Los organizadores de eventos suelen dispensar a los medios un buen trato, ya que ambas partes salen ganando. La cobertura mediática ayuda a promocionar a tu cliente/empresa al divulgar temas que interesan al público en general y a terceros específicos. La cobertura mediática también beneficia a los ponentes –que a veces no cobran por los servicios prestados. También promociona los productos de los expositores, así como el hotel y la ciudad donde se celebra la conferencia. A continuación se enumeran algunas de las mejores prácticas relacionadas con el tema.
Antes de la conferencia
Empieza a enviar una serie de notas de prensa a los medios unos dos meses antes de la celebración de la conferencia. Desarrolla un paquete de prensa que se pueda descargar del sitio Web de tu agencia. No olvides mencionar que se reservarán asientos en primera fila para los medios. Prepara un mensaje especial para los medios generales, además de contactar con aquéllos que asisten habitualmente a tus eventos y con las publicaciones especializadas que suelen cubrir el sector de tu cliente o empresa.
Genera un perfil de los asistentes y ponentes para los medios. Por ejemplo, “Participa junto a casi 500 expertos en tecnología del sector y directores de proyectos docentes de las autoridades federales, estatales, regionales, tribales y locales, además de directivos y encargados de la política económica del sector privado, representantes de organizaciones nacionales y otros muchos asistentes de todo el mundo”. Acuérdate de resaltar los nombres de los ponentes de renombre.
Promociona los temas de la conferencia como si fueran últimas noticias y a los medios envíales ideas para artículos, oportunidades de cobertura visual y demostraciones. Utiliza palabras y frases tales como “nueva imagen”, “interesante”, “temas emergentes que impulsarán la industria”, “nueva adición”, “sinfín de oportunidades formativas”, “foros de aprendizaje profundo” y “amplia exposición”. Avísales cuando el programa definitivo esté disponible online y promociona las aplicaciones locales de los temas de la conferencia.
Es frecuente que los medios de los EE.UU. asistan a conferencias para obtener información básica sobre acontecimientos que están teniendo lugar en comunidades a lo largo del país. El personal del evento debe ayudarte a identificar a las personas clave de los medios locales a entrevistar. Los medios prefieren los eventos en sí por encima de los conceptos.
Envía notas de prensa personalizadas a los periódicos de la ciudad donde residen los ponentes, avisándoles de su participación en la conferencia. Proporciona una casilla en la solicitud de los ponentes para que puedan incluir los nombres de los medios locales con los que suelen colaborar.
La inscripción de los medios de comunicación
Permite la inscripción gratuita de los medios reconocidos y pon a su entera disposición un sistema avanzado de inscripción online. Proporciónales su propio punto de inscripción en el recinto, además de un punto de encuentro para gestionar los pases necesarios y satisfacer necesidades especiales.
Normalmente se les permiten asistir a los reporteros y equipos técnicos si representan a periódicos de gran difusión, agencias de noticias, medios de transmisión y organizaciones de medios electrónicos o publicaciones comerciales que se financian por suscripción o por la publicidad de pago. Los periodistas “free lance” deben presentar una carta oficial en papel con membrete del editor de una publicación reconocida. Limita el número de personas de cada medio.
No permitas que los vendedores del sector o los representantes de empresas de relaciones públicas, publicidad o marketing se inscriban como medios.
La política mediática de la conferencia
Los reporteros y equipos técnicos deben llevar en cada momento sus pases especiales. A los medios se les suele permitir que graben las sesiones plenarias desde el fondo de la sala. También se les permite realizar entrevistas privadas con los principales ponentes, antes o después de sus presentaciones. Sin embargo, se les prohíbe detener o grabar a los ponentes a su llegada al recinto. Además, se debe prohibir la grabación de cualquier medida de seguridad.
A los medios no se les permite asistir a sesiones o reuniones designadas como restringidas, cerradas o solo por invitación. Tampoco pueden hacer preguntas ni participar en las discusiones ni interrumpir las sesiones. Las preguntas deben formularse después de la sesión. No obstante, los medios pueden participar en sesiones prácticas, visitas y demostraciones. En el caso de las sesiones especiales puede que los medios tengan que limitarse a tomar notas. Nunca se debe prohibir la asistencia de los medios a una reunión pública.
Está prohibido que los representantes de los medios realicen ventas o labores de marketing, ni pueden representar a una empresa con miras a obtener publicidad o suscripciones de cualquier expositor o persona inscrita.
Todas las entrevistas que se hacen a los ponentes antes de su presentación, así como los materiales que se entregan a los medios en dichas entrevistas, se retienen hasta después de dicha presentación o de la fecha del documento. Hay que avisar a los ponentes de que los medios han sido invitados y que se les permite asistir a la mayoría de las sesiones. Los ponentes han de entender que sus nombres, comunicados de prensa y comentarios pueden ser publicados o colgados en Internet con o sin un contacto previo con los medios.
La sala de prensa
Proporciona a los medios y a sus invitados una sala de prensa. Publica el horario de la sala, y los días de la semana que está abierta. Si los lugares de celebración del evento se ubican en varios hoteles, asegúrate de que haya una sala de prensa en cada uno de ellas. Las salas de prensa deben ser espaciosas y disponer de líneas T-1 (para entradas audio digitales de alta calidad), faxes y fotocopiadoras, paquetes de prensa, una zona para entrevistas, enchufes adicionales, teléfonos e información sobre la conferencia. Si se necesita más cobertura Wi-Fi, compatibilidad o información sobre precios, es posible que los medios se pongan en contacto directamente con el hotel.
Proporciona materiales sobre la conferencia, el programa y las actualizaciones, junto con refrescos y picoteo. Manda imprimir en tamaño de cartel artículos, últimas noticias, los nombres de los ponentes y cambios en el programa. Deja circulares en las salas de invitados para mantener a los medios al corriente de las novedades.
La sesión de información para expositores
Organiza un paseo por el recinto con los medios y sesiones de información con aquellos expositores que puedan realizar una demostración práctica de su producto. Limita el número de expositores en el paseo con los medios a 10 y respeta el programa. Pídeles a los expositores en la carta de invitación que proporcionen información (en video o CD-ROM) sobre su producto que se podría utilizar en artículos de prensa.
Después de la conferencia
Reúne fotografías y recortes de prensa sobre la cobertura mediática para confeccionar un paquete de prensa, que ayudará a promocionar la siguiente conferencia en los medios. Sigue mostrándote atento con los medios después de la conferencia e incluso atiende a los que no pudieron asistir. Publica en tu sitio Web los mejores momentos de la conferencia.
Conclusiones
Los organizadores de eventos (y los responsables de relaciones públicas) deben ser conscientes de todos los aspectos de la conferencia y de los temas a debatir para ayudar a satisfacer las necesidades de los medios.
AMES J. ONDER, Ph.D. es asesor de servicios básicos de comunicación, radicado en Washington, D.C., que trabaja en los campos de la formación de competencia y de la tecnología de comunicaciones “huérfana” (sin desarrollar o comercializar por su alto coste). Para contactar con él, envíale un correo electrónico a jimonder@hotmail.com.
VALERIE WILLIAMS es directora de ventas del Crowne Plaza Hotel en Silver Spring, Maryland.
