Los organizadores profesionales que trabajan en el sector de las ciencias de la vida (farmacéutico, médico) poseen una serie de habilidades únicas que les proporciona, sea cual sea su nicho, una idea de lo que tendrá que aprender para asegurar el éxito en el futuro.
Cuando Benaroche Johnson, CMP, presidenta y directora general de Rx Worldwide Meetings Inc., iba a dar una presentación en la World Education Conference (WEC) 2012 de MPI sobre los desafíos y las recompensas de ser organizador en el sector de las ciencias de la vida, pensó que tal vez asistirían 20 personas para escucharla.
"Cuán fue mi sorpresa cuando se presentaron 200 personas a la sesión", dijo Johnson, que lleva trabajando 40 años en el sector de congresos y reuniones, y exclusivamente en el sector de las ciencias de la vida desde que se hizo cargo de su empresa hace 18 años.
"Y no solo había organizadores de reuniones médicas/farmacéuticas en el público; representaban a todos los sectores y segmentos de la industria", afirmó Johnson, que habló recientemente sobre el tema en la WEC 2013 celebrada del 20 al 23 de julio en Las Vegas. "Creo que todos los profesionales del sector son conscientes de que los organizadores de este segmento han tenido que desarrollar nuevas habilidades a fin de cumplir con la actual normativa. La gente tiene interés en saber cómo el actual entorno normativo puede afectar a sus negocios".
La organización de reuniones es ahora solo una de las tareas de los organizadores que trabajan en el sector médico/farmacéutico.
"De hecho, en nuestra empresa ya no utilizamos el término ’organizadores de reuniones’", explicó Johnson, "sino ’gestores de proyectos’, porque para nosotros una reunión no es solo eso; es un proyecto que no solo implica la organización de una reunión, sino también todo el proceso de presentación de informes después y todo el proceso de estimación de costos antes de ella; es decir, la contención y reducción de gastos. Hubo una época en la que lo único que se hacía después de una reunión era enviar la factura al cliente. En la actualidad, la conclusión de una reunión solo marca el comienzo de un largo proceso de presentación de informes y de documentación del gasto y su efectividad, con arreglo a un creciente número de leyes, normas y directrices estadounidenses e internacionales".
Según Mike Brill, organizador y director gerente de MEDALS LLC, hoy en día la descripción más adecuada del trabajo de los organizadores de reuniones médicas y farmacéuticas sería la de "paralegales médicos" debido a la gran cantidad de leyes y normas con las que han de bregar y cumplir a la hora de organizar y llevar a cabo reuniones.
"No tienen porque ejercer de abogados, pero desde luego han de saber cuáles son las leyes aplicables, de las que hay un montón. Y no solo se trata de leyes; la mayoría de ellas son normas", explicó Brill, que fundó su empresa el año pasado cuando se jubiló después de 15 años trabajando como director global de asuntos académicos y profesionales de Merck. "Pero has de saber cuáles son las reglas, según el país en el que operes; es decir, el país donde se vaya a celebrar la reunión, así como las diferentes nacionalidades de los delegados".
Según Lisa Keilty, CMP, vicepresidenta de pmc2, una empresa que forma a profesionales del sector de congresos y reuniones y asesora a empresas implicadas en el segmento de las reuniones médicas y farmacéuticas, la habilidad de navegar por el entorno normativo se reduce a un rasgo clave por parte de los organizadores: la ingeniosidad.
"Los organizadores de reuniones médicas necesitan ser muy ingeniosos porque hay momentos cuando una ley puede tener precedencia sobre otra o una directriz puede ser más estricta que otra que es aplicable a lo que intentas hacer, especialmente en otro país", afirmó Keilty, que trabajó como jefe de equipo para Pfizer antes de convertirse en asesora para el sector de congresos y reuniones. "De veras han de ser ingeniosos y muy diligentes en el sector de la salud más que en cualquier otro. Las competencias que ahora tienen más peso en la organización de reuniones para este sector incluyen el seguimiento financiero, la contabilidad y el análisis de datos. Tradicionalmente, los organizadores no solían realizar este tipo de tareas. Eran más bien ejecutores que gestores de personas. Hoy en día, todas las normas del sector de la salud han hecho necesaria una nueva serie de competencias".
Al igual que Johnson, Keilty participa con frecuencia como conferenciante en conferencias y seminarios sobre las normas que rigen las reuniones en el sector de ciencias de la vida y lo que presagian para otros sectores en el futuro.
"No hay lugar a dudas de que, debido a la creciente regulación del sector de servicios financieros, incluyendo sus reuniones, los organizadores que trabajan en dicho sector se verán implementando prácticas y estrategias similares a las del sector de la salud", apuntó Keilty.
Brill señala que, además de la enorme atención que se presta a cuánto se gasta en cada participante y a los topes específicos con respecto a cuánto se puede gastar, hay otro factor que complica la situación aún más; hay más de un conjunto de normas con el que cumplir.
"No se trata solo de las leyes estadounidenses", prosiguió. "En gran medida, cada país tiene sus propias leyes y normas y, si piensas celebrar una reunión en los EE.UU. o en cualquier otro lugar del mundo, tendrás que cumplir con las leyes y normas en vigor en el país de residencia de cada participante. Y por lo general, el nivel de servicios para los participantes ha de adaptarse al participante del país con los controles más estrictos".
