En la actualidad, estamos viviendo una gran transformación tecnológica; estamos alejándonos del software empaquetado para su descarga a través de Internet para adoptar la Web como el principal canal de distribución de software. Con la caída en picado del coste de almacenamiento de datos, procesadores de datos y ancho de banda, han aparecido herramientas gratuitas o de bajo coste para reuniones y ferias de muestras.
El software alojado en la Web es más eficiente que el software empaquetado para su descarga a través de Internet por varias razones:
- No hay que instalarlo, ni necesita estar configurado para redes, ni es necesario personalizarlo, y tampoco requiere la protección de un cortafuegos local o que se haga una copia de seguridad local; pues todo está almacenado, copiado, protegido contra los virus y actualizado automáticamente, normalmente en granjas de datos muy seguras.
- Lo único que necesita el usuario es acceso a Internet y un navegador, lo que significa que los programas son accesibles las 24 horas del día y los siete días a la semana desde cualquier sitio con acceso a Internet. Este tipo de software se presta naturalmente a las necesidades de los profesionales del sector de congresos y reuniones que tienden a encontrarse fuera de la oficina.
- El software alojado en la Web es compatible con todas las plataformas: se pueden acceder a los datos con un PC, un MAC, el sistema operativo de Linux o cualquiera de las plataformas móviles.
- Con la drástica reducción del coste del almacenamiento de datos, los procesadores y el ancho de banda, este software alojado en la Web es notablemente más barato que el software empaquetado para su descarga a través de Internet. Esto ha dado lugar a una plétora de herramientas web diseñadas para comercializar, gestionar y mejorar los eventos.
En el presente artículo se abordarán algunas de las nuevas herramientas gratuitas o de bajo coste para gestionar eventos y ferias de muestras, así como algunas de las novedades más notables del mundo de “freeconomics”.
FloorplanGenie: herramienta de gestión de planos de planta de A2Z
A2Z acaba de lanzar una herramienta de gestión integral de planos de planta que incluye las siguientes prestaciones:
- La plena integración de la base de datos de los expositores.
- Un plano de planta interactivo online en tiempo real, con los stands identificados con un código de colores.
- Permite a los usuarios dividir, eliminar y restaurar stands, así como cambiarles de tamaño y nombre, con suma facilidad.
- Gestiona espacios ajenos a la zona de exposición, incluyendo salas de reuniones, la zona de inscripción, etc.
- Genera informes para clientes y expositores y sobre el inventario del stand y los cambios realizados.
- Incluye un “Print Wizard” para generar arte final para documentos impresos de tamaño personalizado y de alta resolución.
- Permite a los contratantes acceder en tiempo real a planos de planta, listas de expositores y un cuaderno de los cambios realizados.
No hay costes ocultos, ni costes para prestaciones adicionales, ni se trata de una prueba gratuita. Las únicas limitaciones que se imponen es que sólo se puede utilizar para tres ferias de muestras al año y para eventos con una zona de exposición mínima de 929m2 netos.
BabyCAD: el diseño gratuito de stands
BabyCAD proporciona una buena serie de herramientas para el diseño de stands, cuyas prestaciones incluyen la posibilidad de imprimir en formato PDF. Es muy fácil de utilizar y se puede probar gratuitamente. Si quieres guardar archivos y utilizar tu propio branding, cuesta 39$ al mes.
OotoWeb: la gestión de asistentes/inscripciones online y la gestión móvil de reuniones
Aunque no es gratis, esta herramienta para la gestión de inscripciones de OtoWeb es notablemente más barata que otros productos similares alojados en la Web. Los diseñadores veteranos de SeeUThere, empresa pionera en la tecnología para eventos, han desarrollado una revolucionaria herramienta de inscripción online para la gestión de asistentes/inscripciones online, que utiliza lo último en tecnología web. Gracias a su tecnología móvil, los organizadores pueden acceder a datos sobre inscripciones/alojamiento vía un iPhone. La herramienta de inscripción es gratis durante el primer mes, y luego sólo cuesta 49$ al mes, sin gastos de transacción. Esto es significativamente más barato que los servicios de inscripción online tradicionales, que cobran por transacción (por término medio), unos 6$ por inscripción.
