El ritmo del cambio tecnológico se está acelerando. La tecnología de reuniones y ferias de muestras sigue imparable con productos mejores, más económicos y más fáciles de usar. La innovación está dando lugar al desarrollo de nuevas opciones en la organización y desarrollo de eventos y reuniones. He aquí algunas de las tendencias del sector de la tecnología de eventos y ferias de muestras para 2011.
1. El software alojado en la web facilita la organización de eventos y amplía la gama de opciones disponibles
La Web ha impulsado muchos de los cambios tecnológicos que hemos visto a lo largo de la última década. Los tiempos del software empaquetado para su descarga a través de la Web y de programas de instalación personalizada se han ido para siempre; hoy en día, el software se suministra a través de la Web. Con el desarrollo de los servicios web –estándar de comunicación que permite el funcionamiento conjunto de varios programas–, el intercambio de datos sobre asistentes, expositores y miembros nunca ha sido tan fácil. Las aplicaciones enriquecidas de Internet dotan a estos programas de funciones de desktop. En resumen, la Web aloja software para casi todos los aspectos del proceso de planificación de forma más barata y sencilla que nunca. Véase www.corbinball.com/bookmarks para 1,400 productos tecnológicos para eventos divididos en 40 categorías, la mayoría de los cuales está alojada en la Web.
2. Freeconomics – hay cada vez más aplicaciones de software gratuitas o de bajo coste para reuniones y ferias de muestras
Otra ventaja de la distribución de software vía la Web reside en que es más eficiente que el software empaquetado para su descarga a través de Internet. Con la caída en picado de los precios del almacenamiento de datos y de ancho de banda, el coste de la distribución de software alojado en la Web también está bajando. Hoy en día, hay muchos productos tecnológicos para reuniones y ferias de muestras que son gratuitos (con la publicidad o la venta sugestiva como modelo de negocio) o sustancialmente más baratos que en el pasado. Para numerosos ejemplos véase bit.ly/atMwXp.
3. La explosión de aplicaciones móviles para reuniones
¡Las aplicaciones móviles están de moda! En lo que va de 2010 se han comercializado cientos de nuevas aplicaciones de telefonía móvil, algo que ha beneficiado a organizadores de reuniones, participantes y expositores; y ¡hay muchas más en vías de desarrollo! Los teléfonos inteligentes, o “micro-ordenadores”, se utilizan cada vez más para el networking, el intercambio de datos de contacto, la expedición de billetes/entradas electrónicos, la orientación/localización, las votaciones interactivas y las encuestas, además de como guías de exposición de bolsillo y para descargar apuntes de cursos y literatura varias, entre otras muchas cosas. Hay un nuevo sitio web que hace un seguimiento de todas estas nuevas aplicaciones móviles. En 2011, muchas de estas herramientas se utilizarán habitualmente en los congresos y las reuniones y otras tantas aparecerán en el mercado. Para numerosos ejemplos véase bit.ly/bEQuqu.
4. Las aplicaciones de localización empiezan a utilizarse en las reuniones
Un área muy dinámica del desarrollo de aplicaciones móviles es el de la localización o el geoposicionamiento. En el contexto del sector de congresos y reuniones, los asistentes son viajeros de negocios que necesitan información para orientarse, así como aplicaciones para el networking basado en la localización. Hoy en día hay muchas aplicaciones de este tipo: Google Goggles (actualmente disponible sólo para teléfonos con Android) puede ayudar a los usuarios a identificar lugares de interés, restaurantes y otros negocios por medio del reconocimiento fotográfico y la realidad aumentada (una capa de información web sobrepuesta en una imagen tomada con un móvil, basada en GPS y datos geográficos).
Foursquare y Gowalla son aplicaciones móviles de networking y reseñas sociales, que están diseñadas para fomentar la lealtad a restaurantes, bares y otros negocios locales, empiezan a utilizarse en las reuniones. Las herramientas específicamente diseñadas para el networking, como Sipity que proporciona servicios de localización, tienen una aplicación directa para los eventos. El gigante Facebook acaba de meterse en esta área de desarrollo, algo que probablemente tenga un gran impacto.
En términos de servicios de localización y aplicaciones de realidad aumentada para reuniones, hemos visto sólo la punta del iceberg. Tendrán un enorme potencial en el futuro.
