En el "Workshop híbrido sobre el futuro de la externalización en las asociaciones", que tuvo lugar el pasado 4 de julio durante el Programa anual de investigación, ventas y marketing de ICCA, que se celebró en Ámsterdam, se descubrió que las asociaciones y los proveedores no siempre estaban de acuerdo en cuanto a este tema, pero que era un asunto esencial y complejo que todos los proveedores del sector de congresos y reuniones necesitaban comprender mejor.
A raíz de la sesión, que incluyó una serie de entrevistas y encuestas online que se habían realizado con anterioridad al evento, interacción en vivo con más de 300 participantes remotos en 43 países (incluyendo un workshop de ICCA programado a propósito en Tailandia y una decena de lugares adicionales, donde se reunieron miembros de la asociación para debatir sobre los contenidos del seminario), y las aportaciones de un público presencial compuesto por 150 miembros de ICCA, se llegaron a las siguientes conclusiones:
- Los proveedores ven básicamente la externalización como una forma de ahorrarles dinero a sus clientes asociativos.
- A las asociaciones les motiva más el deseo de mejorar la calidad o de hacer un uso efectivo de tecnología más avanzada.
- La mayoría de las asociaciones encuestadas se había hecho cargo recientemente de algunos de los servicios externalizados, esencialmente para tener más control sobre áreas que consideraban "cruciales".
- Pero, pese a ello, tanto los proveedores como las asociaciones están de acuerdo de que la externalización experimentará un auge en los próximos cinco años y que la competencia entre empresas ofreciendo este tipo de servicios aumentará. La externalización cobrará cada vez más importancia.
- Una encuesta realizada durante el Workshop Híbrido demostró que la logística no es el único servicio que se externaliza, pues también afecta al marketing online, la comunicación y las RR.PP., TIC y servicios financieros y, desde luego, la gestión asociativa integral. Los OPCs han de hacer frente a la competencia de las empresas de gestión de asociaciones, publicistas, empresas TIC, agencias de comunicación/marketing e incluso otras asociaciones que explotan su experiencia interna para ofrecer estos servicios a sus filiales.
- Tal vez la mayor diferencia de opiniones sea que casi todas las asociaciones perciben que, con la externalización de servicios, siempre ponen en riesgo la relación con sus miembros, mientras que los proveedores piensan lo contrario.
- La transparencia, la confianza y las relaciones genuinas son los factores determinantes para la externalización de cualquier servicio, y una mentalidad transaccional es el camino más directo al fracaso para todas las partes interesadas.
El evento se diseñó especialmente para proveedores del sector de congresos y reuniones, asociaciones y cualquier otro profesional interesado en el proceso de externalización, y fue patrocinado por el Thailand Convention & Exhibition Bureau.
El plato fuerte del evento fue un debate presidido por Martin Sirk, director general de ICCA, con los líderes del sector asociativo, Finn Raben, director general de ESOMAR, la asociación global de estudios de marcado, Karen McMain, presidenta de la Asociación Internacional de Ortóptica, y Jarno de Boer, jefe europeo del OPC global, CIMGlobal.
Martin Sirk comentó: "Lo que está claro es que se trata de un asunto muy complejo, con algunas asociaciones prefiriendo "reinternalizar" servicios, otras buscando externalizar más servicios, y con una mayor y más variada competencia. Las asociaciones que antes monopolizaban la difusión de conocimientos ya tienen que operar en un mercado tremendamente competitivo, por lo que buscan cualquier modelo de negocio que les ayude a ser más eficientes, y no solo con respecto a las reuniones que celebran. Esto tiene consecuencias importantísimas para cómo los proveedores interactuarán con sus clientes asociativos en el futuro, puesto que es posible que tengan que tratar principalmente con intermediarios con cada vez más control sobre la toma de decisiones. Al mismo tiempo, las asociaciones nos dicen que lo más importante es la relación que sostienen con sus miembros: cualquier proveedor de servicios ha de respetar este hecho si quiere tener éxito".
Gerrit Heijkoop de LiveOnlineEvents-HCIBS, el presentador de la sesión online, afirmó: "Fue emocionante ver cómo 300 personas de todo el mundo participaron en el evento celebrado en el bello Westergasfabriek de Ámsterdam. La interacción fue muy animada e interesante, con más de 400 mensajes en dos horas".
"Afortunadamente, ICCA se da cuenta de que la organización de un evento híbrido no se reduce a disponer de una cámara en la sala de reuniones", continuó Heijkoop. "Creo que mereció la pena planificar este evento online como si fuera una producción de televisión con múltiples cámaras, un presentador y un moderador. Después, estuvimos encantados de descubrir que el 78% de los participantes afirmó haber aprendido algo que podía poner en práctica inmediatamente en su vida profesional. Al fin y al cabo, ¡las reuniones tratan de eso!"
Con una duración de dos horas, el workshop híbrido comenzó con una introducción al tema exclusivamente para el público online, seguida por una mesa redonda en vivo en el escenario, y para terminar una sesión de preguntas y respuestas con los participantes de la misma.
El workshop híbrido
