No creo que nadie discuta el hecho de que sabemos que la tecnología es –y seguirá siendo– uno de los principales motores del cambio en el mundo. Sobre todo en el mundo del trabajo, la tecnología va a moldear y reorganizar nuestras vidas a lo largo de la próxima década. Algunas de las tendencias claves a seguir incluyen el paso hacia la interacción y actividad online, la acelerada adopción del móvil (particularmente los teléfonos inteligentes) y la forma en la que los medios sociales redefinen nuestras interacciones con personas e información.
Un choque tecnológico generacional
La implicación es que la gente se está sintiendo cada vez más cómoda con el uso continuo de la tecnología para todo. Esto provoca cierto grado de tensión en los lugares de trabajo, específicamente en términos de estilos generacionales. Los más jóvenes no entienden el modo de abordar la comunicación y el flujo de trabajo de sus compañeros mayores y viceversa, lo que provoca conflictos sobre cómo celebrar reuniones efectivas (¿debemos permitir los portátiles y teléfonos inteligentes?) e incluso cómo proporcionar una buena atención al cliente (no conozco a nadie con menos de 35 años que realmente quiera conocer en persona a sus asesores financieros, aunque parece ser que esto es algo en lo que insisten los asesores financieros internacionales).
Existe una sencilla razón por ello. Cuando la mayoría de las personas que nacieron en la postguerra (hasta bien entrado los años 60) empezó a trabajar, no había teléfonos móviles, ni correo electrónico, ni máquinas de fax. Era un mundo de marcado decádico, operadores de larga distancia, servicios de mecanografía y el télex. Estas personas aprendieron que la forma más eficiente de resolver un problema era entrar en un despacho, sentarse enfrente de otro ser humano, mirarle a los ojos y hablar a fin de buscar una solución. Las reuniones suministraban información de forma eficiente a grupos de personas y eran la opción por omisión. Si no se podía celebrar una reunión, una llamada telefónica quizá fuera suficiente –aunque se trataba de un opción problemática e incómoda (la gente o no tenía su propio teléfono o no tenía un servicio de contestador cuando se encontraba fuera de la oficina)–. En el caso de que fallaran ambos métodos, se recurría a la escritura; los memorándum o las cartas internas eran las formas de comunicación menos eficaces. No es de sorprender que las reuniones sigan siendo la preferencia de las personas que nacieron en aquella época.
Pero llegó la Generación X (las personas nacidas en los años 70 y 80). Esta generación que se crió con los ordenadores y ha pasado casi toda su vida profesional con un teléfono móvil en la mano y un ordenador con correo electrónico muy a mano. La escritura es de lejos su elección preferida para la comunicación eficiente. Sus preferencias son el correo electrónico y la mensajería instantánea. La información llega instantáneamente, puede componerse tan solo de un par de renglones, no requiere saludos ni salutaciones y puede ser tan falta de emoción como requiera la situación.
Si la Generación X no puede escribir, utiliza la siguiente forma de comunicación más eficaz: el teléfono. No un teléfono fijo, si lo puede evitar: móvil a móvil. Prefería el correo de voz porque, de otro modo, tendría que entablar una conversación de verdad. Y si el teléfono no es una opción, recurrirá a lo que percibe como la forma de comunicación menos eficaz: una conversación cara a cara. No es de sorprender, por lo tanto, que sus preferencias sean diametralmente opuestas a las de sus compañeros de trabajo mayores.
Lo que significa que las dos generaciones que dominan el mundo del trabajo tienen expectativas y deseos muy distintos por lo que se refiere a cómo debe ser la buena comunicación. Y eso significa que tienen opiniones muy diferentes de cómo debe ser una buena conferencia.
Más poder para la gente
Uno de los cambios actuales más importantes tiene que ver con la cantidad de tecnología que se utiliza durante la mayoría de las reuniones y conferencias. Las sesiones de las conferencias se llenan cada vez más de personas muy atareadas con sus teléfonos inteligentes o portátiles, mientras que al mismo tiempo escuchan al ponente o participan en un taller. Pero si se les mira fijamente, se verá cierta frustración reflejadas en sus rostros. Las conferencias no están adaptadas a sus necesidades tecnológicas.
Más energía eléctrica. La mayoría de los espacios para conferencias no proporcionan ni mucho menos suficientes fuentes de alimentación. Debe haber un número adecuado de enchufes ubicados a intervalos bien pensados en cada sala de reuniones y debajo de todas y cada una de las mesas. A los delegados se les proporciona agua y, a veces, un cuenco de deliciosos caramelos. ¡Dales energía eléctrica también!
Acceso a Internet. El acceso a Internet no debe ser una ocurrencia tardía o un extra opcional en una conferencia. Y los delegados no deben tener que pagar por él. A no ser que pienses cobrarles el agua, el té y el café, y por utilizar los servicios, el acceso a Internet debe incluirse en el coste de la conferencia. Es una utilidad y, dicho sea de paso, una que es esencial. Debe estar disponible. Debe ser rápido. No quiero que los organizadores me regalen otro bolígrafo o bloc de notas, con el branding del espacio. Les ruego gasten el dinero en proporcionar un acceso gratuito a Internet.
¿Me oyen ahora? Procura que el espacio donde se va a celebrar la conferencia disponga de una cobertura móvil adecuada. Si no es el caso, presiona a tu proveedor de telefonía móvil hasta que mejore la estación base local y aumente la señal. A no ser que quieras prohibir el uso de los móviles en el espacio (y puede que sea una buena idea), asegúrate de que los delegados no tengan que colgarse por el balcón de la segunda planta para obtener suficiente cobertura para llamar al trabajo.
Actualiza la tecnología. Consigue proyectores de datos y sistemas de sonido decentes, a buenos ponentes y a alguien que domine la tecnología para verificar si todo se ha instalado debidamente. (Una de mis mayores frustraciones son las luces colocadas encima de la pantalla que no se pueden bajar o apagar independientemente de las demás luces de la sala y los equipos eléctricos sin toma de tierra que generan un zumbido bajo vía el sistema de altavoces.)
Si los espacios y organizadores no consiguen satisfacer las necesidades tecnológicas de las generaciones más jóvenes, pueden arriesgarse a perder negocio. Debes actuar ahora para ir por delante de la curva tecnológica y garantizar que tus conferencias dispongan de todo lo necesario. One+
