A medida que aumente exponencialmente el uso de las aplicaciones móviles para los eventos, habrá mayor demanda por parte de los asistentes de Wi-Fi de fácil acceso, sin barreras y, con suerte, gratuito en el lugar de celebración y en las habitaciones de hotel.
Consideremos las siguientes estadísticas:
- El acceso gratuito a Internet en las habitaciones de hotel es uno de los aspectos más valorados por los clientes. – Encuesta de Synovate, 2011, 6.300 personas, 10 países
- El 47% de los encuestados afirmó que, antes de realizar una reserva, un hotel ha de satisfacer sus necesidades tecnológicas, con el acceso inalámbrico a Internet como una de las principales prioridades. – Encuesta de Synovate, 2011, 6.300 personas, 10 países
- El acceso a Internet es la principal prioridad de los clientes de los hoteles (incluyendo los establecimientos de lujo, superiores, de precio medio con todos los servicios, económicos/de bajo coste, y de estancias largas). – Encuesta de J.D. Powers, 2010
- La disponibilidad de Wi-Fi gratuito influye en la elección del lugar de celebración (el 64%, sí; el 31%, quizá/depende de otros factores también; el 5%, no) – Encuesta de InStat, septiembre de 2010
Es cada vez más frecuente que los asistentes a los eventos lleven encima uno o más dispositivos con acceso a Internet. Son viajeros de negocio y esperan poder comprobar el correo, utilizar los medios sociales (el 40% de los todos los tuits proviene de dispositivos móviles) y aprovecharse de la amplia gama de aplicaciones para los eventos y viajes. Para los asistentes internacionales, el coste de la itinerancia es a menudo prohibitivo. El Wi-Fi es su cordón umbilical que les mantiene conectados.
Debido a esta creciente necesidad y demanda por parte de los asistentes, los organizadores están presionando a los lugares de celebración para que proporcionen Wi-Fi gratuito y han hecho de esta exigencia uno de los criterios clave a la hora de elegir un espacio para la celebración de sus eventos. Las asociaciones como la ABPCO (Asociación Británica de Organizadores Profesionales de Congresos) han implementado una iniciativa por todo el país para reivindicar el acceso a Internet mediante Wi-Fi básico y gratuito para los asistentes (para más información véase www.theconferencecloud.co.uk).
Los desafíos:
Intervienen múltiples aspectos:
- El 60% de los viajeros de los EE.UU., Europa y Australia afirma haber tenido una mala experiencia en un hotel con la conexión a Internet por su lentitud. – Ttnooz, noviembre de 2011
- Muchos espacios son incapaces de satisfacer la demanda. En la edición de 2011 de la Consumer Electronics Show (la feria de tecnología más grande del mundo) se les pidió a los asistentes que apagaran sus móviles y conexión Wi-Fi para que los ponentes pudieran acceder a la red.
- La demanda de banda ancha aumenta exponencialmente para muchos eventos. Por poner un ejemplo, los 5.000 asistentes a la London Frieze Art Fair, celebrada en octubre de 2011 en Londres, consumieron un terabyte (un billón de bytes) de datos vía Wi-Fi durante los cuatro días que duró el evento. Y se trata de sólo un ejemplo de muchos.
- El 90% de los profesionales del sector de congresos y reuniones posee un teléfono inteligente y/o un iPad/tableta y el 62% de ellos utiliza sus aplicaciones constantemente a lo largo del día (encuesta de M&C, diciembre de 2011).
- Un libro blanco publicado en noviembre de 2011 por iBahn, uno de los principales proveedores de Internet del sector hotelero, destaca que el 25% de los dispositivos que se utilizan para acceder a su red corresponde a iPads. Estos dispositivos para el vídeo streaming y el consumo de medios utilizan un volumen de datos un 400% mayor que un iPhone normal.
- Hasta junio de 2011 se habían vendido 25 millones de iPads (UnwiredView) y se calcula que se haya vendido la increíble cifra de cinco millones de tabletas Amazon Kindle Fire sólo para Wi-Fi en el último trimestre de 2011 (J.P. Morgan, diciembre de 2011).
- Este auge del iPad y otras tabletas está impulsando los requisitos de ancho de banda a un nivel insostenible, según algunos hoteles. Para citar a David Garrison, director general de iBahn (noviembre de 2011): "El iPad es el primer clavo en el ataúd del "Internet gratuito para todos".