El presupuesto para la cena de los asistentes a reuniones médicas está bajo lupa, un factor restrictivo de las normas de muchos países; y habrá más restricciones, según Brill. Y uno de los efectos que esto ha tenido es la práctica cada vez más extendida de reservar mesa para los participantes en distintos restaurantes, con distintos topes de precios, a fin de asegurarse de que se cumpla con las leyes de todos los países implicados.
"En Rusia, actualmente, no hay norma alguna que restrinja cuánto se puede gastar en una comida para un participante", explica Brill, el nuevo director de finanzas del Capítulo de Nueva Jersey de MPI. "Y, hoy en día, hay mucho dinero en Rusia y los médicos rusos están acostumbrados al buen trato. Por lo tanto, si organizas una reunión en Nueva York, puedes reservar mesa en el Russian Tea Room para los participantes rusos, en tanto que los de otros países con una normativa más restrictiva, como Francia, por ejemplo, tendrán que conformarse con cenar en un lugar que guarda más parecido con McDonald’s que con el Russian Tea Room".
Para Brill, uno de los factores especialmente desafiantes es que no existe ningún sitio web central u otro repositorio con información actualizada sobre las normas de todos países donde se celebran reuniones del sector de la salud.
"Es un trabajo a tiempo completo solo intentar cerciorarse de qué normas están en vigor para que se pueda cumplir con ellas", admitió Brill.
Esta falta de claridad en los aspectos clave de la normativa estadounidense quedará remediada después del 1 de agosto, cuando entre en vigor la Ley Sunshine, parte de la legislación "Obamacare", aprobada en 2010, ya que exigirá total transparencia en cuanto a las reuniones del sector de la salud.
Rosaelena "Rosie" Ledesma Bernaducci, CMP, directora de congresos de McVeigh Associates Ltd., afirma que entonces se verá la reacción del Departamento de Justicia de los EE.UU. a la nueva legislación en cuanto a las multas que impondrá a quién viole las normas. Eso definirá, a su vez, la "hoja de ruta" para el futuro.
Según Ledesma Bernaducci, la buena disposición y la habilidad de indagar de forma relativamente regular, en las fuentes de información sobre las normas que rigen las reuniones médicas y farmacéuticas, se convertirá en una tarea muy importante para los profesionales que organicen reuniones en el sector de ciencias de la vida.
"Hay que mantenerse al día con respecto a las normas con debida diligencia. De lo contrario te meterás en muchos berenjenales porque colocarás a tus clientes en una situación de riesgo financiero muy grande", explicó. "No se pueden dejar las cosas al azar. Tienes que cumplir con la normativa por muy pequeña que sea la reunión y has de hacer muchas preguntas e investigar mucho para saber cuáles son las normas".
En palabras de Ledesma Bernaducci, debido al actual contexto normativo, el tiempo en el que se podía planificar reuniones médicas o farmacéuticas como algo segundario ha pasado esencialmente. Se ha convertido en algo tan complicado como para exigir un máximo de atención.
"Llegado a este punto, si trabajas en el sector de reuniones farmacéuticas, has de demostrar a tus clientes tu valor", dijo. "Si no estás al día con respecto al cumplimento de las normas, serás un peligro en ciernes. Si no conoces la Ley Sunshine de arriba abajo o si no sabes de memoria qué constituye una violación y qué no, tendrás problemas".
Muchos organizadores, incluyendo a Ledesma Bernaducci, Keilty, Johnson y otros que se dedican su vida a conocer al dedillo las normas para reuniones del sector de ciencias de la vida, dicen que lo positivo de las nuevas normativas es que, para ellos, el simple hecho de saber cumplirlas con éxito les da una satisfacción profesional.
"Me gusta bastante el desafío que implica todo esto porque, en mi caso, sé que soy diligente", afirmó. "A la hora de organizar una reunión, es como tener un rompecabezas con cinco piezas y tengo que saber donde encajan en varias normativas. Ése es el reto y cuando lo superas, es muy gratificante".
Johnson dice que el cumplir con la normativa es doblemente valioso.
"Por una parte está la ventaja tradicional de formar parte del apasionante proceso de introducir nuevos medicamentos en el mercado, que ayudarán a salvar vidas o mejorar la calidad de vida de la gente", reconoció. "Eso siempre ha sido el caso en nuestro sector".
Por otra parte, si los organizadores documentan los gastos, se podrán cosechar enormes beneficios.
"A pesar de que algunos de los procesos son estrictos y difíciles, pienso que el hecho de poder recopilar y documentar los datos y afirmar, por ejemplo, que, sí, hemos gastado 200.000$ pero he aquí cómo todo el mundo se va a beneficiar de dicho gasto, es algo muy motivador", concluyó Johnson. "Es por supuesto una magnífica manera de demostrar tu valor a todas las partes interesadas. Y cuando empiezas a hacer un seguimiento del gasto y a documentarlo, entonces puedes sacar el máximo provecho de él. Debido a eso, otros muchos sectores pueden beneficiarse sobremanera de lo que se está haciendo en el sector farmacéutico". One+
