La mala coyuntura económica y los infortunios financieros globales dominan actualmente las noticias. A medida que se menguan las empresas y asociaciones, a los organizadores de reuniones se les están pidiendo que hagan más que antes con menos dinero.
La buena noticia es que la tecnología para congresos y reuniones puede ayudar a aumentar la eficacia, así como tener un efecto multiplicador y reducir los gastos globales de explotación. He aquí algunas opciones que los organizadores deben considerar:
La inscripción online:
Comparados con el procesamiento manual de inscripciones y pagos del siglo pasado, los sistemas de inscripción online pueden aumentar en un 90% o más la eficacia de dichas tareas. Con precios que van desde los tres dólares por inscripción, las empresas que se dedican a la gestión online de inscripciones automatizan la recolección de datos, simplifican el proceso de pago y envían confirmaciones automáticas, mientras que mejoran la atención al cliente (con una disponibilidad de las 24 horas del día, los siete días de la semana) y la precisión (ya que los participantes introducen ellos mismos sus datos. Puesto que los datos y el software se gestionan y se actualizan de forma remota en bases de datos seguras, no suele ser necesario el apoyo de sistemas de información locales, lo que reduce los costes aún más.
El alojamiento:
La gestión de bloques de habitaciones en hoteles ubicados por toda la ciudad, o incluso de las reservas hoteleras de reuniones más pequeñas, siempre ha sido una tarea laboriosa que genera mucho papeleo. Muchas de las empresas de inscripción online arriba mencionadas ofrecen aplicaciones sofisticadas para gestionar múltiples bloques de habitaciones, emparejamientos idóneos para los que quieren compartir habitación, cancelaciones y mucho más, a menudo con ningún coste adicional para el organizador, que encima ahorra mucho tiempo.
La gestión de ponencias/ponentes:
Las asociaciones que suelen gestionar un gran volumen de ponencias (abstracts) y muchos ponentes suelen necesitar a un equipo de administrativos para llevar toda la correspondencia, lo que incluye la presentación y revisión de ponencias, la programación de presentaciones, los contratos, las biografías y las fotos de los ponentes, las sinopsis de las sesiones, los objetivos de aprendizaje, los programas de PowerPoint y así sucesivamente. En la actualidad, los sistemas online de gestión de ponencias y ponentes se ocupan de todos estos detalles en una base de datos online centralizada, y muchos de ellos también simplifican la gestión de ponentes y la grabación de ponencias in situ, así como su posterior distribución. Aunque estos sistemas tienen cierto coste, el ahorro de mano de obra y los potenciales ingresos provenientes de la venta online de los programas a menudo cubren estos gastos e incluso generan beneficios.
La gestión de exposiciones:
Sigue habiendo muchas exposiciones que se gestionan por medio de grandes planos de planta y cantidades industriales de pintura correctora para realizar correcciones y modificaciones. Se apuntan con lápiz las empresas que han contratado espacio y los datos se recolectan con soporte de papel. El software de gestión de exposiciones puede eliminar el uso de papel, permitir las ventas online y reducir la necesidad de mano de obra, y al mismo tiempo brindar la oportunidad de aumentar los ingresos adicionales y dinamizar el marketing online de los expositores antes, durante y después del evento.
Las reservas hoteleras:
Las peticiones de presupuesto (RFPs en sus siglas en inglés) que se envían a los hoteles por correo electrónico o fax para la contratación de alojamiento y salas de reuniones requieren mucho tiempo y plantean problemas porque no están sistematizadas. En el caso de las grandes empresas, estas peticiones provienen de muchas personas, muchas de las cuales no son organizadores experimentados, lo que frecuentemente expone a su empresa a una gran responsabilidad contractual. A menudo es difícil monitorizar estos gastos, sobre todo si los realiza un gran número de asistentes administrativos de múltiples divisiones y departamentos. Sirve el viejo refrán: si no sabes cuánto estás gastando en reuniones, ¡es probable que sea demasiado!