- Los organizadores de eventos y directores de espacios discrepan mucho sobre si a los asistentes se les debe proporcionar Wi-Fi gratuito: el 90% de los organizadores está a favor, en tanto que sólo el 48% de los directores de espacios está de acuerdo con este planteamiento (encuesta de IAEE, julio de 2011).
- El 64% de los directores de espacios y los asociados de los convention bureaux tiene expectativas poco realistas en cuanto a sus exigencias y lo que está dispuesto a pagar por el Wi-Fi para un evento (Red 7 Media, verano de 2011).
Algunas soluciones:
De hecho, el Wi-Fi de muchos espacios no es adecuado (¡apesta!) y, con unos requisitos de ancho de banda cada vez mayores, las cosas van a peor. ¿Qué se puede o debe hacer?
He aquí unas recomendaciones:
- Los espacios necesitan tener en cuenta que los requisitos de ancho de banda para el Wi-Fi van a experimentar un crecimiento de dos dígitos al menos durante los próximos cinco años. La buena noticia es que esto es factible tecnológicamente hablando. Según Ian Bull, jefe de ventas y desarrollo comercial del Grupo de Tecnología Inalámbrica de Cisco, "el Wi-Fi posee un significativo potencial de crecimiento con el uso de microcélulas y la tecnología Hotspot 2.0. Incluso los espacios muy grandes, con miles de usuarios simultáneos, pueden gestionarse para que haya disponible una señal Wi-Fi de buena calidad".
- Los espacios han de reaccionar y aportar la infraestructura para dicho crecimiento. Será un factor que influirá cada vez más en la elección de espacio.
- Los espacios deben aconsejar a los organizadores para ayudarles a determinar los requisitos de Wi-Fi e Internet. No es suficiente responder: "Sí podemos proporcionar una señal Wi-Fi". Es necesario hacer muchas preguntas, tales como: ¿Cuántas personas utilizarán simultáneamente la señal Wi-Fi? ¿Qué tipo de dispositivos utilizarán y con qué tipo de aplicaciones? ¿Dónde lo van a necesitar? ¿Cuál es el ancho de banda que se va a necesitar? Los espacios han de conocer bien sus capacidades y limitaciones y comunicárselo a sus clientes.
- Los organizadores también han de conocer bien las necesidades de los asistentes, así como sus expectativas y requisitos en cuanto al acceso a Internet, y han de comunicar a los espacios cuáles son sus expectativas en peticiones de presupuesto detalladas.
La gestión de los costes:
Uno de los mayores desafíos es el coste. Los espacios no son empresas sin ánimo de lucro y la demanda de servicios web crece exponencialmente. ¿Cómo se puede compensar o limitar este coste?
He aquí mi opinión:
- Los espacios deben proporcionar gratuitamente un acceso a Internet mediante Wi-Fi básico (512kb/s) y compatible con dispositivos móviles, con cobertura en todo el espacio (habitaciones, vestíbulo, salas de reuniones, zona de exposición) y una conexión sencilla. Una tasa de descarga de 512kb/s es lo suficientemente rápida como para comprobar el correo electrónico, enviar tuits y para la navegación web básica, aunque insuficiente para el vídeo streaming HD, para descargar archivos de audio, etc.
- Se debe proporcionar a los asistentes que necesitan algo más rápido un "servicio premium" a un precio razonable.
- Se deben aplicar tarifas razonables para servicios especializados: ancho de banda dedicado, dirección IP dedicada, RPVs, servicios especiales para expositores, etc. Por poner un ejemplo, el Centro de Convenciones de Las Vegas (uno de los mayores del mundo) lanzó en noviembre de 2011 su plan de servicios web: un servicio básico gratuito; un servicio premium por 13$ al día; y un servicio especial para expositores por 100$ al día.
- Otra opción de la que disponen los organizadores para compensar el coste es buscar patrocinador. El acceso a Internet y las aplicaciones móviles brindan a los patrocinadores muchas oportunidades de publicidad: páginas de presentación, banners, etc. Se puede hacer un seguimiento de las páginas vistas de estos formatos, que proporcionan mucha visibilidad ante un público que utiliza un servicio muy solicitado.
