"¿Conoces un buen chiste que pueda contar mañana durante mi presentación?" me preguntó una vez Ellen, una ejecutiva de mi empresa, en una conferencia internacional de ventas celebrada en 2000.
Yo acababa de realizar la presentación de mi vida ante 800 compañeros de trabajo de Yahoo!, incluyendo a la alta dirección. Ellen, que no es una oradora nata, quería cosechar el mismo éxito, y esperaba que fuera tan sencillo como hacerse con una anécdota para inyectar un poco de humor en su casi interminable presentación de PowerPoint.
Yo supe enseguida que un chiste no era la solución y, aún peor, no tenía ni idea de cómo ayudarle a mejorar en un solo día sus dotes de oratoria. Hasta la fecha me las apañaba con entusiasmo y soportes visuales. Era consciente de que se trataba de una situación insostenible. A lo largo de los siguientes años estudié el arte de la oratoria y leí docenas de libros sobre la materia. En 2003, uno de esos libros cambió mi vida por lo que se refiere a mis esfuerzos para perfeccionar mis aptitudes en este campo, proporcionándome por fin algunas herramientas prácticas para ayudar también a otros a mejorar sus presentaciones.
El libro en cuestión se titula Working the Room de Nick Morgan. Después de haber estudiado a algunos de los mejores oradores de todos los tiempos, Morgan se dio cuenta de que todos tenían algo en común: la creencia de que “la única razón para hacer un discurso es para cambiar el mundo”.
Finalmente contraté a la empresa del autor (Public Words Inc.) para ayudarme a desarrollar mi floreciente carrera como ponente. Public Words asiste a las empresas a mejorar las dotes oratorias de sus empleados para presentaciones importantes, además de trabajar con los ponentes profesionales como su seguro servidor. A lo largo de los últimos cinco años he aprendido mucho sobre cómo realizar presentaciones que animen al público a actuar.
Hay que reconocerlo: la mayoría de los ponentes aficionados son malos; malos de necesidad. Pero muchos organizadores profesionales les han incluido en sus eventos por su cachet y las expectaciones que levantan. Por regla general no hay mucho tiempo para reeducar a un mal ponente de una empresa, así que pueden resultar útiles algunas reglas de oro.
1. Procura que cada discurso incluya un solo relato arquetípico. Tanto Morgan como el autor y productor de cine, Clive Barker, coinciden en que hay un número establecido de relatos elementales que se cuentan una y otra vez. Estamos acostumbrados a oírlos, y por eso funcionan para modificar nuestra perspectiva y acciones. Dichos relatos incluyen el amor, la venganza, los forasteros en tierras extrañas, la llegada a la mayoría de edad, los viajes heroicos y las crisis naturales u orquestadas. Mientras que a los ponentes les gusta contar pequeñas anécdotas, han de relacionarlas con un relato global al que el público pueda referirse. Por lo tanto, intenta descubrir cuál de estos relatos pretende contar el ponente, para luego crear un perfil y seleccionar datos y anécdotas que lo apoyan.
2. Limita el número de apoyos (muletillas) visuales. Si el ponente requiere un guión, confecciónalo en papel y pégalo en el suelo delante de él o ella; al igual que un grupo de música tiene una lista preelaborada de canciones a tocar, en lugar de anunciarlas con diapositivas. Sugiero que se limiten las presentaciones de PowerPoint a un máximo de seis diapositivas (que deben ser todas imágenes ilustrativas, SIN citas).
3. La clave reside en una buena preparación. Anima a los ponentes a repasar sus discursos con sus compañeros de trabajo antes del evento. Incluye en el programa tiempo para que los ponentes puedan realizar un ensayo completo de su presentación a fin de infundirles confianza y despejarles la mente, lo que les permitirá conectar con el público y estudiar cómo reacciona durante la misma.
4. Exige al menos tres llamadas a la acción. Un punto que les incita a hacer algo en concreto es lo mejor que los asistentes pueden llevarse de una presentación. Puede que sea interesante perfilar un problema o proporcionar un estudio de un caso práctico, pero esto no cambiará el mundo. Las llamadas a la acción han de ser específicas, realizables y medibles. Recomiendo que las primeras dos llamadas a la acción sean tácticas y la última estratégica. Las comunicaciones post evento deben resumir las llamadas a la acción del ponente y su grado de cumplimiento hasta la fecha.
5. Repasa a fondo la grabación del evento. A ser posible se deben grabar en vídeo todos los eventos. Incluso si sólo dispones de una cámara barata, graba siempre al ponente y al público. En su último libro, titulado Trust Me: Four Steps to Authenticity and Charisma, Morgan argüe que el mensaje no verbal es más importante que el verbal; no obstante, la mayoría de los ponentes no son conscientes de sus posturas, gestos o movimientos. Si con ayuda de una grabación indicas a los ponentes lo que no hacen bien, lo remediarán.
6. Visualiza (o haz que el ponente visualice) la grabación que has realizado del público. Los productores de cine llevan años utilizando esta técnica para valorar cómo el público reacciona a tramas, relatos y actores. Si miras al público mientras escuchas al ponente, podrás identificar las partes de la presentación que funcionan, las que no calan o las que simplemente fracasan.
¿Cómo de difícil es reeducar a un mal ponente no profesional? No es para tanto con buenas recomendaciones, persistencia y retroalimentación positiva. Además, si ayudas a uno de tus ejecutivos a mejorar sus dotes de oratoria, te verán como un líder que aporta valor añadido a la empresa, lo que puede beneficiar tu carrera (y tus eventos).
TIM SANDERS, uno de los ponentes más valorados del circuito profesional, es autor de World at Work: What Companies and Individuals Can Do to Go Beyond Making a Profit to Making a Difference (Doubleday, septiembre de 2008). Visite su sitio web: www.savingtheworld.net.
