Los vídeos web para promocionar las reuniones y extender su alcance

El uso de la Web para transmitir vídeos tiene un futuro prometedor. Consideremos los siguientes hechos:

• En los EE.UU. se ha pasado recientemente de la televisión analógica a la digital, lo que estimulará el uso de los vídeos web (que ya están en formato digital).
• YouTube (www.youtube.com), el sitio web de intercambio de vídeos más extenso del mundo, es el segundo sitio más popular (después de Google) del globo, con más de 100 millones de visitas sólo en EE.UU. La publicación de vídeos en YouTube es gratuita.
• Además de YouTube, hay otros muchos sitios gratuitos de intercambio/distribución de vídeos, incluyendo blip.tv, DailyMotion, Google y Bling.
• La mayoría de las redes de televisión y los medios de comunicación proporciona contenidos de vídeo en su sitio web.
• ITunes (www.itunes.com) proporciona una gran cantidad de podcasts de vídeo, películas, vídeos musicales, programas de televisión y otros tipos de vídeos que se pueden reproducir en un PC, teléfono inteligente o iPod/MP3. Es gratis tanto la publicación de vídeos en iTunes como la descarga de podcasts de vídeo.
• Las videocámaras de bolsillo, que incorporan un enchufe USB para conectarlos a un PC, pueden comprarse por 50 dólares en eBay, las versiones de alta definición costando unos 180 dólares. Se comercializan con un software a prueba de idiotas para subir vídeos a YouTube.
• Los teléfonos inteligentes de última generación suelen reproducir vídeos.
• Incluso el Presidente Obama tiene un canal en YouTube, con todos sus principales discursos, como una versión moderna de “Fireside Chat.”
• Los vídeos populares pueden atraer a audiencias masivas: los vídeos de la cantante británica y concursante de Britain Got Talent, Susan Boyle, han sido visualizado más de 100 millones de veces sólo en YouTube.

Los vídeos en la Web han aparecido en muchos formatos interesantes, algunos de los cuales se pueden aplicar al sector de congresos y reuniones. He aquí algunas ideas sobre cómo utilizar los vídeos en la Web para promocionar reuniones y extender su alcance:

• Pídeles a los ponentes que graben un vídeo corto (de entre uno y dos minutos de duración) sobre el tema de su presentación, para luego publicarlo en YouTube. También debes publicar unos enlaces hacia los vídeos en el sitio web del evento. El proceso de grabar un vídeo y subirlo a YouTube es tan fácil que no le debe plantear problemas a la mayoría de los ponentes. Como incentivo, envíales (o entrégales) una videocámara de 50 dólares para llevarlo a cabo. He aquí un ejemplo de un vídeo que grabé y colgué en YouTube con motivo de la Conferencia Europea de MPI, celebrada en Turín (Italia) hace unos meses: http://bit.ly/UidmH.
• Utiliza Skype (www.skype.com) para entrevistar a los ponentes antes del evento (los ponentes necesitarán una cámara web y el entrevistador un programa de captura de vídeo para Skype, como Pamela.biz). Luego, publica estos vídeos en el sitio web del evento para crear expectación sobre el mismo.
• Graba vídeos llamativos para promocionar el evento, para luego publicarlos en YouTube, iTunes y el sitio web del evento. El vídeo sobre la próxima MPI World Education Conference es un buen ejemplo: http://www.mpiweb.org/Events/WEC2009/Videos/BenSteinOGSExcerpt.aspx.
• Si se te da bien, haz que este vídeo sea creativo y/o gracioso y anima a los usuarios a enviarlo a sus amigos y colegas. Si es lo suficientemente creativo o gracioso, puede que se propague “viralmente”. Es decir, los usuarios lo compartirán con sus amigos y colegas, que a su vez lo compartirán con otros, y así sucesivamente. De esta forma puedes conseguir muchísima publicidad por una inversión muy pequeña. El vídeo viral por antonomasia es “Will it Blend?” (http://bit.ly/xB3a), con más de siete millones de visualizaciones. Un buen ejemplo del sector de congresos y reuniones es “Meetings Change the World” (http://bit.ly/vVpUA) .
• Graba un vídeo corto, elegante y gracioso sobre los “10 principales motivos” para atender al evento, para luego publicarlo en los arriba mencionados sitios web de distribución. Un ejemplo es el vídeo sobre la conferencia de PCMA de este verano: http://bit.ly/vLOk7.
• Publica vídeos sobre el hotel o destino del evento en el sitio web del mismo –muchos convention bureaux y hoteles ya han publicado vídeos promocionales en YouTube–, para convencer a asistentes potenciales y otras personas de peso para que asistan; San Diego un buen ejemplo de esto: http://bit.ly/VXuvQ.
• Asimismo, publica enlaces en el sitio web del evento hacia los vídeos de los artistas que han sido contratados para amenizarlo (la mayoría de los músicos y otros artistas han colgado vídeos en YouTube o disponen de vídeo clips).
• Asegúrate de incluir algunos de estos enlaces en los correos electrónicos promocionales del evento. Un enlace hacia un vídeo tendrá mucho más impacto que un mensaje de texto, sobre todo en la pantalla reducida de un teléfono móvil.
• Durante el evento utiliza el vídeo streaming para transmitir las presentaciones más importantes vía la Web. En el caso de eventos multitudinarios, seguramente habrá videocámaras para proporcionar al público imágenes aumentadas del mismo. El coste adicional del vídeo streaming para transmitir en vivo estas imágenes vía Web es reducido y, a menudo, se puede compensar con el patrocinio corporativo. Las personas que siguen el evento a distancia incluso pueden hacerle preguntas al ponente a través de Twitter. El vídeo streaming extenderá el alcance del evento a aquellas personas que no han podido asistir en persona, y puede que haga que deseen asistir al próximo evento.
• Considera la posibilidad de grabar las presentaciones más populares y publicarlas en el sitio web del evento (desde luego, con el previo permiso de los ponentes). Si los contenidos son interesantes, puedes cobrar a los usuarios por visualizarlos o simplemente ofrecerlos gratis como parte de los servicios para miembros/clientes y como un vehículo promocional del evento.
• Entrevista a los ponentes y a los asistentes satisfechos durante el evento. ¿Cuáles fueron los principales argumentos del ponente? ¿Cuál ha sido lo mejor del evento en la opinión de los asistentes? Utiliza estos vídeos, con permiso, para promocionar el siguiente evento.
• Considera la posibilidad de repartir videocámaras de bolsillo a los principales miembros del personal o a voluntarios para grabar lo que acontece durante el evento. Esto te saldrá por una fracción de lo que cuesta contratar a un equipo de grabación profesional. Utiliza estos clips en el vídeo promocional de futuros eventos. Alternativamente, entrega videocámaras a los asistentes que se presten voluntarios y déjales publicar sus clips en sus propios blogs o sitios web. Estas videocámaras son baratas, fáciles de utilizar, y reutilizables de un evento a otro. La publicación de estos vídeos es gratuita y, si se hace debidamente, constituyen una muy buena publicidad.

Éstas son solo algunas ideas sobre cómo utilizar los vídeos web para promocionar tus eventos. Aparecerán más aplicaciones a medida que la sociedad y los profesionales del sector de congresos y reuniones adopten este medio.