Mientras Meetings West celebra su vigésimo aniversario, parece el momento oportuno para hacer balance de los avances tecnológicos que han tenido lugar a lo largo de los últimas dos décadas en el segmento de congresos y reuniones.
1987
Es un eufemismo decir que, comparado con hoy en día, el nivel tecnológico en 1987 fue bien distinto. El ordenador de Macintosh había salido al mercado hacía tres años, el Windows 1.0 había cumplido dos, y el correo electrónico y la Web, tales como los conocemos actualmente, no se habían inventado todavía. El fax llevaba poco tiempo en el mercado, y sus ventas alcanzarían las 2.5 millones de unidades dos años después. El Power Point 1.0 (que al principio se llamaba Presenter), que se presentó ese mismo año, solamente proporcionaba imágenes monocromas y una sola transición, y únicamente era compatible con Mac.
Sin embargo, los ordenadores empezaban a transformar el segmento de congresos y reuniones. Tres programas de software con base de datos para la gestión de reuniones ya estaban disponibles: Amlink, MeetingPro/Peopleware y MeetingTrak. Se había desarrollado el primer paquete de software para la gestión de salas de reuniones (MeetingMatrix), y, en 1987, MPI creó uno de los primeros grupos de trabajo para la tecnología en el segmento de congresos y reuniones, a saber, el Computer Special Interest Group.
Las empresas punteras del sector de los sistemas de acreditación habían desarrollado la impresión de etiquetas y un sistema de generación automática de datos sobre potenciales clientes (por medio de tarjetas de “crédito” grabadas en relieve) para el segmento de congresos y reuniones.
1988
El año 1988 marcó el comienzo de la digitalización en el sector hotelero. Dieciséis cadenas hoteleras contribuyeron 100.000 dólares americanos para constituir la empresa The Hotel Industry Switch Co., para conectar a empresas de sistemas globales de distribución, tales como Sabre, y sistemas globales de reservas por vía electrónica. THISCO se convirtió en Pegasus, que actualmente procesa más de 300 millones de transacciones al mes.
Asimismo, la identificación por código de barras constituyó la primera generación de sistemas basados en papel de generación automática de datos sobre potenciales clientes en ferias de muestras.
1989-1990
Mientras que el número de ordenadores en el mundo sobrepasaba los 100 millones de unidades (con respecto al millón de unidades en 1980), las dos empresas PCNametag y LasersEdge desarrollaron un paquete de software para la impresión láser de etiquetas.
El 1989 también fue el año en el que Sir Tim Berners-Lee inventó la WWW.
1991-1992
Mientras que aparecían en el mercado los primeros ordenadores portátiles, llamados “máquinas de libertad”, PlanSoft empezó a desarrollar Ajenis, que constituyó el primer intento de estandarizar las comunicaciones entre los organizadores de reuniones y los hoteleros. El software se lanzó finalmente en 1995, pero no tuvo demasiada aceptación, debido en parte a la creciente competición de las herramientas basadas en la Web.
En 1991, la School Home Office Products Association fue el primer grupo empresarial en utilizar tarjetas inteligentes (tarjetas de plástico que incorporaban microprocesadores) para la generación automática de datos sobre potenciales clientes en ferias de muestras.
1993
El año 1993 fue el punto de inflexión para el desarrollo tecnológico. America Online y CompuServe conectaron sus propios sistemas de correo electrónico a Internet, lo que marcó el comienzo de la adopción a gran escala del correo electrónico de Internet como estándar global.
Por ejemplo, MPINet, el primer grupo de debate online para profesionales del segmento de congresos y reuniones, se creó como foro en CompuServe. El comité de constitución se reunió en diciembre de 1993, y el servicio empezó a funcionar online el mes siguiente. Antes de cerrar en 1997, contaba con más de 2.500 miembros, y fue para la gran mayoría de ellos el primer contacto con el correo electrónico.
A comienzos de 1993, la Web tenía un total de 130 sitios, en comparación con los billones de páginas con su propia URL que existen hoy en día.
1994
Dos estudiantes de Stanford crearon “La guía de la Red de Jerry”, que pronto se llamaría Yahoo!, para hacer un seguimiento de los sitios Web que les interesaban.
McGettigan Partners (ahora Maritz McGettigan) introdujo el primer paquete de software, diseñado para el segmento de congresos y reuniones, para realizar un seguimiento de gastos y proveedores. Esto dio lugar a Core Discovery, que al principio solamente estaba disponible para los clientes de McGettigan. La empresa lanzó una versión actualizada en 1998, con el nombre de Real-Planner, que disponía de una interfaz Web de libre acceso. En 1999 llegó a constituirse en una empresa aparte que ofrecía un sistema de información sobre proveedores y un paquete de soluciones para la consolidación, ambos basados en la Web.
