La Web 2.0 está transformando el marketing y la gestión en el sector de congresos y reuniones, aportándoles muchas ventajas a los organizadores, expositores y asistentes. No obstante, se trata de un término impreciso que abarca una amplia gama de tecnologías que forman parte de la ola de cambios radicales que está arrasando la sociedad y el mundo empresarial.
El presente artículo abordará los componentes claves de la Web 2.0, con el acento en el impacto que tiene en el sector de congresos y reuniones. La Web 2.0 gira en torno a los individuos –los contenidos generados por los usuarios están transformando la estructura de la Web–, dejando atrás las páginas web estáticas para convertirse en un plataforma participativa. He aquí algunas de las aplicaciones más destacadas:
Los wikis
Los wikis son sitios web interactivos. El más conocido de todos es Wikipedia (www.wikipedia.org), una enciclopedia online gratuita con más de 12 millones de artículos en más de cien idiomas. Los internautas han generado todos los contenidos de este sitio muy útil.
Una de las aplicaciones de Wiki, de la que los profesionales del sector de congresos y reuniones pueden sacar gran provecho, es Google Docs (http://docs.google.com), que dispone de un procesador de textos y hojas de cálculo gratuitas. Las hojas de cálculo constituyen una muy buena herramienta de gestión de proyectos, con una serie de estupendas aplicaciones para la industria de los eventos. Por medio de Google Docs se pueden importar hojas de cálculo Excel o crear hojas de cálculo online. La persona que las crea puede invitar a otros a visualizarlas o editarlas. Si alguien realiza un cambio en una de las celdas de la hoja de cálculo, todo el mundo visualizará la modificación inmediatamente; ¡todos tienen acceso simultáneamente a la misma página! Lo que hace innecesario enviar las versiones actualizadas de la hoja de cálculo por correo electrónico.
Si eres organizador profesional que colabora con alguien que se encuentra en otro lugar o in situ, o si tienes que tratar con un proveedor, debes considerar el uso de esta aplicación de Wiki, una herramienta de gestión de proyectos Web 2.0 tanto útil como gratuita.
Los blogs
Los blogs son bitácoras online que suelen ser redactados por un individuo o grupo. Las entradas suelen clasificarse por fechas, con las más recientes en primer lugar, y en muchos casos los usuarios pueden publicar comentarios. Hay millones de blogs. Technorati (www.technorati.com), el Google de los blogs, te permite realizar búsquedas con casi cualquier palabra o frase; y encontrarás un blog sobre el tema en cuestión.
Los blogs pueden utilizarse para promocionar eventos. Muchas asociaciones del sector, como PCMA, MPI o ASAE, han creado canales de blogs sobre los eventos que organizan para despertar el interés del público, obtener retroalimentación y crear una comunidad. Tuve ocasión de ver lo útil que es en el eMERGE Technology Showcase para IAEE. Los ponentes de la primera edición de este evento accedieron a publicar información en el blog de eMERGE (www.emergeblog.com) sobre los temas elegidos para sus presentaciones. Después de varias publicaciones, aumentó el tráfico hacia el sitio web del evento, lo que demuestra la utilidad de estas herramientas de promoción gratuitas.
Si te gustaría publicar tu propio blog, Blogger (www.blogger.com) es un buen sitio para empezar, además de ser gratuito.
Los podcasts
Los podcasts son programas de entrevistas de radio/vídeo disponibles a petición del usuario, a los que se puede acceder a través de un ordenador o descargar con un iPod u otro dispositivo de MP3. Es barato grabarlos y se pueden distribuir, básicamente gratis, vía iTunes, otro distribuidor de podcasts, y/o a través de un sitio web.
Los podcasts también constituyen una muy eficaz herramienta de promoción para eventos. Las reuniones generan contenidos. Por ejemplo, realizar un podcast de unas entrevistas con los ponentes sobre sus presentaciones es la mejor manera de animar al público a asistir a un evento. Si se hacen debidamente, los podcasts aumentarán el tráfico hacia tu sitio web, generarán negocio y atraerán al público al evento en cuestión.
YouTube y los canales de distribución de vídeos
Los vídeos están de moda. Uno de los canales de distribución de vídeos más conocidos es YouTube (www.youtube.com), con millones de vídeos a disposición de los usuarios que pueden publicar los suyos gratuitamente.
Un ejemplo clásico de un “vídeo viral” –uno que generó millones de visualizaciones gracias al hecho de que los usuarios lo compartiesen los unos con los otros– es Will It Blend. BlendTec (www.willitblend.com) comercializa una licuadora muy cara que puede con casi cualquier cosa. El director general de la empresa, en una ráfaga de inspiración, empezó a publicar en YouTube vídeos baratos en los que se veía la licuadora triturando objetos raros (bolas de golf, canicas, trozos de madera y, en el momento álgido del lanzamiento del nuevo móvil, un iPhone). El vídeo original del iPhone realizado por BlendTec (http://www.youtube.com/watch?v=qg1ckCkm8YI&feature=channel_page) ha generado más de 6,5 millones de visualizaciones gracias al hecho de que los usuarios lo hayan compartido los unos con los otros; y todo por un coste total de alrededor de 600 dólares.
Los organizadores profesionales pueden aprovechar estos canales de distribución gratuita de vídeos para promocionar sus eventos. Antes del evento, sopesa la posibilidad de grabar vídeos cortos de los ponentes hablando de sus presentaciones para publicarlos en los canales de distribución con un enlace hacia tu sitio web, además de publicarlos en el mismo. Los usuarios visualizarán estos vídeos. Pueden promocionar tu evento de un modo emocionante e impactante a una fracción del coste de hacerlo a través de los medios tradicionales.
