Estamos viviendo una época emocionante. Se está acelerando el ritmo del cambio tecnológico con la aparición de miles de ideas, aplicaciones e innovaciones diseñadas para ayudar a los organizadores de reuniones, expositores, espacios y participantes a realizar su trabajo de forma más eficaz.
La presente revisión anual engloba muchas de las principales tendencias tecnológicas que cobrarán protagonismo el año que viene.
1.- La realidad aumentada y la realidad virtual experimentarán un gran auge en las exposiciones y los eventos
En el último año se ha invertido mucho y ha habido grandes avances en la realidad virtual (multimedia inmersiva) y la realidad aumentada (la estratificación de datos sensoriales generados por computadora en las imágenes del mundo real):
- Facebook adquirió Oculus Rift (gafas de realidad virtual inmersiva de alta resolución) por 2,1$ mil millones.
- A lo largo del año, Samsung, Sony y Google han realizado grandes inversiones en la realidad virtual.
- GoPro ha fabricado una cámara que graba en 360º que funcionará con el software Jump de realidad virtual de Google. Estos vídeos de realidad virtual se distribuirán en YouTube.
- Google ha empezado a comercializar Cardboard, un visualizador de realidad virtual con un precio de 20$ que convertirá los teléfonos de gran formato, como el iPhone 6 y 6 Plus, en gafas de realidad virtual inmersiva con un coste entre 50 y 100 veces más menos que los visualizadores de realidad virtual estándares.
- La Hololens de Microsoft es un sistema avanzado de realidad virtual con controles de gestos que estará disponible dentro de un par de meses. Esta tecnología consistirá en un ordenador holográfico transparente completamente sin conexión que permitirá que los hologramas de alta definición cobren vida en el mundo real, integrándose con los lugares, espacios y cosas físicos. Los hologramas combinados con el mundo real abrirán camino a nuevas formas de crear, comunicar, trabajar y jugar. Éstos tiene un gran potencial para la colaboración en grupo, la interacción de la gente que visita a los stands, la formación virtual, el diseño interactivo y otras actividades relacionadas con los eventos y las ferias de muestras.
¡Las herramientas de realidad virtual y aumentada arriba descritas son lo más acerca que se ha llegado hasta la fecha a la holocubierta de Star Trek! Con tantas empresas tecnológicas punteras invirtiendo mucho en este espacio, la calidad de la realidad virtual y aumentada seguirá mejorando, será cada vez más barata y mucho más ubicua en los próximos años.
Estas nuevas herramientas de visualización creativas e inmersivas empiecen a verse en los eventos:
- Las gafas de realidad virtual se utilizarán para demonstrar productos en las ferias de muestras de forma más realista, interactiva e interesante, al mismo tiempo que minimizarán la necesidad de transportarlos físicamente a las ferias.
- La realidad virtual se utilizará para despertar el interés de los visitantes a los stands con juegos y otras experiencias inmersivas.
- La realidad virtual se utilizará para crear una experiencia mucho más interesante y realista para las personas que inspeccionan hoteles/espacios, frente a la experiencia web.
- Los modelos tridimensionales de stands, escenarios u otros formatos de evento serán sustituidos por las visitas virtuales tridimensionales.
- La realidad virtual redefinirá las reuniones virtuales. En lugar de visualizar un webcast, la realidad virtual podría hacer que los asistentes remotos se sientan como si realmente estuvieran en una sala de reuniones (o en cualquier otro lugar del mundo). Por poner un ejemplo, Samsung se ha asociado con la NBA para grabar y distribuir partidos de baloncesto en realidad virtual a audiencias potencialmente enormes en China y otros lugares del mundo.
- Las herramientas de realidad virtual como Hololens proporcionarán a las personas en lugares distintas formas inmersivas completamente nuevas de colaborar e interactuar las unas con las otras.
- Es posible que los robots de telepresencia social móvil (como DORA – Dexterous Observational Roving Automaton) se conviertan eventualmente en asistentes virtuales a las ferias de muestras y los eventos. Estas unidades robóticas y remotas de realidad virtual (asistentes virtuales) ya están aquí, aunque en una forma básica.
