Los organizadores de reuniones conocen muy bien la gran ventaja de reservar los paquetes todo incluido que ofertan los resorts: presupuestos sin sorpresas. Pero también conocen muy bien los riesgos: ¿será suficiente el nivel de servicio proporcionado por el personal? ¿Qué hay de la calidad de la restauración y las bebidas? ¿Es la tarifa todo incluido más baja o más alta que si se contrataran los servicios individualmente?
El sector ha recorrido un largo camino desde que los paquetes todo incluido se hicieran populares entre los viajeros de ocio que buscaban escapadas de sol y playa. Y Cancún es uno de varios destinos mexicanos donde el concepto todo incluido ha evolucionado para convertirse en una de las elecciones más populares de los viajeros de negocios.
De hecho, se ha hecho tan popular que incluso Starwood Hotels & Resorts, que no suele ofertar este tipo de paquetes, lanzó recientemente opciones todo incluido en muchos de sus hoteles por todo México, incluyendo sus resorts Westin, Sheraton y Le Meridien de Cancún.
Entonces, ¿que está incluido?
La reserva de un paquete todo incluido para una reunión significa obtener un precio fijo que cubre el coste del alojamiento, la restauración y las bebidas, las salas de reuniones, el personal de los servicios de conferencias, las gratificaciones, y otros costes.
Según la complejidad de tus necesidades, los costes adicionales pueden incluir audiovisuales, música, decoración, flores, entretenimiento y algún tipo de evento especial (por ejemplo, una fiesta playera), aclara Enrique Martin Del Camp, director corporativo de ventas para grupos de Moon Palace Golf & Spa Resort de Cancún, donde Meeting Professionals International celebró su conferencia MeetDifferent en febrero de 2010.
Tales "extras", sin embargo, son la excepción y la previsibilidad y el valor siguen siendo las ventajas clave de los resorts todo incluido tanto para los organizadores como para los participantes. "Sabes cuál es el coste por persona del evento y eso no cambia", explica Del Camp. "No hay sorpresas o cambios de última hora en situ. Y para los participantes los destinos son atractivos".
Por supuesto, estos hoteles ofrecen mucha flexibilidad para ayudar a los organizadores a hacer un desglose de las tarifas todo incluido a fin de que puedan planificar cómo cubrir los costes del evento. Los organizadores de reuniones asociativas siempre deben solicitar dicho desglose si necesitan determinar qué costes serán cubiertos por el expositor y los patrocinadores y cuáles por las cuotas de inscripción y las tarifas de alojamiento. Por poner un ejemplo, puede que un organizador quiera ofrecer a los participantes alojamiento a una tarifa reducida utilizando las cuotas de los expositores y/o los costes de inscripción para cubrir el coste diario de la restauración y las bebidas en el hotel.
Entretanto, los viajeros de negocios y los participantes de los eventos vuelven a casa, sin que su cartera esté llena de facturas por el servicio de habitaciones, el lobby bar, el acceso a Internet u otros gastos que están cubiertos por la tarifa todo incluido.
Cancún: la capital del todo incluido
Cancún tiene 147 hoteles con un total de 27.278 habitaciones. Y mientras que no todos son hoteles todo incluido, cada uno de ellos oferta un paquete de este tipo para reuniones, según el Patronato de Turismo de México.
Y hay ventajas fiscales para aquellas personas que organizan reuniones, convenciones o ferias de muestras en México, donde el impuesto sobre el valor añadido (IVA) puede oscilar entre el 11 y 16%, según el destino. Desde 2004, el alojamiento, la restauración y las bebidas, los traslados y "servicios relacionados" para reuniones, convenciones y ferias de muestras internacionales han estado exentos de IVA. Los hoteles gestionan directamente este proceso haciendo fotocopias del pasaporte y la tarjeta de inmigración del cliente al registrarse éste, para que puedan realizar el papeleo necesario para no percibir el IVA devengado. No obstante, no se aplica esta exención fiscal a los viajes de incentivos.
"La demanda entre los organizadores por los paquetes todo incluido es cada vez mayor", dice Teresa Matamoros, CMP, directora de incentivos y reuniones de empresa de la Oficina de Turismo de México en Chicago. "Esto se debe a que los presupuestos son más reducidos que antaño y a que la toma de decisiones se realiza con menos antelación. Los hoteles todo incluido son una buena opción".
No obstante, también se celebran eventos importantes en Cancún. La COP 16, la Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático, se celebró recientemente en el MoonPalace y el Cancunmesse (un nuevo centro de conferencia y exposiciones internacionales). Unos 28.000 delegados de 92 países llenaron los hoteles de toda la región.
Cancún recibe alrededor de tres millones de visitantes al año y entre 550.000 y 600.000 viajeros de negocios que visitan el país para asistir a reuniones y eventos, según los datos del Cancun Convention & Visitors Bureau. En 2009, 17,6 millones de turistas estadounidenses visitaron México, de los que 3,5 fueron viajeros de negocios.
Radicado en Chicago, Rob Hard es periodista independiente especializado en turismo de negocios y editor de BusinessTravelDestinations.com, EventVenuesDirectory.com y EventJobsBoard.com. También edita la Event Planning Guide de About.com. Para contactar con él envíale un correo electrónico a editor@rhcommunications.com.