El primer blog (diario online) fue creado por Justin Hall. En noviembre de 2006, Technorati ya realizaba un seguimiento de casi 60 millones de blogs, algunos de cuales se especializaban en el segmento de congresos y reuniones.
1995
PlanSoft empezó a desarrollar www.plansoft.com (ahora www.mpoint.com), la primera base de datos de espacios para reuniones, que integraba un sistema de petición de propuestas, dotado de un motor de búsqueda. Se trataba de un consorcio único constituido por una empresa privada (PlanSoft), dos asociaciones (MPI y la Sociedad Americana de Ejecutivos de Asociaciones), y tres cadenas hoteleras (Marriott, Sheraton, y Hyatt). Comenzó a funcionar online en 1997.
Holiday Inn fue la primera cadena hotelera en lanzar un sitio Web con una herramienta para reservar habitaciones online.
Aparecieron las primeras herramientas para la inscripción online –codificadas a mano por programadores especializados–, cuyo impacto visual fue muy significativo.
1996-1997
El Hotel Miyako de San Francisco (ahora el Radisson) proporcionó el primer sistema de petición de propuestas, creado por Cardinal Communications.
Passkey, empresa pionera en alojamiento online, fue constituida por el hotelero Bob Motley y el organizador de reuniones Brian Layton. La primera reunión que se organizó a través de Passkey se celebró en 1998 en un hotel de la cadena Sheraton ubicado en Nueva Orleáns, a la que asistieron 900 personas.
Cardinal Communications creó Meeting Industry Mall, el primer portal interactivo para la organización de congresos y reuniones.
Durante este periodo, la gran mayoría de las principales cadenas hoteleras y de las asociaciones relacionadas con el sector de los eventos desarrollaron sitios Web.
Cardinal Communications presentó la primera herramienta basada en plantillas, lo que permitía a los organizadores crear páginas de inscripción parcialmente personalizables, sin tener que recurrir a un diseñador profesional. Ésta fue la precursora de incontables proveedores de servicios de aplicación.
1998
Lee Travel creó la primera generación de sistemas integrados de inscripción y de reservas de alojamiento y billetes de avión, que incorporaba tarifas de zona.
1999
EventSource (que luego pasó a ser ProcurePoint, antes de desaparecer) y StarCite presentaron un sistema de subastas para salas de reuniones.
HotDatesHotRates.com fue uno de los primeros sitios Web en ofrecer “existencias sobrantes” – espacios para reuniones y habitaciones de hotel – normalmente con escasa antelación y descuentos.
En septiembre de 1999, seeUthere.com lanzó el primer proveedor comercial de servicios de aplicación (ASP en sus siglas inglesas) para la organización de eventos (a diferencia de un programa de software instalado en un ordenador) para corporaciones, asociaciones y reuniones de pago, que ofrecía la posibilidad de abonar la cuota de inscripción con tarjeta de crédito. Evite.com lanzó casi al mismo tiempo un sitio Web orientado al consumidor, que luego fue comprado por Ticketmaster. En 1999 no existía otro sistema igual.
Algunos gurúes de la tecnología predijeron un derrumbamiento total del sistema informático mundial debido al defecto informático Y2K (la incapacidad de los ordenadores más viejos para distinguir entre el año 1900 y el año 2000). Apenas se registraron problemas en el año nuevo.
2000
Los proveedores de servicios de aplicación –empresas que alquilan aplicaciones basadas en la Web para la gestión de reuniones (a diferencia de un programa de software instalado en un ordenador)– interrumpieron en el mercado, alimentados por la financiación entusiasta de capital de riesgo. Algunos de estas empresas no sobrevivieron el pinchazo de la burbuja de los punto com en 2001.
Se celebró ExpoExchange, la primera feria de muestras virtual.
Shockfish presentó SpotMe, un PDA que incorporaba un dispositivo portátil inalámbrico, que permitía a los asistentes visualizar las fotografías y los datos de contacto de otras personas ubicadas en un radio de menos de siete metros.
GetThere Direct Meetings lanzó la primera herramienta para reservas de grupo, que fue seguida en 2003 por otras herramientas similares, tales como Groople y Hotel Planner, principalmente para pequeñas reuniones.
El Convention Industry Council (www.conventionindustry.org) introdujo APEX (Accepted Practice Exchange), la primera iniciativa voluntaria para la implantación de estándares en el segmento de congresos y reuniones.
2001
El uso de herramientas online de colaboración y para reuniones, tales como WebEx y PlaceWare (ahora LiveMeeting) experimentó un fuerte incremento después de los ataques terroristas del 11 de septiembre.
seeUthere.com y TRX ResAssist presentaron el 12 de noviembre el primer sistema de reservas online de billetes de avión para grupos, que funcionaba en tiempo real.
