Los últimos estudios sobre la salud general del sector de congresos y reuniones indican un crecimiento continuado y algunas ligeras modificaciones en los presupuestos.
Los profesionales del sector se han vuelto más habilidosos a la hora de dominar los rápidos cambios en la tecnología para los eventos –desde las plataformas para reuniones híbridas/virtuales hasta dispositivos que facilitan el networking– y la inexorable persistencia de los plazos cortos.
Cynthia Bullock, CMP (el capítulo de Eastern Great Lakes de MPI), no se sucumbió al pánico cuando, el invierno pasado, una tormenta de nieve impidió que varios participantes importantes de una reunión gubernamental para 60 personas, que había organizado, llegaran al lugar indicado, un hotel en la zona de Rockville-Gaithersburg, Maryland. Bullock, que es directora de Integrated Solutions and Services, una empresa con sede en Oakridge, Tennessee, que proporciona servicios para reuniones y eventos, simplemente pidió a aquellos participantes ausentes que participaran virtualmente, estuvieran donde estuvieran.
"Regresaron a casa o al hotel donde se alojaban y utilizaron su portátil o iPad para trabajar con nosotros vía Adobe Connect," explicó. "Lo que salvó la situación".
Bullock no es la única persona que se ha dado cuenta de que el saber organizar una reunión híbrida –es decir, una que combina elementos tanto presenciales como virtuales– es un truco muy útil para tener en su repertorio. En este estudio, más de la mitad de los encuestados (el 51%) indicó que sus organizaciones utilizaban tecnologías virtuales e híbridas para mejorar las reuniones presenciales o para integrar elementos presenciales y remotos.
Al usar semejantes tecnologías a la defensiva, como hizo Bullock para salvar su reunión, algunos organizadores se han dado cuenta de que también les ayudan a mantenerse dentro de su presupuesto.
"Te ahorras todos los costes adicionales de tener que aplazar la reunión a otro día", explicó Bullock.
Pero ha descubierto también que dichas tecnologías pueden utilizarse de forma estratégica para atraer a los ponentes que quizá no puedan tomar un avión para asistir en persona.
"Es una muy buena manera de contar con ponentes de renombre que solo van a hablar durante unos 15 o 20 minutos", aclaró Bullock.
La adopción generalizada de las tecnologías virtuales e híbridas ocurre en un momento cuando la innovación tecnológica ha pasado a formar una parte integral de las vidas de los profesionales del sector de congresos y reuniones en todo el mundo. Muchos de ellos buscan incansablemente mejores maneras de integrar herramientas basadas en la tecnología en todo, desde las peticiones de propuestas hasta el proceso de inscripción, pasando por la experiencia de los participantes; sea para ahorrar tiempo, hacer que una reunión sea más memorable o añadir valor a la misma.
La coyuntura económica parece influir en la disponibilidad para innovar. Las condiciones reinantes en el mercado europeo de reuniones y eventos siguen por detrás de las de los mercados estadounidense y canadiense en términos de estabilidad y recuperación económica, ya que las importantes medidas de austeridad implantadas por los gobiernos de varios estados miembros de UE tendrán un profundo impacto a largo plazo.
En este clima, los profesionales europeos del sector han abrazado la tecnología e innovación con más rapidez y están dispuestos a explorar y adoptar nuevas tecnologías, tanto en aras de la innovación como para mejorar la eficacia. Esto puede deberse a las presiones económicas para hacer más con menos o a diferencias culturales entre regiones.
En contraste, los profesionales canadienses del sector se han visto menos afectados por la incertidumbre económica y, de las tres regiones, son los que menos volatilidad han notado en el volumen de negocio. Mientras que expresan claramente su intención de seguir mejorando la experiencia de los participantes y lograr mejores resultados globales, sienten menos presión a la hora de innovar tecnológicamente y experimentar con nuevas herramientas y soluciones.
DSM, una empresa de Heerlen, Holanda, con 23.000 empleados, ha adoptado activamente las tecnologías para reuniones virtuales e híbridas desde que comenzó la recesión. Alise Long, CMM (el capítulo de Holanda de MPI), directora de comunicaciones para reuniones y eventos estratégicos, utilizó por primera vez el sistema de videoconferencias de Tandberg de la empresa –con la ayuda del equipo TIC de DSM– para conectar a los empleados en la reunión de alta dirección que se celebró en 2009. Quinientas personas, de cinco centros por todo el mundo, participaron en la reunión virtual.
"Fue una experiencia impresionante", dijo; y, como resultado, el sistema de videoconferencias se empezó a utilizar más ampliamente dentro de la empresa.
Long fue tan sorprendida por lo bien que había ido la reunión que, cuando se celebró de nuevo en 2012, optó por el enfoque híbrido, a pesar de que disponía de presupuesto suficiente como para reunir a 400 personas en un evento presencial celebrado en el Gaylord National Resort & Convention Center de Washington, D.C. Además de los asistentes presenciales, hubo otros 3.000 participantes remotos que siguieron la reunión vía streaming vídeo, pudiendo enviar comentarios en formato chat al moderador por medio de una herramienta de comunicación de JET. Si, por ejemplo, se recibía una pregunta de un asistente remoto en Brasil, el moderador decía algo así: "Buenos días, Brasil. He visto tal y cual pregunta", indicó Long. A continuación, un ejecutivo, asistiendo en persona a la reunión, se ponía en pie para responderla.
