Desde hace algún tiempo han crecido el número de reuniones, convenciones o sesiones de formación en las que los asistentes son parte del engranaje de la acción y pueden participar de manera activa, creando un diálogo entre público y ponentes. En el desarrollo y uso de este tipo de herramientas, las agencias de eventos juegan un papel muy destacado, ya que, de alguna manera, actúan de prescriptoras.
Las sesiones interactivas están permitiendo que las relaciones entre ponentes y público sean más cálidas y participativas. Un acercamiento que es posible gracias a los sistemas electrónicos de votación en directo, a través de mandos inalámbricos. “Antes las reuniones se limitaban a que mientras un ponente daba una charla la audiencia escuchaba, siendo muy difícil que pudiese participar de una manera interactiva”, recuerda Javier Robredo, director Comercial de Innevento.
Sin embargo, en estos momentos, cada vez son más el número de eventos que recurren a los mandos inalámbricos de votación como un elemento diferenciador en acciones que, de otra manera, serían muy estáticas.
“El empleo de estos mecanismos”, explica Isabel de Tomas, directora de servicios al cliente de SCP y una profesional con muchos años de experiencia en el mundo de los eventos, “es siempre recomendable en aquellas acciones en las que se quiera remarcar y destacar cifras, datos, situaciones e incluso emociones”. Una opinión que es compartida por Robredo, quien además añade que “los sistemas de votación electrónicos hay que utilizarlos cuando se desee obtener un feedback de la audiencia, independientemente de lo que deseemos comunicar, aunque lo más habitual es que se recurra a ellos cuando es necesario presentar un plan de acción, un estudio o un informe. En nuestro caso siempre que hemos utilizado estas herramientas lo hemos hecho cuando hay un contenido didáctico o informativo y es necesario recibir algún tipo de respuesta por parte de la audiencia”.
Prescriptoras
Aunque cada vez haya más clientes finales que conocen la existencia de los mandos interactivos de votación, la mayor parte de las veces suelen ser las agencias de eventos las que actúan de prescriptoras y las que asesoran sobre su uso. La razón, como explica Isabel de Tomas, es bien sencilla: “es complicado que los clientes conozcan todos los instrumentos multimedia que existen en el mercado, por lo que generalmente es una propuesta de la agencia”.
Por otra parte, al tratarse de herramientas, relativamente novedosas y con muy pocas compañías reputadas en el mercado, es habitual que sean las agencias quienes propongan su utilización a los clientes “puesto que no es un sistema demasiado conocido, aunque actualmente se encuentra en proceso de expansión, “puntualiza Bárbara Fraguas, responsable de proyectos de BSB.
Fraguas considera que estos sistemas implican nuevas formas de plantear los eventos. Y no oculta que, para las agencias “es un campo que nos abre miles de posibilidades”.
Tal vez el hecho de que este tipo de tecnología no sea excesivamente conocida produce inicialmente en los clientes una cierta reticencia. Sin embargo, como afirma Lourdes Moreno, del departamento Operativo de Divertia Smile, “una vez que les haces una demostración suelen responder de manera muy positiva”.
En este sentido, el responsable comercial de Innevento reconoce que, “cuando los clientes conocen el mecanismo y los resultados que se pueden obtener, quedan gratamente encantados”.
La prueba definitiva que hace que los clientes que recurren a los mecanismos de voto interactivo se muestren satisfechos es cuando comprueban cómo reacciona la audiencia. Ésta suele comportarse inicialmente de una manera incrédula y sorprendida “hasta que aprenden cómo funciona. Una vez que lo han hecho les gusta e incluso les resulta divertido”, explica Bárbara Fraguas.
La aceptación por parte de la audiencia es, a juicio de la directora de servicios al cliente de SCP, bastante alta, “porque suele ser una actividad que sirve para romper la monotonía de los discursos o que suele complementar los tiempos muertos”.
Actividades
El abanico de posibilidades que se abre en cualquier reunión gracias a los sistemas de votación electrónica es bastante amplio. “Se pueden hacer desde juegos a recuentos de votos, además de acciones simples de respuesta corta (si/no)”, asegura la responsable de proyectos de BSB.
Al tratarse de un sistema versátil, es posible llevar a cabo toda clase de acciones que quieran ser cuantificadas: “toma de datos anónima y en vivo, mediante cuestionarios interactivos, votaciones para la elección de cargos, encuestas sobre productos o juegos”, enumera Lourdes Moreno.
Según la directora de servicios al cliente de SCP, tanto los juegos como las respuestas son actividades básicas “que se emplean con mucha asiduidad”, pero reconoce que las posibilidades que ofrecen estos sistemas son muy amplias.
“Recuerdo que en una ocasión se utilizaron los votadores para hacer despegar, por medio de la pulsación de todos los participantes, una nave espacial que aparecía en la pantalla”.
Pese a que la versatilidad de los mandos permita múltiples acciones, los profesionales de las agencias de eventos reconocen que, en la mayor parte de las ocasiones no se aprovecha todas sus posibilidades. “Se podrían utilizar en infinidad de ocasiones en un evento, pero se utiliza sólo el 10% del potencial que ofrecen”, se lamenta Lourdes Moreno.
Desde las agencias de eventos consideran también que, en algunos casos, los votadores electrónicos tienen sus limitaciones. Según De Tomas, “están reducidos a aquellos espacios en los que se puede implementar las necesidades de esta tecnología, por lo que para eventos al aire libre no son muy operativos”. Asimismo, según Moreno, se echa en falta la existencia de juegos adaptados al mercado español. Lo que conlleva que, para ser competitivos, en precio, “adaptamos juegos creados para otras empresas, normalmente extranjeras, por lo que la dinámica no suele estar pensada para el carácter español. Nos hace falta disponer de programadores en España que adapten las aplicaciones posibles a la realidad del mercado español”.
Coste
Por lo que se refiere al coste de este tipo de herramientas, las agencias de eventos consideran que no es un sistema barato, auque sí eficaz. “A mi juicio el precio es alto si lo comparamos con el volumen total de un evento. Bien es cierto que dentro del precio, al menos en nuestro caso, vino incluido el transporte”, reconoce Robredo.
Por su parte, desde Divertia Smile, Lourdes Moreno opina que “el alquiler de estos sistemas no es caro. Lo que resulta costoso es realizar un programa específico para un cliente, por lo que solemos adaptar alguno ya creado”.
