Un nuevo estudio revela las realidades de la "virtualidad" de las reuniones, desde la variedad de formatos y fuentes hasta la medición y las comparaciones con las reuniones presenciales.
El papel de las reuniones virtuales se encuentra en plena evolución. Percibidas antaño por muchos profesionales del sector como experimentos excepcionales, ahora han pasado a formar parte de las carteras de reuniones estratégicamente gestionadas. Y, según un nuevo estudio de la MPI Foundation and Maxvantage, algunas organizaciones gestionan cientos de reuniones virtuales al año.
Pero el evento virtual sigue en ciernes; es hijo del nuevo milenio. Y la mayoría de las organizaciones sigue intentando comprender qué es exactamente un "evento virtual".
El estudio –una combinación de encuesta online y entrevistas cualitativas– demuestra que los profesionales del sector están de acuerdo en principio en cuanto a la definición de reunión virtual, pero los detalles de cada evento son variables. Hay ocho principales formatos de evento virtual, cada uno de ellos con seis o más proveedores actualmente. Y puesto que la planificación, la celebración y las ventajas de cada formato son únicas, si se cambia de proveedor, la familiarización con el nuevo método de trabajo por parte de todas las partes interesadas requiere una curva de aprendizaje más o menos larga. Las tecnologías para reuniones virtuales siguen proliferándose y ahora incluso captan contenidos y hacen un seguimiento de los datos de los participantes de una forma que sería imposible en un evento presencial.
Los datos anecdóticos demuestran que las limitaciones presupuestarias siguen impulsando la adopción de las reuniones virtuales. En varias entrevistas realizadas para este mismo informe, los profesionales del sector afirmaron que sus clientes internos disponían de presupuesto para celebrar reuniones, aunque su público objetivo no disponía de fondos para asistir a ellas. Los programas de reuniones virtuales permitieron a estos grupos seguir reuniéndose.
Pero las reuniones virtuales no seguirán siendo una medida provisional durante mucho tiempo. Las organizaciones empiezan a incluirlas en sus procesos de negocio fundamentales. IBM, por poner un ejemplo, ha integrado su plataforma virtual en su sistema de gestión de contactos y en sus procedimientos post-evento de seguimiento de contactos. Como resultado, sabe cuántos ingresos genera su plataforma de eventos virtuales.
A medida que el sector siga experimentando y obteniendo más experiencia en el campo de las reuniones virtuales, a los profesionales del sector se les brindarán oportunidades nuevas e innovadoras para utilizar este formato para proporcionar valor empresarial y acelerar el ritmo de ventas.
RESULTADOS PRINCIPALES
Una vista general de las reuniones virtuales
1. Los profesionales del sector carecen de una definición estándar de reunión virtual. Más del 75% de los encuestados no creía que su organización tuviera una definición o política estándar para las reuniones virtuales.
2. Hay muchos formatos tecnológicos para llevar a cabo reuniones virtuales. En la actualidad el mercado de tecnología para reuniones virtuales ofrece ocho tipos de solución tecnológica y cada uno de ellos ofrece una experiencia virtual diferente; lo que significa que hay múltiples respuestas a la pregunta de cómo funciona una reunión virtual.
3. De éstos, las reuniones online y las videoconferencias son los formatos más populares. Más del 90% de los organizadores profesionales encuestados dijo que prefería los sistemas de reuniones online y de videoconferencia, en tanto que el 70% afirmó que recomendaría las reuniones online como plataforma de eventos virtuales.
4. Las reuniones virtuales que celebran las organizaciones son más cortas que otras, debido a la limitación de oportunidades para el networking. Los organizadores profesionales encuestados reconocieron que de las reuniones virtuales no se prestaban al networking.
Los programas virtuales estratégicos
5. No hay un enfoque único para las reuniones virtuales. Las organizaciones utilizan diferentes enfoques para gestionar sus estrategias en cuanto a las reuniones virtuales. Algunas ofrecen mundos virtuales bidimensionales o una combinación de reunión online y videoconferencia. El alcance depende de las necesidades, los recursos, la madurez de los procesos y las competencias del personal de plantilla de cada organización.
6. Los departamentos de eventos ayudan a impulsar la adopción tecnológica. En algunas organizaciones, los departamentos de eventos refuerzan la tecnología con buenos procesos (el establecimiento de objetivos, la planificación, la formación de ponentes, la medición) y asesoramiento para impulsar su adopción y el éxito del formato en cuestión.
7. Los profesionales del sector recomiendan las reuniones virtuales. Tres quintas partes (el 61%) de los encuestados recomendaron las reuniones virtuales en lugar de las presenciales, sobre todo cuando la falta de presupuesto hace peligrar una reunión. Se dio el caso de una organización que implementó una política de reuniones virtuales por defecto; las presenciales sólo se celebraban en función de cada caso.
8. El éxito de las reuniones virtuales depende del apoyo interno y la integración. Los profesionales del sector saben lo que les ayudó a poner en marcha sus estrategias en cuanto a reuniones virtuales. El apoyo de la dirección, la creación de un equipo de apoyo interno y la integración con otros procesos de negocio ayudaron a impulsar la adopción tecnológica.
9. Los principales obstáculos incluyen la adopción por parte del usuario y los cambios organizacionales. Las críticas de los escépticos acerca de la tecnología, junto con su percepción negativa de ella, hicieron que los equipos encargados de organizar las reuniones virtuales se pusieran a la defensiva muy pronto. Y, según muchos profesionales del sector, el éxito requiere unas relaciones interdisciplinarias fuertes entre los departamentos de eventos, viajes, formación y desarrollo y TIC.