5. El iPad y los tablet PCs se utilizarán cada vez más en el ámbito de los eventos y las reuniones
Mientras el iPhone despeja el camino para toda una nueva generación de teléfonos móviles, el iPad hará lo mismo para una amplia gama de tablet PCs táctiles en muchos formatos distintos. Por poner un ejemplo, Dell va a lanzar dos tablets “Streak” con el sistema operativo de Android en versions de 7 y 9 pulgadas. El “booklet” PC de Microsoft (dos pantallas táctiles de 7 pulgadas que cierran como un libro) es otra propuesta, y otras opciones están en vías de desarrollo.
Estas herramientas fáciles de utilizar cuando el usuario está de pie (o andando) se adaptan perfectamente al entorno de las reuniones: para realizar encuestas o captar datos de clientes potenciales, como pantallas interactivas en stands, para permitir a los organizadores de reuniones acceso a datos específicos y a los participantes a visualizar streaming de vídeo de un evento, para la distribución (y anotación) de información sobre sesiones para los asistentes, y como plataforma para los cientos de aplicaciones actualmente en desarrollo para los organizadores de eventos, asistentes y expositores. Empresas como Quickmobile comercializan aplicaciones para el iPod (programas de conferencias, apuntes para cursos y transcripciones de los mismos) en un formato muy atractivo. La herramienta de inscripción online de Ootoweb es compatible con una aplicación del iPad que permite a los organizadores acceder a información actualizada sobre el evento y a documentos, así como contactar con los asistentes.
6. El vídeo HD para las reuniones híbridas experimentará un auge
La última versión beta de Skype 5.0 proporciona un servicio gratuito de videoconferencia de alta definición 760p (con capacidad para cuatro canales simultáneos). Esto es sólo una de las maneras en las que la alta definición despejará el camino para las reuniones híbridas y ponencias virtuales.
Los precios han bajado muchísimo y, con conexiones de Internet cada vez más fiables, es una opción que da ciertas garantías.
En el otro extremo de la escala, las cadenas Starwood y Marriott están dotando sus hoteles de salas públicas de videoconferencia para ofrecer a grupos reducidos la posibilidad de celebrar reuniones virtuales de alta definición y en tamaño real en muchas ciudades: bit.ly/QV7n7.
7. Los medios sociales están haciéndose un hueco en los eventos
Los medios sociales siguen siendo un poderoso motor de cambio en el sector de congresos y reuniones. Los organizadores, participantes y expositores han empezado a utilizarlos, pero muchos de ellos todavía no han resuelto el problema de cómo integrar completamente una estrategia de medios sociales en su mezcla de marketing.
En 2011 aumentará el uso de los “tres grandes” –Facebook, LinkedIn y Twitter– para el marketing de eventos, a fin de aumentar su alcance antes, durante y después de su celebración. Con su límite de 140 caracteres, lo que hace que se adapte muy bien a la comunicación móvil durante los eventos, Twitter experimentará un notable crecimiento.
Hootsuite y otros agregadores sociales se utilizarán cada vez más a medida que los profesionales del sector intenten gestionar más efectivamente múltiples cuentas.
Se trata de un campo extremadamente dinámico y cambiante. Es muy probable que emerja una nueva plataforma y, al posicionarse bien en el mercado, se fusione con uno o más de los “tres grandes” o incluso desbanque a más de uno de ellos.
8. Las herramientas de colaboración online empezarán a sustituir al correo electrónico como principal herramienta de gestión de proyectos en el sector de congresos y reuniones
El correo electrónico se inventó hace 40 años y, como herramienta de gestión de proyectos, es ineficaz. Interrumpe el ritmo de trabajo, es a menudo incompleto, la gestión de conversaciones múltiples es difícil y los usuarios no suelen compartir la misma información.
¡Los profesionales del sector necesitan un modo más eficaz de gestionar estos datos!
Los wikis (sitios web colaborativos) emergerán como opción más eficaz para hacer un seguimiento de la logística de los eventos y otros detalles cuando participan organizadores y proveedores radicados en distintos lugares geográficos. Las herramientas gratuitas, como Google Docs, tendrán su utilidad, así como otros wikis de gestión de proyectos alojados en la Web.
