventos de Kathryn Butterfield, organizadora profesional de eventos, es a menudo obligatoria. Así que ¿cómo se asegura de que los mensajes que trasmite antes del evento entusiasmen a los participantes? Lo consigue conociendo a su público, no tomando las cosas a la tremenda y procurando que las comunicaciones combinen el humor, las ideas, la información y el propósito. Añade: "La coherencia de las comunicaciones de un evento es vital, al igual que enviarlas en el momento más adecuado. Hay que programar su envío 90, 60 y 30 días antes de la celebración del evento, con un último mensaje una semana antes. El objetivo es que convencer a los participantes de que no deberían perderlo". One+
