La Asociación Internacionales de congresos y convenciones (ICCA), el Grupo IMEX y Fast Future Research acaban de anunciar el lanzamiento formal de Convention 2020, un estudio de investigación revolucionario sobre el futuro de los eventos presenciales, así como sobre los espacios y destinos para eventos. Las tres organizaciones se han convertido en patrocinadores fundadores del estudio. En la actualidad se están manteniendo conversaciones con otros patrocinadores potenciales.
El estudio, realizado por Fast Future Research, explorará las tendencias y los motores subyacentes que podrían condicionar el sector durante la próxima década. El objetivo es desarrollar una variedad de modelos y escenarios a fin de identificar cómo podrían evolucionar las reuniones presenciales a lo largo de dicho período. El estudio se centrará en comprender la “experiencia” que ofrecen las reuniones y las cambiantes necesidades de los asistentes a los eventos presenciales. Este entendimiento ayudará a impulsar una nueva forma de ver el diseño de los eventos, a facilitar la innovación en modelos de negocio y a destacar las implicaciones estratégicas para los espacios y destinos para eventos y los proveedores del sector.
En las palabras de Martin Sirk, director general de la ICCA, y Ray Bloom, presidente del Grupo IMEX (los patrocinadores fundadores del estudio): “Acordamos respaldar el estudio de Fast Future por su contrastada experiencia en la realización de estudios de futurología de alta calidad, la naturaleza innovadora e integral del estudio propuesto y su buena disposición de invertir fondos propios en un estudio que beneficiará a todo el sector”.
Sirk añadió: “El programa de investigación está diseñado para hallar respuestas a unas cuestiones sumamente prácticas, como, por ejemplo, qué es lo que esperarán los asistentes de los eventos presenciales, cómo maximizarán su formación y cómo asegurarán un retorno sobre su inversión de tiempo y energía que merezca la pena. A los propietarios de los eventos, lugares de celebración y proveedores les ayudará a considerar cómo se pueden financiar los eventos y las implicaciones para el diseño, los servicios, las plataformas tecnológicas y los modelos de negocio necesarios para el éxito de las reuniones y los espacios donde se celebran.
Por último, ayudará a los destinos MICE examinar las implicaciones estratégicas a fin de desarrollarse y promocionarse en un mundo que cambia a marchas forzadas.
El estudio está diseñado también para garantizar que el sector reaccione a la actual contracción de la actividad económica y a futuros sobresaltos de forma estratégica que asegure el éxito a largo plazo. Según explicó Bloom: “El cambio desfavorable de la coyuntura económica ha acentuado la importancia de planear y prepararse para un futuro incierto. Todos creemos en la importancia de las reuniones presenciales; pero creer no es una estrategia. Necesitamos cuestionar nuestras suposiciones, desarrollar una perspectiva real del futuro que nos aguarda, y repensar nuestros diseños de eventos y modelos de negocio para ayudar a todos los profesionales del sector de congresos y reuniones a prepararse para la década venidera y a seguir siendo competitivos”.
Se probaron los conceptos del estudio con los asistentes al congreso de la ICCA, que se celebró del 9 al 10 de noviembre de 2009 en Florencia. “La respuesta fue magnífica,” afirmó Rohit Talwar, director general de Fast Future Research, copatrocinador y líder del proyecto de investigación. “El interés en ser patrocinadores fue abrumador. Agencias de organización, espacios para eventos, destinos y proveedores de todo el mundo reconocieron el valor estratégico de los profundos conocimientos que proporcionaría el estudio. Asimismo comprendieron las ventajas que aportaría a su marca el estar relacionados con un trabajo de investigación tan amplio y vanguardista de distribución y difusión globales”.
“El sector de congresos y reuniones está en la encrucijada. Afronta retos y oportunidades importantes que surgen de las actitudes políticas cambiantes hacia el sector de congresos y reuniones, los avances tecnológicos, los cambios en el poder económico, las presiones medioambientales, un conocimiento más profundo de cómo aprendemos y la evolución de los los comportamientos sociales. El estudio está diseñado para estimular el pensamiento en todo el sector y para animar todos los implicados a encontrar estrategias, ideas y soluciones que funcionen en sus mercados locales”.
El estudio generará tres informes a entregar: un informe de una encuesta global sobre el futuro del sector, que se publicará en enero 2010; un informe sobre “La experiencia de las reuniones en el futuro”, que se presentará durante la celebración en Frankfurt de IMEX en mayo de 2010; y un informe final sobre “El centro de convenciones del futuro”, que se presentará durante el congreso de la ICCA, que se celebrará en Hyderabad, India, en octubre de 2010.
El estudio contará con varias herramientas alojadas en la Web para estimular la participación, y se celebrarán varios talleres y seminarios en todo el mundo para obtener datos. La contribución de expertos también desempeña un papel vital en el diseño del estudio. En las palabras de Bloom: “Un elemento clave del estudio es la implicación de un gran número de los principales expertos del sector para ayudar a darle forma y asegurar que los resultados ensanchen los límites de nuestro pensamiento. En nuestra opinión es imprescindible que combinemos las opiniones externas con las de los profesionales y principales expertos de todos los segmentos del sector. Estamos encantados de que aquellas personas en la vanguardia del pensamiento en campos como el diseño de eventos, la formación, los modelos de negocio, la tecnología, las estrategias y la sostenibilidad nos hayan brindado su apoyo incondicional y se hayan comprometido a participar”.
El objetivo es crear un cuerpo de conocimiento online “vivo y creciente”, estudios de casos prácticos e ideas que seguirán incrementando y desarrollándose, incluso cuando se concluya el estudio en octubre de 2010. “La meta”, añadió Talwar, “es ir más allá de los pronósticos tradicionales y utilizar una variedad de métodos de futurología muy participativos para estimular a los asistentes a eventos y a los profesionales del sector a pensar de forma creativa sobre el futuro del sector en un mundo en rápida transformación. Aprovecharemos al máximo tanto los métodos de previsión tradicionales, incluyendo el análisis de tendencias, la planificación de escenarios y las entrevistas con expertos, como nuevas herramientas, tales como la comunicación en medios sociales y el crowdsourcing (el proponer problemas y recompensas a quien o quienes solucionen el problema propuesto) para generar ideas y estimular nuevas formas de pensar”.
Para más información sobre el estudio y las oportunidades de patrocinio, consulta convention2020@fastfuture.com. La encuesta sobre el futuro de las reuniones puede encontrarse en http://tinyurl.com/ICCA2020.