El abastecimiento estratégico
10. Las organizaciones son el abastecimiento estratégico, pero no saben por qué. Algunas organizaciones han implementado el abastecimiento estratégico en cuanto a las reuniones virtuales, pero carecen de una definición de "reunión virtual" o políticas formales para la celebración de reuniones virtuales.
11. El departamento de TIC toma la iniciativa en las decisiones de compra. Tradicionalmente es el departamento de TIC que se encarga del abastecimiento y compra de la tecnología para eventos virtuales. En algunos casos, la primera ola de tecnología virtual llegó a través de los departamentos de TIC como forma de combatir a los primeros usuarios que probaban las distintas tecnologías por el método de ensayo y error.
12. El ahorro en costes fue el principal incentivo para adoptar las reuniones virtuales. Dado el clima económico actual, el ahorro en costes fue lo que más impulsó la adopción de las reuniones virtuales. En algunos casos, las organizaciones disponen de una partida presupuestaria para reuniones, pero carecen de recursos para viajes.
13. Las reuniones virtuales ofrecen más que el ahorro en costes. Mientras que el ahorro en costes es importante, las organizaciones también utilizan las reuniones virtuales para reducir el tiempo que los empleados están fuera de la oficina, para rebajar las exigencias sobre los ejecutivos y para respaldar reuniones de última hora. En el ámbito del marketing, las organizaciones utilizan las reuniones virtuales para animar a los clientes potenciales a tomar una decisión de compra.
Las personas
14. Las reuniones virtuales crean un nuevo léxico para los organizadores de eventos. El léxico de las reuniones virtuales está lleno de términos: parcialmente en vivo, ancho de banda, jugador, sincrónico, asincrónico, conmutador y streaming, por nombrar sólo algunos. Los organizadores de reuniones virtuales no tienen por qué ser expertos en tecnología; sólo necesitan sentirse cómodos con la tecnología y su argot.
15. Los organizadores de reuniones virtuales se centran más en los contenidos que sus colegas que organizan eventos presenciales. La entrega de contenidos para reuniones virtuales dista mucho de los métodos utilizados en los eventos presenciales, así que los organizadores tienden a implicarse más en las primeras, que incluyen a ponentes virtuales, presentaciones, grabación y readaptación de contenidos, moderación y conservación.
16. Los organizadores de reuniones virtuales necesitan poseer competencias en el plano organizacional y en el campo del servicio al cliente, y ser indomables ante la tecnología. Los encuestados estuvieron de acuerdo en que los organizadores de reuniones virtuales necesitan sentirse cómodos con la tecnología, pero ninguno pensó que habían de ser expertos en la materia.
17. Hay pocos recursos para formar a organizadores de reuniones virtuales. A medida que las organizaciones contratan a personal y amplían sus estrategias en cuanto a las reuniones virtuales, les es cada vez más difícil encontrar a candidatos cualificados. La mayoría de los organizadores profesionales asiste a reuniones virtuales para obtener conocimientos, además de hablar con otros organizadores y formarse con los proveedores de tecnología.
La medición
18. La inmensa cantidad de datos que albergan las plataformas virtuales está infrautilizada. En tanto que las plataformas virtuales proporcionan datos detallados sobre los delegados, la mayoría de las organizaciones posee una capacidad limitada para informar y medir.
19. Las reuniones virtuales pueden segmentar a un público de forma muy personalizada. Los organizadores de reuniones virtuales sofisticados segmentan los datos a nivel individual, frente a la mayoría de los organizadores de eventos presenciales que analiza los datos de forma agregada. Algunas empresas utilizan los datos segmentados para generar contactos y para la formación.
20. La medición del rendimiento ayuda a los organizadores de reuniones virtuales a evaluar el grado de éxito. Así como los deportes utiliza la medición para evaluar el rendimiento de los atletas, la medición (el número de inscripciones frente al de los asistentes, lo repetido frente a lo nuevo, el porcentaje de tiempo en la plataforma frente a todos los contenidos disponibles) ayuda a los organizadores sofisticados a calcular el rendimiento e identificar oportunidades para mejorar. One+
Este artículo también contó con la colaboración de Jenise Fryatt, Rosa Garriga, Ruud Janssen, CMM, y Richard John.
Sobre Samuel Smith
Samuel J. Smith es líder de pensamiento, ponente e innovador galardonado en el campo de la tecnología aplicada a los eventos. En 2011, la revista BizBash le incluyó entre las personas más innovadoras del sector de eventos. En 2010, Sam cofundó Event Camp Twin Cities, un laboratorio de innovación en el campo de los eventos que cambió las reglas para la asistencia a eventos híbridos. Sam es miembro del jurado de los premios anuales de Worldwide Event Technology Watch de EIBTM (Barcelona). Dirige Interactive Meeting Technology, LLC, consultoría tecnológica que se especializa en reuniones interactivas y eventos híbridos. Sam es miembro de Meeting Professionals International (MPI), International Special Events Society (ISES), Professional Convention Management Association (PCMA) y Minnesota Interactive Marketing Association (MIMA).
Comentarios:
Muy detallado el informe de este experto, coincido sin lugar a dudas que las reuniones virtuales o videoconferencias web son y serán un servicio de alta demanda. Cada vez hay más usuarios; empresas y hasta universidades están adoptando esta modalidad de reunión, pues a través del desarrollo de esta tecnología, con conexión a Internet y un PC, muchas personas de cualquier parte del planeta pueden comunicarse en tiempo real. (Daniel Larrauri, Videoconferencia software, 8 de abril de 2012)