¡Ya ha llegado el amanecer de la realidad virtual y aumentada de alta calidad verdaderamente accesible! Veremos en un futuro próximo muchas mejoras, actividades y usos en las ferias de muestras y los eventos.
2.- Las aplicaciones móviles para eventos evolucionarán para convertirse por derecho propio en plataformas multifuncionales de inteligencia y análisis de datos
En la actualidad, las aplicaciones móviles se utilizan habitualmente en los eventos (una predicción que hice hace 15 años). El siguiente gran paso es no solo utilizarlas para sustituir el papel impreso o a la gestión logística. La reciente avalancha de financiación y adquisiciones en el sector de las aplicaciones móviles para los eventos (DoubleDutch con 45$ millones de financiación; Guidebook con 10$ millones; la adquisición de TapCrowd por parte de etouches, para mencionar solo algunos de los ejemplos más recientes) indica que la comunidad empresarial ha adoptado extensivamente esta tecnología, además de reconocer su valor.
Los teléfonos inteligentes modernos disponen de una serie de sensores. Cuando se combinan con las aplicaciones móviles para los eventos, se puede hacer un seguimiento de cada "toque" (y pronto cada movimiento). Pueden aportar una mina de información sobre lo que les gusta y no les gusta a los participantes, así como sobre sus intereses y movimientos, entre otras muchas cosas; información que se puede utilizar para mejorar futuros eventos y para proporcionar contenidos de marketing personalizados basados en las necesidades individuales de los participantes.
DoubleDutch y Genie Connect, entre otras empresas, buscan ampliar el ámbito de acción para utilizar estos datos analíticos en la automatización del marketing y la gestión de relaciones con el cliente, así como para mejorar los eventos.
3.- La tecnología de segunda pantalla y otras herramientas móviles de participación serán cada vez más habituales
La tecnología de segunda pantalla implica el uso de un dispositivo móvil para proporcionar una experiencia visual mejorada para unos contenidos normalmente de carácter interactivo. Esto se ve más a menudo en la televisión, pero ahora se está viendo cada vez más en los eventos. Los contenidos de los ponentes, tales como diapositivas, encuestas, vídeos, notas, enlaces hacia los medios sociales, se pueden enviar a cualquier dispositivo en tiempo real durante una presentación.
Esta tecnología utiliza los dispositivos móviles de los participantes para ayudarles a centrarse en las presentaciones, en lugar de distraerles. Algunas de las empresas que proporcionan estos servicios incluyen Lintelus, FXP | Touch de Freeman, Evenium ConnexMe, y hasta cierto punto, MeetingPulse y Bing Pulse de Microsoft.
Otras herramientas de participación móviles, como la aplicación de Makelight, simplemente sirven para aumentar la expectación de los asistentes.
4.- Las imágenes y los vídeos dominarán los canales de los medios sociales en los eventos
Los eventos son una muy buena fuente de imágenes y vídeos. Las herramientas que se enumeran a continuación se utilizarán para aumentar la participación de los asistentes y extender notablemente la huella social de los eventos.
Los usuarios que dominan Twitter saben que un tuit con una imagen tiene casi el doble de posibilidades de ser objeto de un retuit. También es cierto en el caso de otros medios sociales. Una imagen, o un vídeo, vale mil palabras. Como consecuencia, una variedad de aplicaciones sociales emergentes, que utilizan fotos, vídeos y vídeo streaming, son cada vez más habituales en los eventos.
El uso de Instagram se ha duplicado en los últimos tres años y ya cuenta con 300 millones de usuarios. Puesto que este canal social es inherentemente móvil, es natural utilizarlo en los eventos. Los muros de Twitter suelen incluir alimentadores de Instagram, además de imágenes de Twitter.