Afortunadamente existen varias herramientas online que lo sistematizan todo, automatizando los procesos de comunicación, negociación y aprobación de contratos con los hoteles. Cuando se monitorizan estos gastos, se puede evaluar el coste de la reunión por cadena hotelera y utilizar estos datos para obtener acuerdos de proveedores preferentes. También pueden proporcionar directrices para el personal con menos experiencia, encargado de reservar salas de reuniones. Las personas que utilizan un programa sistematizado de este tipo suelen hablar de un ahorro de entre el 30 y el 40%.
La gestión de proyectos:
Las reuniones son esencialmente proyectos cuyas múltiples tareas se suelen encargar a varias personas, incluyendo a organizadores y proveedores. Las herramientas para gestionar líneas de tiempo, documentos compartidos y plazos claves, así como para asignar tareas y monitorizar procesos pueden aumentar sobremanera la eficacia de cualquier organización. Por fortuna, hay varias herramientas online para facilitarlo todo. Algunas son gratuitas y otras muy económicas.
Las herramientas para medir el ROI (retorno sobre la inversión):
A veces el hacer más con menos recursos no tiene nada que ver con ahorrar dinero, tiempo o trabajo. Se trata de organizar reuniones mejores y más provechosas. Afortunadamente, se comercializan actualmente productos web diseñados para desarrollar la métrica a fin de monitorizar y medir el ROI, ayudando así a los organizadores y diseñadores estratégicos de eventos a mejorar sus productos.
El marketing de las reuniones:
Se trata de un campo en el que están cambiando todas las reglas. Las tecnologías Web 2.0, incluyendo blogs, micro-blogs, podcasts, vídeos virales, los sitios de las redes sociales y de reseñas ya facilitan canales gratuitos o muy baratos para el marketing de reuniones y ferias de muestras, frente a los medios convencionales. Para muchos responsables de marketing tradicionales requiere cierto cambio en su forma de pensar, pero puede abrir nuevos canales de comunicación con los organizadores de reuniones, que están adoptando estas tecnologías cada vez más. Y, como ya se ha mencionado, la buena noticia es que suelen ser mucho más baratos que los medios tradicionales.
La planificación de citas:
La planificación de conferencias para los organizadores que necesitan asignar salas de reuniones, así como para los asistentes que intentan organizar su programa y sus citas, es otra tarea que implica mucho papeleo; y muchas veces cada uno tiene que arreglárselas. En cuanto a esta tarea, las herramientas automatizadas alojadas en la Web pueden ahorrar mucho trabajo.
La colocación de los invitados en los banquetes:
La colocación de los invitados en los banquetes formales puede ser una tarea desalentadora. Hay un programa que cuesta menos de 30 dólares, que genera gráficamente un plano de la disposición de asientos, agrupa a los invitados e imprime tarjetas de mesa, entre otras muchas prestaciones. Con el tiempo que ahorra, ¡el sistema se amortizará en menos de lo que dura un solo evento!
Las reuniones virtuales:
Aunque las reuniones presenciales seguirán siendo un medio muy importante para el intercambio de información y el networking, las reuniones virtuales y, específicamente, el uso de los sistemas de videoconferencias ha aumentado sobremanera debido a los recortes en los presupuestos de viajes. Para los intercambios de información cortos, es una de las mejores y más económicas opciones que los organizadores de reuniones tienen a su disposición.
Otras herramientas que ahorran trabajo y mejoran el servicio:
Existen otras tecnologías que pueden ayudar a los organizadores a hacer más con menos. Éstas incluyen los programas para la creación de encuestas, los mandos de votación interactiva y las herramientas para gestionar contratos, recaudar fondos, gestionar los servicios de catering y generar planos de espacios para reuniones, entre otros muchos productos.
Los cambios negativos en la coyuntura económica son cíclicos y el clima financiero mejorará con el tiempo. Mientras tanto, los organizadores de reuniones que han visto cómo se les ha reducido el presupuesto, o cómo se les exige más dedicación, deben echar mano a las tecnologías arriba descritas para intentar hacer más con menos.