9. Se están adoptando los sistemas de gestión de ponentes y contenidos
La programación de un evento multitudinario conlleva muchas tareas:
- El envío de peticiones de propuestas a ponentes
- La selección de ponentes
- La organización temática del programa
- La recopilación de información sobre los ponentes (biografías, necesidades audiovisuales, información sobre ponencias, fotos)
- La organización de soportes visuales en múltiples espacios del lugar de celebración para múltiples ponentes
- La distribución de información sobre las presentaciones
- La captura/redistribución de presentaciones (vídeo/audio/soportes visuales) durante las sesiones
- Y así sucesivamente…
Tradicionalmente éstas han sido tareas individuales, cada una de las cuales ha requerido la gestión de una gran cantidad de datos.
Afortunadamente hay varias empresas (incluyendo Content Management Inc. Content Management Inc., OmniPress y One World Presentation Management, entre otras) que combinan todas, o casi todas, estas tarea en un solo sistema, lo que mejora sobremanera la eficacia.
Con la mayor facilidad para el networking en los grandes centros de convenciones, estos sistemas serán habituales para los eventos multitudinarios con sesiones múltiples.
10. La gestión estratégica de reuniones y la medición del ROI han sido ampliadas y perfeccionadas para mejorar los resultados de las reuniones
Los programas de gestión estratégica de reuniones (SMMP en sus siglas en inglés) han sido utilizados tradicionalmente por las grandes corporaciones para reducir el coste de las reuniones por medio de un control más férreo sobre la contratación de habitaciones de hotel, salas de reuniones y otros servicios.
Hay buenas noticias respecto a este frente:
- Hay varias empresas que están desarrollando herramientas SMMP alojadas en la Web, con una gama de tarifas (incluyendo Certain Software, Cvent y SignUp4). La creciente competencia en este campo dará lugar a mejores herramientas de compra con un precio más reducido para un abanico más amplio de empresas y asociaciones –y no sólo las de la lista “Fortune 500”–.
- Los programas SMMP se están perfeccionando. Hoy en día, no se trata ya sólo de reducir costes. El marco Lean Six Sigma ayuda a mejor los procesos de negocio. Diseñado originalmente para la industria manufacturera, este sistema se centra en la reducción del despilfarro, las tareas duplicadas y las actividades que no aporten valor para aumentar la eficacia y el valor añadido.
- Los canales de comunicación para monitorizar los gastos también se pueden utilizar para medir y hacer un seguimiento del ROI (el retorno sobre la inversión). Además, las herramientas para la medición del ROI ya están disponibles para reuniones y eventos reducidos, con un escalonamiento de precios que se cobran por asistente. Por poner un ejemplo, MeetingMetrics acaba de lanzar MyROI, cuyas herramientas de medición les permite a los asistentes hacer un seguimiento del retorno sobre la inversión generada por su asistencia a reuniones.
11. A pesar de la contracción de la actividad económica y el creciente uso de la tecnología para reuniones virtuales, las reuniones y ferias de muestras presenciales seguirán siendo viables (una repetición de la predicción del año pasado)
Las reuniones virtuales y las conferencias web son cada vez habituales en el difícil panorama económico actual. No obstante, las reuniones y ferias de muestras aún pueden proporcionar el mayor valor en cuanto a educación, networking y gastos de marketing. Los eventos brindan una incomparable oportunidad para reunir a compradores y vendedores, para construir relaciones, para tormentas de ideas y para el networking. Para los expositores, es a menudo la mejor forma de conocer personalmente a tantos compradores competentes en un tiempo tan limitado. Para los compradores, es una magnífica oportunidad de conocer a vendedores de interés, todos bajo el mismo techo, clasificados y localizables para su elección. Los sectores de los eventos, ferial y de la hospitalidad se basan en las relaciones y, por lo tanto, constituyen una de las mejores maneras de construir dichas relaciones.
Aunque los webinars son buenos para los intercambios de información cortos, las reuniones ofrecen una experiencia de aprendizaje mucha más plena. Lo que ocurre en la sala de reuniones es importante; la gente ha hecho un esfuerzo para asistir y no está distraída como estaría en su despacho. Sin embargo, las conversaciones que tienen lugar en los pasillos, las recepciones y la zona de exposición contribuyen sobremanera al intercambio de información. Las reuniones proporcionan una experiencia de aprendizaje mucho más plena, orientada y enfocada que cualquier reunión virtual. “¡La cerveza virtual no existe!”