Snapchat ha desarrollado una marca a partir de fotos y vídeos que desaparecen (con unas cuatro mil millones de visualizaciones solo de vídeos al día). Ahora ofrece "Live Stories", un sistema moderado de fotos y vídeos enviados por los usuarios de varias localizaciones y eventos. Los usuarios que activen sus servicios de localización en un evento tendrán la opción de contribuir fotos a la "Live Story". El resultado es una historia contada en tiempo real desde la perspectiva de una comunidad con muchos puntos de vista. La función no permite identificar a quiénes han enviado las fotos y solo deja constar que se tomaron en el mismo evento.
He aquí un ejemplo: EDC (Electric Daisy Carnival):
Los fotomatones en las ferias de muestras/los eventos son una buena manera de hacer partícipes a los asistentes, de capturar datos de contacto y de aumentar el impacto de un evento en los medios sociales. Por regla general se publican imágenes (incluyendo el hashtag del evento) en Twitter, Instagram y/o Facebook. ChirpE, por poner un ejemplo, permite publicar imágenes en Facebook y Twitter.
Por otra parte los vídeos cobrarán protagonismo en las reuniones. Facebook introdujo un vídeo de reproducción automática en diciembre de 2013 y, como resultado, la publicación de vídeos aumentó en un 75% de un año a otro. Este canal ubicuo y muy móvil se presta perfectamente a los eventos.
La aplicación de Vine permite a los usuarios publicar vídeos de seis segundos de duración, para luego compartirlos en Twitter, por lo que también se empieza a utilizar en los eventos.
Las aplicaciones de streaming vídeo, que permiten la publicación de vídeos en tiempo real, se están haciendo un hueco en los eventos. Meerkat hizo su debut en la conferencia anual de tecnología/música de SXSW (conocida por debuts notables como el de Twitter). Periscope, empresa adquirida por Twitter, proporciona servicios similares y probablemente prevalezca debido a su mejor interfaz y el apoyo de Twitter. Con 10 millones de personas inscritas (en solo cuatro meses), visualizando más de 40 años de vídeo todos los días, Periscope es un actor al que habrá que tomar en cuenta en los eventos. Los organizadores profesionales deben prepararse para un uso de ancho de banda Wi-Fi y móvil aún mayor, así como mayores conflictos en lo tocante a derechos de autor.
A medida que aumenten las visualizaciones de vídeos (y los eventos son una muy buena fuente), incluso los responsables de marketing de los eventos y sus participantes utilizarán estas herramientas sociales con más frecuencia.
5.- Internet de las cosas (IOT por sus siglas en inglés) seguirá conectando a la gente y a los objetos de manera sin precedente en los eventos
Internet de las cosas es la conexión entre los objetos y las personas para transferir datos vía una red, sin que la interacción humana sea necesaria. Los chips de sensor que llevan innumerables "cosas" (aparatos, termóstatos, cerraduras, televisiones, relojes/pulseras, coches, edificios, carreteras, redes de energía, presas y ganado, entre otras muchas cosas) apotarán una comodidad y eficacia sin precedentes. Internet de todo (IdT) es tal vez un término más descriptivo para esta revolución que nos afectará a todos en un futuro próximo.
Como resultado indirecto de IdT, habrá pronto una amplia gama de experiencias para los participantes en los eventos. Las habitaciones de los hoteles se volverán "inteligentes" con cerraduras móviles y sensores para captar la presencia del cliente para poder ajustar el aire acondicionado y/o las luces. Muchas habitaciones ya cuentan con televisiones inteligentes. Los sensores Bluetooth de baja energía (BLE por sus siglas en inglés), incluyendo los iBeacons, son capaces de hacer un seguimiento de los participantes por todas las instalaciones de un evento y en los alrededores a fin de proporcionarles ayuda, como información e indicaciones basadas en su localización. El Centro de Congresos de San Diego y el céntrico barrio de Gaslamp de la ciudad son muy buenos ejemplos de cómo evolucionará (véase la siguiente tendencia).