El software social
Los sitios sociales son actualmente el componente más visible de la Web 2.0. MySpace (www.myspace.com), Facebook (www.facebook.com), LinkedIn (www.linkedin.com), Plaxo (www.plaxo.com) y Xing (www.xing.com) son sólo algunos de los muchos sitios web donde las personas se relacionan por motivos sociales o profesionales. I-Meet (www.i-meet.com) es una red social que ha sido desarrollado específicamente para profesionales del sector de congresos y reuniones. Todos ellos permiten a los usuarios publicar su perfil y foto, y ponerse en contacto con sus amigos y colegas.
Hay personas que piensan que estos sitios son una pérdida de tiempo y exclusivamente para adolescentes que quieren compartir sus datos y experiencias personales. No obstante, si realizas una búsqueda con “organización de reuniones”, encontrarás actividad en todos ellos. Proporcionan a los organizadores profesionales un canal por el que relacionarse y compartir experiencias de modo novedoso.
Para poner un ejemplo, Facebook Connect te permite insertar un “botón” de Facebook en la página de inscripción del sitio web del evento, con el título “¿Te interesa un descuento? ¡Invita a tus amigos de Facebook y conseguirán un descuento también!” El asistente al evento hace clic en el botón para abrir su propia página en Facebook para elegir a sus amigos. Todo el mundo obtiene un descuento y, por medio de esta aplicación sencilla y gratuita, se puede aumentar el número de asistentes al evento. Varios proveedores de tecnología para la gestión de participantes lo incorporarán pronto.
Un número de asociaciones ha publicado páginas en Facebook con información sobre sus eventos para crear comunidad y levantar expectación, también.
Además, las aplicaciones para el networking diseñadas especialmente para la industria de los eventos, como Pathable (www.pathable.com) CrowdVine (www.crowdvine.com) o IntroNetworks (www.intronetworks.com), incorporan estas herramientas de los medios sociales para crear sitios sociales específicamente para el sector de congresos y reuniones.
Twitter y otras aplicaciones de telefonía móvil
Se puede definir Twitter como una mezcla de mensajería de texto y chat. Los usuarios envían mensajes cortos de menos de 140 caracteres (conocidos como “tweets”) normalmente sobre lo que están haciendo actualmente. Esta aplicación muy abierta permite a los usuarios monitorizar a cualquier persona que se ha dado de alta en Twitter, lo que significa que cuando abran la aplicación, verán los “tweets” publicados por las personas de su elección. Por ejemplo, mi página en Twitter tiene la siguiente URL: www.twitter.com/corbinball.
Esta aplicación es importante para el sector de congresos y reuniones porque es ante todo una aplicación de telefonía móvil. Las personas utilizan Twitter para hacer comentarios sobre las reuniones a las que asisten y para ponerse en contacto con gente que comparte los mismos intereses. Por ejemplo, en la conferencia de MeetDifferent, que MPI celebró recientemente en Atlanta, el hashtag de Twitter (la palabra de búsqueda) era #meetdifferent (es importante no olvidar la almohadilla). Si realizas una búsqueda con esta palabra en http://search.twitter.com, podrás ver todos los “tweets” publicados sobre el evento.
Otros proveedores de aplicaciones de telefonía móvil, como Poll Everywhere (www.polleverywhere.com), VisionTree (www.visiontree.com), Zuku (www.zukuweb.com), QuickMobile (www.quickmobile.com) o Snipp (www.snipp.com), disponen de una gama de aplicaciones de networking, de votación y de información para reuniones, ferias de muestras y eventos.
Los sitios web de reseñas
Es posible que de todas las aplicaciones Web 2.0 los sitios web de reseñas tengan al final uno de los impactos más grandes en el sector de congresos y reuniones y en la sociedad en general.
Un buen ejemplo de ello es Trip Advisor (www.tripadvisor.com), uno de los sitios web más visitados por las personas que buscan información sobre hoteles. Los comentarios que se publican de estos sitios suelen proporcionar una descripción más precisa de los servicios y las instalaciones de un hotel que la información disponible en el sitio web del mismo. Las impresiones sin florituras de los clientes, normalmente con algunas reseñas buenas y otras malas, ayudan sobremanera a tomar decisiones de compra. Ya existen sitios de reseñas para casi cualquier producto o servicio; Yelp (www.yelp.com) es uno de los sitios de reseñas sobre restaurantes y muchos otros servicios.
Han aparecido varios sitios de reseñas diseñados específicamente para los organizadores profesionales, entre los que se encuentran MeetingUniverse (www.meetinguniverse.com), Meetings Intelligence Exchange (www.meetingsintel.com), MeetingsCollaborative (http://meetingscollaborative.com) y Elite Meetings (www.elitemeetings.com). Incluyen reseñas de espacios para reuniones y de hoteles. Es posible que uno de estos sitios se convierta en el “Trip Advisor” del sector de congresos y reuniones. No cabe duda, sin embargo, de que si eres proveedor para el sector, se publicarán comentarios sobre tus servicios y productos en los sitios de reseñas, que tendrán un peso cada vez mayor en las decisiones de compra de los organizadores profesionales.
Éstos son sólo algunos ejemplos de cómo la Web 2.0 está cambiando el sector de congresos y reuniones. Gracias a estas aplicaciones, la Web se ha vuelto más interactiva, modificando constantemente la forma en la que se comercializan y se gestionan las reuniones. No sólo afectarán a nuestro trabajo como organizadores profesionales, sino que también tendrán un impacto cada vez mayor en la sociedad en general.
