Para saber qué piensa la gente no hay nada mejor que preguntárselo. La retroalimentación del público puede resultar esencial para determinar lo que quiere, medir su grado de entendimiento, fomentar su interés y participación, mejor futuras reuniones, y mucho más.
No obstante, no siempre ha sido fácil medir esta retroalimentación. Si se pide a la gente que vote con la mano, hay personas que pueden sentirse intimidadas, y no es un método muy fiable que digamos. En cuanto a las encuestas en papel, hay que imprimir los formularios, distribuirlos, y luego tabular los datos, sin que esto proporcione resultados inmediatos.
Afortunadamente, los sistemas que permiten realizar encuestas en tiempo real constituyen una alternativa mucho mejor para los planificadores de reuniones. Estos sistemas suelen ser inalámbricos, y consistir en un dispositivo de identificación por frecuencia de radio, mandos individuales y una unidad de recepción (una antena, un ordenador y software especializado) conectada a un proyector de datos. Es común que estos sistemas se alquilen como servicio integral (con el montaje y el manejo de los equipos incluidos en el precio), aunque hay sistemas preprogramados y de fácil uso que son una buena opción de compra.
Las ventajas de los sistemas de encuestas en tiempo real:
- Aumentan el interés y la participación del público: A los participantes les gusta saber cuáles son las creencias que comparten sobre las cosas que les importan. Estos sistemas proporcionan retroalimentación inmediata que, cuando se utiliza debidamente, capta la atención del público.
- Protegen el anonimato: Las votaciones que se realizan con la mano o verbalmente pueden ser sesgadas, sobre todo si el tema a tratar es sensible. Puesto que en este caso las respuestas a las encuestas no son verbales y pueden ser anónimas, tienden a ser sinceras con una participación más alta. De este modo se fomentan las respuestas sinceras y confidenciales.
- Fomentan el derecho a opinar: Ya que todo el mundo tiene un mando, todos pueden opinar, en vez de sólo unos pocos.
- Aumentan la productividad: Puesto que todo el mundo tiene la oportunidad de opinar, sin que nadie tenga que hacerlo verbalmente, se puede ahorrar mucho tiempo.
- Aumentan el sentido de propiedad participativa del público: El hecho de que los resultados son inmediatos contribuye a aumentar el sentido de propiedad participativa y de responsabilidad por las respuestas mediante un proceso más democrático, y proporciona al conferenciante o jefe de curso una retroalimentación inmediata y sincera.
- Permiten una variedad de preguntas: Las preguntas pueden tener varios formatos, lo que permite un análisis de datos bastante sofisticado. También se pueden formular preguntas sobre la marcha para abordar asuntos que surgen durante la sesión. Los formatos de preguntas incluyen:
- Verdadero/Falso o Sí/No
- Opción múltiple
- Escala de Likert (muy de acuerdo o muy en descuerdo)
- Comparaciones demográficas (edad, sexo, departamento)
- Grado de prioridad (clasifica los factores en orden de importancia)
- Representación gráfica de datos (la evaluación de asuntos según dos criterios)
- Proporcionan retroalimentación inmediata: Los resultados se tabulan y se muestran gráficamente después de cada pregunta, lo que fomenta la comprensión del grupo, aumenta la eficacia de la reunión, y estimula el debate. El grupo y el conferenciante o jefe de curso pueden actuar según la retroalimentación mientras está todavía fresca en su memoria.
- Aumentan la precisión: Los datos se almacenan inmediatamente en el ordenador, lo que evita las entradas de datos erróneas que pueden ocurrir cuando se convierten datos impresos en archivos electrónicos.
- Aumentan el nivel de comprensión del público: Es fácil comprobar y medir con más precisión el nivel de entendimiento y comprensión del público durante un curso de formación. Hay una diferencia entre las respuestas “incómodo” y “muy incómodo”. Permite expresar una amplia gama de opiniones con mucha más precisión que cuando se vota con la mano.
- Permiten la exportación de datos: Estos sistemas permiten imprimir o exportar los datos a una hoja de cálculo u otro archivo para su distribución o análisis adicional.
- Son portátiles y de fácil montaje: Un sistema completo para 20 personas cabe en una maleta lo suficientemente pequeña como para poder llevarla como equipaje de mano en un avión, y se monta en menos de cinco minutos.
- Son fáciles de utilizar: El típico mando tiene 11 botones (0-10) y es tan fácil de utilizar como un teléfono móvil.
- Ofrecen otras funciones: Se están desarrollando muchos sistemas con otras funciones: algunos sistemas ofrecen mandos con micrófono (para ruegos y preguntas), una llave para activarlos (por ejemplo, para una votación de delegados), e indicadores de respuesta continuamente variables (para medir el nivel de satisfacción en cada momento). Éstas son sólo algunas de las funciones nuevas que se ofrecen. Por otra parte, las empresas de software palm y PDA han empezado a incorporar sistemas de encuestas en sus productos.
Precios:
El precio de alquiler de estos sistemas se suele basar en el tamaño del evento, el número de unidades y la duración. Se suele cobrar un precio básico (incluyendo la consulta, el diseño gráfico, los informes, y los ordenadores) de entre 750-1500 dólares estadounidenses; una cantidad por cada mando (de 10 a 30 dólares al día por mando, dependiendo del número de mandos); además de los honorarios del técnico (de 400 a 1.000 dólares al día) y los gastos de viaje. No obstante, los precios están bajando. Hay ofertas de alquiler para aquéllos que no requieren la ayuda de un técnico, que incluye 100 mandos, ordenador central, equipo auxiliar, software, transporte y seguro, por 2,265 dólares para dos días.
Para los que quieren comprarse un sistema, uno con 10 mandos, software y controlador de redes cuesta menos de 3.000 dólares.
Estos sistemas pueden ser muy beneficiosos para las votaciones colectivas, la interacción y el ambiente en el que se desarrolla la encuesta, y estos beneficios pueden valer más que el coste del servicio.