6.- La tecnología del BLE y de geo-vallas seguirá evolucionando y se utilizará cada vez más en los eventos
En el artículo sobre tendencias tecnológicas que publiqué en septiembre de 2013, predije la aparición de la tecnología de geo-vallas con sensores de proximidad en los eventos (de hecho, tres semanas antes de que Apple introdujera la tecnología de iBeacon). Aunque aún se encuentra en pañales, el uso de la tecnología de geo-vallas está cada vez más extendido.
- En la edición de este año de la conferencia sobre música/tecnología de SXSW (famosa por la presentación de muchas novedades como Twitter), celebrada en Austin (Texas) se desplegaron más de 1.000 balizas en cerca de 265 espacios por todas la ciudad. Los participantes utilizaron estas balizas vía una aplicación móvil (proporcionada por EventBase) para el networking hiper-local, así como para publicar notificaciones, enviar mensajes basados en la localización del usuario y mucho más.
- DoubleDutch ha empezado a utilizar balizas con su aplicación para una gama de servicios incluyendo el envío de mensajes de bienvenida/direcciones, las encuestas precisas in situ (con enlaces tipo pop-up dirigidos solo a las personas que se encuentran en una sala de reuniones determinada), el networking y otras opciones.
- La Global Sale Experience de Cisco utilizó la tecnología de geo-vallas para medir el flujo de personas en las colas de los restaurantes y del transporte entre el MGM Grand Garden Arena y el Mandalay Bay Convention Center, para cerca de 18.000 delegados.
- El San Diego Convention Center y el Boston Convention and Exhibition Center han desplegado balizas en todas sus instalaciones para ayudar a las personas a orientarse y a obtener información sobre áreas determinadas.
- A lo largo de los últimos dos años se han utilizado las balizar para la búsqueda de tesoro de la Consumer Electronics Show (CES).
7.- Los vestibles (incluyendo relojes inteligentes, pulseras inteligentes, credenciales inteligentes y balizas vestibles) se verán cada vez más en las ferias de muestras y los eventos
Al igual que los teléfonos inteligentes están transformando la experiencia de los participantes en las ferias de muestras y los eventos, otros dispositivos inteligentes vestibles –relacionados con Internet de las cosas– facilitarán aún más la vida a los participantes, evitando así la necesidad de sacar el móvil de su bolsillo o bolso.
Impulsados por las pulseras de fitness y el lanzamiento del Apple Watch, los vestibles están en auge. Otras empresas lanzarán sus propios relojes inteligentes antes de Navidad.
Cicret, uno de estos productos, aunque todavía en vías de desarrollo, proporciona una mirada al futuro de los vestibules:
Los relojes inteligentes y otros vestibles ayudarán a los participantes en los eventos a:
- Recibir direcciones por GPS.
- Orientarse en un centro de convenciones o recinto ferial.
- Abrir la puerta de las habitaciones de hotel.
- Realizar transacciones vía monedero virtual que sean más rápidas y seguras que con las tarjetas de crédito.
- Recibir alertas.
- Intercambiar datos de contacto.
- Acceder a espacios que requieran entrada.
- Contestar a encuestas.
- Realizar el check-in automático en eventos/salas de reuniones.
- Guardar y hacer un seguimiento de unidades de educación continua (CEU por sus siglas en inglés) y mucho más.
QuickMobile lanzó el verano pasado la primera aplicación móvil para eventos integrada con Apple Watch. Es probable que le sigan otras versiones.
En cuanto al sector de los viajes, aerolíneas tales como American, EasyJet, British Airways, Avios y Emirates disponen de aplicaciones compatibles con el Apple Watch para avisos sobre cambios de última hora en la puerta de embarque/llegada y para tarjetas de embarque móviles. Algunas también facilitan la elección de asiento y proporcionan información sobre el tiempo en el destino y la distancia recorrida.
Los hoteles como Starwood, Accor e InterContinental disponen de aplicaciones para la facturación móvil y para proporcionar información sobre llegadas y salidas. Otras muestran los puntos de fidelización. Starwood permite a sus clientes utilizar el Apple Watch como llave para acceder a las habitaciones de sus hoteles de las marcas W Hotels, Aloft y Element.
