Reto a cualquier lector de esta columna a decirme qué quiere decir ho’oponopono. Este término se puede encontrar en un libro fascinante titulado Koro, en el que se explican palabras intraducibles. Un ho’oponopono es una reunión hawaiana que se celebra para resolver un problema. El objetivo de la reunión está bastante claro: tenemos un problema que vamos a solucionar durante el ho’oponopono, que durará tanto como sea necesario para resolverlo. Cualquiera que esté familiarizado con la metodología SMART (específico, mensurable, alcanzable, realista, y en tiempo), lo reconocerá como un método de este tipo.
El Future of Meetings Task Force (grupo de estudio sobre el futuro de las reuniones) de MPI demuestra que el sector de congresos y reuniones es consciente de la necesitad de que el valor de las reuniones sea más explícito. Como diseñadores de reuniones, experimentamos cada día las eficacias y efectividades de nuestros clientes. Nos preguntan (abierta pero, más a menudo, implícitamente) a ayudarles a mejorar la eficacia de lo que ocurre dentro de la sala de reuniones, a idear soluciones que no sólo aborden la eficacia logística de las reuniones, sino que también obtengan los resultados y desenlaces del proceso primario de las mismas; es decir, los avances en la dirección que desean los participantes.
Los informes que se presentan sobre dichos resultado son frecuentemente deprimentes, un mugriento secreto que Google revela en unos milisegundos. Los contenidos publicados online después de las reuniones contienen frases tan penosas como: “El taller proporcionó un foro en el que discutir sobre y examinar varios asuntos que desempeñan un papel importante y formular recomendaciones para el futuro”. ¿Da esta frase alguna pista inteligente sobre lo que los participantes hicieron y consiguieron durante la reunión? ¿Gastarías dinero en un evento como éste? De hecho, lo arriba mencionado describe casi cualquier cosa.
Está claro que la gente raramente organiza conferencias u otros eventos sin motivo alguno. En mi empresa, estamos convencidos de que los organizadores no dominan el lenguaje para describir los procesos, objetivos y resultados de las reuniones. A lo largo de los últimos 10 años, hemos determinado con precisión algunos, pero todavía queda mucho trabajo por hacer.
Para que las reuniones sean más efectivas, hemos de ser capaces de describir su impacto en los participantes y cómo hacer que dicho impacto sea mensurable. Y esto no es tarea fácil. Significa que tenemos que identificar qué es lo ocurre dentro de la sala de reuniones que beneficie los resultados de la reunión, cómo denominar a dichos procesos y cómo dirigirlos. Hemos de hacerlo proactivamente porque, de otro modo, seríamos incapaces de demostrar el valor de las reuniones.
¿Podemos ayudar a los propietarios de las reuniones a clarificar sus metas con palabras tales como ho‘oponopono? La respuesta es sí; estas palabras ayudan hasta cierto punto, pero necesitamos algo más que unos formatos de reunión inspiradores. Es necesaria tener una base y el sector de congresos y reuniones la requiere urgentemente si quiere seguir operando. La cuestión primordial es: ¿Cuáles son los procesos principales que tienen lugar durante las reuniones y qué palabras podemos utilizar para describir y cuantificar la calidad específica que queremos que tengan dichos procesos?
Es ventajoso tanto para nosotros como para nuestros clientes desarrollar respuestas a estas preguntas. Significa como poco que es probable que no sigamos encontrando frases como la siguiente en los informes sobre conferencias: “Esta conferencia hizo hincapié en asuntos que antes habían recibido menos atención”.
MIKE VAN DER VIJVER es consultor independiente, formador y facilitador, que vive entre Italia y Holanda. Tiene más de 20 años de experiencia en el sector de congresos y reuniones y, durante los últimos ocho, ha trabajado como diseñador de reuniones para MindMeeting, empresa de la que es cofundador.