DimDim conferencias web
Este producto alojado en la Web para conferencias/colaboración es similar al de WebEx o GoToMeeting, pero es gratis para un máximo de 20 usuarios, y sólo cuesta 25$ al mes para hasta 50 personas. Se pueden agregar a usuarios adicionales o prestaciones como vídeo HD y de grabación, pero, aún así, cuesta menos de la mitad que la herramienta de WebEx.
Videoconferencias en alta definición vía Skype para múltiples participantes
La recientemente lanzada versión beta de Skype 5.0 permite llamadas de videoconferencia para grupos vía cinco canales, además de prestaciones de alta definición (HD). Esto abre la puerta a prestaciones similares a la telepresencia gratuitas o muy baratas, además de ayudar a desarrollar eventos híbridos de bajo coste y a estimular la participación de ponentes vía videoconferencia. Skype obtiene sus ingresos de Skype-Out, Skype Manager y otros servicios VoIP (voice over the Internet).
MogoTIX: una solución gratuita para las entradas electrónicas para eventos
MogoTix propociona un servicio de entradas por SMS que utiliza los códigos QR. Es gratis para eventos sin cuota de inscripción y cuesta 0,99$ + 2,5% del valor de la entrada (con un máximo de 9,95$ por entrada) para aquellos eventos que cobran cuotas vía tarjeta de crédito o PayPal
Poll Everywhere: un sistema de votación gratuito
Los mandos de votación que se utilizan tradicionalmente cuestan alrededor de 10$ por mando al día. Poll Everywhere utiliza los SMS (al igual que el programa televisiva American Idol) para obtener un resultado similar. Es totalmente compatible con PowerPoint, lo que facilita enormemente su uso. La herramienta es gratuita para un máximo de 30 participantes, y cuesta 15$ al mes para más de 50.
Wikis (sitios web interactivos) y herramientas gratuitas para la colaboración de grupos
wave.google.com y docs.google.com
Google proporciona una muy buena serie de herramientas de colaboración que son muy superiores al uso del correo electrónico estándar para gestionar los cientos o miles de detalles logísticos de un evento. Para más información visita tinyurl.com/2bxeova.
Aplicaciones móviles para reuniones
Se trata de uno de los campos de desarrollo de software más pujantes, con cientos de aplicaciones para reuniones, algunas de ellas gratuitas.
Los medios sociales para la gestión y el marketing de los eventos
Se trata de otro campo de desarrollo de software en auge, en el que la mayoría de las herramientas es gratuita y tiene alguna que otra aplicación directa en cuanto al marketing y la gestión de eventos y reuniones.
Una base de datos gratuita de espacios y proveedores para eventos
Cvent proporciona una base de datos gratuita, con buscadores internos, con más de 100.000 espacios y proveedores de servicios para eventos, lo que permite a los organizadores buscar información detallada sobre ellos y enviarles peticiones de presupuesto, para luego poder comparar sus pujas, datos y disponibilidad en el mismo informe. La empresa obtiene sus ingresos de las inclusiones destacadas de proveedores.
¿Existe realmente lo gratuito?
Los productos y servicios arriba mencionados son sólo algunas de las herramientas gratuitas o de bajo coste disponibles actualmente. Muchas personas se preguntarán si hay gato encerrado.
Para sobrevivir, las empresas necesitan ser rentables y son muy pocas las que ofrecen herramientas gratuitas por puro altruismo. A medida de que estas herramientas se conviertan en parte del proceso de planificación de eventos y reuniones, para los organizadores será importante que analicen el modelo de negocio de cada empresa para poder juzgar si el modelo de “freeconomics” es viable. ¿Goza de estabilidad la empresa? ¿Seguirá existiendo por la duración del evento, el año que viene y más allá? ¿Qué pasará si se cambian las opciones o se eliminan servicios? Hay que buscar respuestas a todas estas preguntas antes de implementar este modelo en tus procesos de negocio.
No obstante, la buena noticia es que todo apunta a que el coste de la tecnología para la organización de eventos y reuniones está bajando, junto con el de los ordenadores y el almacenamiento de datos. Habrá cada vez más opciones a un precio más reducido que nunca.