SPG keyless: a fully mobile check-in experience
Además, los vestibles independientes se utilizarán más ampliamente en los eventos. Las pulseras inteligentes, como la Xyloband y la Lightwave, proporcionan una experiencia más participativa y emocionante.
Las empresas comoLoopd, AllianceTech, ITN, Limefy, Poken, TurnoutNow y XFocus están trabajando en el desarrollo de balizas vestibles (a menudo adheridas a o integradas en las credenciales) con muchas ventajas: para facilitar el networking, intercambiar datos de contacto, ayudar a los participantes a orientarse, enviar notificaciones, obtener datos analíticos detallados sobre los movimientos del público, hacer un seguimiento de los asistentes y mucho más.
Aunque las balizas vestibles son una opción más cara frente al uso de la tecnología de geo-vallas en una aplicación móvil (hasta entre 10 y 15$ o más por persona), una de las ventajas es que incluyen a todos los asistentes, sin que cada uno de ellos tenga que disponer de un teléfono inteligente cargado y con la aplicación instalada.
Las credenciales y pulseras inteligentes que usan la RFID (identificación por radio frecuencia), la NFC (comunicación de campo cercano) o las balizas (o una combinación de todo lo arriba señalado) se utilizan cada vez más en los eventos:
- Para ayudar a los asistentes hacer un seguimiento de los stands que han visitado.
- Para publicar automáticamente (iniciado por el usuario) fotos, comentarios, etc., en Twitter y en otros canales sociales.
- Para las votaciones automatizadas.
- Para servir de entrada.
- Para realizar transacciones sin efectivo.
- Para compartir tarjetas de visita virtuales.
- Para publicar cosas de forma semi-automática en los medios sociales.
- Para realizar encuestas.
8.- La inteligencia de eventos será el siguiente gran paso
En el pasado las reuniones presenciales se conocían como el "agujero negro de la gestión de datos. Los organizadores utilizaban ordenadores para sacar conclusiones antes y después de los eventos, pero durante los mismos daban palos de ciego. Por poner un ejemplo, se repartían cuestionarios impresos, pero no se recopilaban los datos hasta después del evento; demasiado tarde para realizar modificaciones sobre la marcha.
Ahora con la aplicación móvil de un evento es posible monitorizar, puntuar y clasificar cada interacción. Los "me gusta", las herramientas de votación y encuestas en vivo pueden recopilarse en tiempo real. Los organizadores de reuniones y responsables de marketing pueden saber inmediatamente las respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los temas candentes?
- ¿Quiénes son los ponentes más populares?
- ¿Cuáles son los stands más visitados?
- ¿Quiénes de los ponentes/expositores han conseguido el mayor número de "Me gusta"?
- ¿Quiénes son los influenciadores clave?
- ¿Cuáles son las puntuaciones que los participantes han dado a preguntas específicas de una encuesta?
Con los avances en la tecnología de geoposicionamiento y de balizas, pronto será posible monitorizar todos los movimientos de los participantes de forma precisa (normalmente después de pedirles permiso a los mismos) para generar un volumen de datos aún mayor:
- ¿Cómo es el tráfico en la zona exposición? ¿Dónde están los focos de mayor y menor actividad?
- ¿Cuánto tiempo se quedan participantes específicos delante de un stand determinado? (Por ejemplo: es más probable que a un participante le haya interesado un stand si se queda 15 minutos, en lugar de simplemente pasar por delante de él. Esta información es muy valiosa para los expositores, ya que les permite saber quién está interesado en su producto o servicio. Para los participantes puede también ser útil para ayudarles a generar listas de los stands que han visitado y el tiempo que han pasado en cada uno de ellos.)
- ¿Dónde se forman colas para la recogida de credenciales, comida y/o transporte para poder enviar refuerzos?
- ¿Quién se encuentra en una sala de reuniones? (Esto podría ser útil por muchos motivos, incluyendo el seguimiento de unidades de educación continua [CEU por sus siglas en inglés] o para enviar mensajes tipo pop-up segmentados solo a las personas que se encuentran en la sala a fin de realizar una encuesta móvil específica.)