Para la reunión de la empresa en 2014, Long se ha lanzado a planificar un evento híbrido.
"Ahora es mucho más fácil", contó Long, que está investigando maneras de hacer que el papel de los participantes remotos sea aún más activo.
Las tecnologías virtuales e híbridas no son de lejos la única forma en la que los organizadores estén integrando las nuevas tecnologías en las reuniones. A Brenda Carter, CMP, CMM (el capítulo de Toronto de MPI), directora de eventos de KPMG Management Services LLP, le impresionó cómo los participantes reaccionaron al uso de MingleStick en un evento para 1.400 ex alumnos de la empresa, celebrado en el Sony Centre for the Performing Arts de Toronto. KPMG alquiló unos dispositivos digitales, que los participantes apuntaban los unos a los otros para descargar y almacenar sus datos de contacto, en lugar de intercambiar tarjetas de visita. (Los datos de cada persona habían sido introducidos previamente en el sistema en el momento de registrarse.) Además de ser cómodo, el MingleSticks ayudó mucho a romper el hielo.
"A todo el mundo le pareció muy divertido", dijo Carter. "Había gente de todas las edades, desde veinteañeros hasta septuagenarios. A todos les encantó el concepto".
Shannon Guggenheim, CMP (el capítulo de Texas Hill Country de MPI), que hace poco empezó a trabajar para EventLink International en Dallas como gerente de cuentas senior, después de haber trabajado para Ixia, una empresa tecnológica, descubrió que en su empleo anterior había muchísima demanda de podcasts por parte de los clientes, porque eran más económicos que las reuniones presenciales o porque eran más convenientes. Por su parte, Ixia se dio cuenta de que había demanda entre los ingenieros de redes de webinars sobre temas como una tecnología de prueba de redes que ofrece la empresa y, posteriormente, hizo que los webinars estuvieran disponibles a petición de los ingenieros para su mayor comodidad.
"No es que tengan tiempo para dejar el trabajo durante cinco días para asistir a un evento en algún lugar", explicó.
Las aplicaciones se han convertido también en otra importante herramienta para los organizadores. En un evento gubernamental para 400 personas, por poner un ejemplo, Bullock utilizó un sistema de escaneo móvil para registrar a los participantes y descubrió que funcionaba bien para el cliente.
"Logramos ahorrarles mucho dinero, ya que no era necesario emplear a tanto personal solo para registrar a los participantes", explicó.
Recientemente, Bullock probó también Personify Live, después de haber oído hablar de ello a colegas suyos del sector, pero aún no lo ha adoptado en su trabajo. Esta herramienta de videoconferencias permite a los usuarios realizar presentaciones virtuales utilizando sus propias materiales de presentación como fondo, en vez de la habitación donde se encuentran.
"Solo saber lo que está disponible te da ventaja en este mercado competitivo", comentó.
El creciente uso de la tecnología ha significado que en algunos casos los organizadores han tenido que renegociar contratos para reflejar los menores costes del acceso inalámbrico de alta velocidad a Internet, aunque no es siempre una de las principales preocupaciones.
"No creo que hayamos tenido que renegociar contrato alguno", afirmó Carter, aunque ha notado que en Canadá es cada vez más habitual que se intente conseguir los mejores precios para los servicios de Internet en las conferencias.
Además de dominar un mundo más tecnológico, los profesionales del sector de congresos y reuniones han tenido que afrontar el desafío de unos plazos más cortos. El 53% de los encuestados admitió que los plazos eran cada vez más cortos, frente al 46% en diciembre de 2013. A medida que han aumentado los presupuestos de las organizaciones en unos mercados más estables, los organizadores han tenido que planificar unas reuniones y eventos más grandes en plazos más cortos. La caída en la disponibilidad de habitaciones en los EE.UU. ha planteado diversos retos para las organizaciones acostumbradas a utilizar los plazos cortos para defenderse de las cláusulas de cancelación. En algunos casos, los organizadores y proveedores han revisado estas cláusulas para asegurar unos plazos más largos.
En los últimos años los plazos más cortos han sido la norma para muchos organizadores profesionales, incluyendo a Allyson Wagner (el capítulo de Georgia de MPI), especialista en proyectos de Omnience, una empresa con sede en Atlanta que se dedica a la organización de eventos y al desarrollo de herramientas tecnológicas para ayudar a sus clientes a gestionar inscripciones y los espacios que eligen para sus reuniones.
"Solemos descubrir que nuestros clientes han programado algo provisionalmente", admitió. "Siempre parece que trabajamos a toda prisa, una vez que se haya aprobado el presupuesto. Lo importante son los problemas de financiación".
Pero, al igual que en muchas situaciones que constituyen un reto para los organizadores profesionales, ayuda si uno está preparado.
"Una de las cosas que nos permite ofrecer una repuesta tan rápida es que hemos implementado toda la tecnología", reconoció Wagner.