StarCite sacó al mercado el primer sistema bidireccional de petición de propuestas basado en la Web para reservar salas de reuniones y habitaciones de hotel.
2002
La cadena hotelera Hyatt presentó E-mmediate Meetings, una herramienta de reservas online para pequeñas reuniones, del que surgió E-mmediate Response, una herramienta online que proporcionaba una conexión bidireccional entre un sitio Web de petición de propuestas (en este caso, StarCite) y el sistema de ventas de un hotel.
Los primeros programas de “emparejamiento” diseñados para reuniones de empresa llegaron al mercado. El primero de ellos fue Rio de Columbia Resource Group (www.crgevents.com), seguido por IntroNetworks (www.intronetworks.com) y Smart Event de ExpoExchange (www.expoexchange.com). Estos programas, que funcionan de la misma manera que los programas sociales de emparejamiento, como www.match.com, ayudaban a los asistentes a identificar a personas con los mismos intereses.
Los cuadernos Web (MoBlogs) fueron utilizados por primera vez en reuniones, con las empresas tecnológicas tomando la iniciativa.
StarCite, en colaboración con Outtask, Inc., lanzó el segundo sistema de reservas online de billetes de avión para grupos, que funcionaba en tiempo real.
2003
Intellibadge fue la primera empresa en utilizar la RFID (la identificación por frecuencia de radio) para hacer un seguimiento de los asistentes en recintos feriales y salas para las reuniones y conferencias de IEEE (una asociación profesional para el desarrollo de la tecnología, con sede en EE.UU.).
Intel incorporó el Wi-Fi (acceso inalámbrico a Internet) en su chip Centrino. La mayoría de los hoteles, centros de convenciones y aeropuertos ya disponían de ella.
APEX presentó su primer producto (el glosario online - http://glossary.conventionindustry.org/).
2004
El número de reservas online de la cadena hotelera Hilton excedió al de las telefónicas.
PlanSoft y SeeUThere, dos de las principales empresas de gestión de reuniones, se fusionaron para formar OnVantage.
O’Reilly Media inventó el término “Web 2.0”, la secunda generación de la Web que hace hincapié en la interactividad, con un enorme potencial para el segmento de congresos y reuniones.
2005
APEX seguía trabajando en su iniciativa y hubo avances significativos hacia la recomendación de unos estándares voluntarios para la autorregulación de estadísticas de reuniones, peticiones de propuestas, alojamiento e inscripción. Luego lanzó Toolbox 1.0, que incorporaba plantillas para peticiones de propuestas, entre otras herramientas.
Las empresas de software de planificación más antiguas (Peopleware and Amlink) se fusionaron.
Travent Ltd., en conjunción con OnVantage y American Express, lanzó en mayo de 2005 la primera “tarjeta de reuniones corporativas” como medio de adquisición para la gestión online de presupuestos y gastos de reuniones.
2006
OnVantage (el resultado de la fusión de PlanSoft y SeeUThere) y StarCite (el resultado de la fusión de StarCite, b-There y RegWeb) se fusionaron, lo que era el equivalente en el segmento de congresos y reuniones a una fusión entre Microsoft y Apple.
iTunes alcanzó el billón de descargas en mayo de 2006, lo que indicaba no sólo hacia dónde se encaminaban las tendencias sino que también demostraba las fortalezas del Podcast, una aplicación que tiene una gran potencial para el segmento de congresos y reuniones.
Las iniciativas de APEX y de otras organizaciones para la implantación de unos estándares en el segmento de congresos y reuniones seguían avanzando a buen ritmo con el intento de desarrollar un mapa de datos XML –que eventualmente permitirá el intercambio electrónico de datos, o sea, unos verdaderos estándares de datos para el segmento.
La tecnología Web 2.0 empezó a utilizarse cada vez más en el segmento de congresos y reuniones, lo que permitía una mayor interactividad y facilitaba la publicación online de información a través de blogs, blogs de vídeo, Wikis (páginas Web interactivas) y sitios Web del tipo “mash-up” (páginas Web que incluyen información de otros sitios Web).
La tecnología de telefonía móvil, tal como www.log-on.nl, se introdujo en el ámbito de las reuniones, proporcionando una variedad de herramientas, tales como directorios de productos, funciones para el networking, programas de trabajo y un sistema de votación por medio de teléfonos móviles estándares con acceso a Internet.
Los próximos diez años
Los cambios a lo largo de los últimos 20 años han sido increíbles. Pero agarraos, ya que el ritmo del cambio se está acelerando; es probable que las cosas se cambien en los próximos 10 años tanto como en los últimos veinte. La buena noticia es que, a medida que el sistema madure, todo será más fácil con tecnología más inteligente. No obstante, hay que fomentar una actitud positiva hacia el cambio, interiorizarla y tenerla en cuenta cuando se elige una opción; esto será la clave del éxito.