La recopilación de datos in situ y en tiempo real puede aportar una mina de oro de información a fin de poder introducir mejoras y/o cambios sobre la marcha, así como para conectar con los participantes e implementar campañas de marketing más segmentadas.
Con unas herramientas para la recopilación de datos in situ mejores que nunca, el siguiente reto será aportar unas herramientas analíticas en tiempo real para interpretar dichos datos. Muchas empresas de aplicaciones móviles han empezado a desarrollar herramientas analíticas en tiempo real fáciles de entender y usar. Por poner un ejemplo, Event Performance by DoubleDutch es una aplicación móvil que aporta un análisis de sentimientos en tiempo real, con herramientas específicas para medir el compromiso y la "felicidad".
Por otra parte, GenieConnect (adquirido recientemente por Lanyon) ha desarrollado un portal y un sistema de aplicaciones para eventos que proporciona una gama de herramientas analíticas y de marketing.
Empresas de gestión de participantes, como Certain Software, Cvent y Lanyon, están integrando en sus sistemas el seguimiento de inteligencia para la industria de los eventos.
Asimismo, hay otras herramientas analíticas emergentes. Watson Analytics de IBM (el fabricante del superordenador que ganó el concurso televisivo Jeopardy), ahora ofrece una herramienta de análisis de datos tipo superordenador en régimen de freemium. ¡Se pueden analizar gratis hasta 50 columnas por 100.000 filas de datos! La versión gratuita incluye también la generación de gráficos sencillos y una herramienta analítica a fin de poder identificar tendencias y presentar los resultados a terceros.
Además, empiezan a aparecer varias herramientas de análisis de datos diseñadas especialmente para la industria de los eventos, como insightXM, con funciones de inteligencia de eventos muy especializadas.
El enfoque se centrará en "conocer a tu público". ¿Qué quieren? Cuáles son sus necesidades, intereses, presupuestos y poder adquisitivo? Esta inteligencia de eventos ayudará a llegar a públicos existentes y a atraer a nuevos.
9.- Tendencia de regalo (incluida en las predicciones del año pasado): a pesar del aumento en el uso de la tecnología para reuniones virtuales, las reuniones presenciales y las ferias de muestra seguirán siendo viables
Webinars son útiles para los intercambios de información cortos. Sin embargo, en el entorno laboral multitarea de hoy en día, donde existen muchas distracciones, la capacidad de atención es corta. Entre 30 minutos y una hora es el máximo que se puede esperar que alguien preste atención a un webinar en la pantalla de su ordenador.
Por otra parte, las reuniones llevan a la gente a un lugar donde hay menos distracciones. Siempre y cuando a los participantes se les mantenga informados, alimentados y entretenidos, los anfitriones de un evento pueden mantener su atención durante días. Como mínimo existe una especie de pacto social con el que al menos tienes que dar la impresión de que estás prestando atención en un evento. Las oportunidades de networking, de tormentas de ideas y para construir relaciones son mucho más numerosas en los eventos presenciales que en los virtuales. Para un expositor es una magnífica oportunidad para conocer a una gran cantidad de compradores cualificados en poco tiempo. Para los compradores es una gran oportunidad para conocer a vendedores interesantes; todos juntos bajo el mismo techo, clasificados y localizados a tu gusto.
Las reuniones ofrecen una experiencia mucha más rica por lo que se refiere a la formación que casi cualquier evento virtual. En suma, ¡no puedes tomarte una cerveza virtual con tus colegas!
Corbin Ball, CMP, CSP, es ponente profesional y asesor en el campo de la tecnología para eventos. Con 20 años de experiencia en la gestión de grandes eventos tecnológicos internacionales, ahora ayuda a la gente de todo el mundo a utilizar la tecnología para ahorrar tiempo y mejorar la productividad. Para contactar con él, visite su sitio web: Corbin Ball Associates – Meetings Technology Headquarters; y/o sígale en Twitter.
