Al tiempo que evoluciona la cultura empresarial, se están desarrollando e implementando programas de gestión estratégica de reuniones (SMM en sus siglas en inglés) para crear valor en todos los sectores empresariales, a fin de alcanzar metas estratégicas más amplias. Mientras que las corporaciones luchan por racionalizar gastos en todos los ramos, ha pasado a primer plano la importancia de consolidar y controlar los gastos de reuniones y, como resultado, el papel de las compras ha subido enteros. La colaboración entre los servicios de compras y los encargados de organizar reuniones ha dado lugar a retos en cuanto a su compatibilidad y enfoque.
En 2005, el Global Corporate Circle of Excellence de MPI redactó un informe oficial sobre la SMM en el que se identificaban los ocho pasos básicos para desarrollar un programa de la misma
Pese a que el programa está enfocado desde la perspectiva del departamento encargado de organizar reuniones/eventos de una corporación, se ha demostrado que se puede adaptar con éxito a muchos públicos, incluyendo a intermediarios (organizadores de reuniones autónomos, agencias de organización, empresas de gestión múltiple, gestoras de destinos y gestores de asociaciones) que desean ofrecer a sus clientes un mejor servicio de SMM y a proveedores (palacios de congresos/convenciones, convention bureaus, hoteles, centros turísticos, salas de reuniones, productoras, empresas de logística) que desean entender mejor las necesidades de sus clientes y fortalecer las relaciones con los mismos.
MPI ofrecerá un programa de SMM, basado en este modelo, en el World Education Congress (WEC), que se celebrará del 9 al 12 de agosto en Las Vegas. El programa consistirá de cinco sesiones en las que se profundizará en cada paso y se enseñará cómo crear un departamento de SMM dentro de una organización.
Una de estas sesiones –“Un plan preliminar para la gestión estratégica de reuniones y su validación” – se centrará en el diseño de un plan para implementar un programa de SMM y sus usos partiendo del servicio de compras como modelo. En la sesión se perfilará cómo preparar el terreno y cómo enfocar la colaboración con dicho servicio. Se hará hincapié en los pasos necesarios para asegurarse de que las organizaciones que desean implementar un programa de SMM están preparadas para asociarse activamente con servicios de compras externos y para proporcionar métodos a fin de garantizar su éxito.
A la hora de desarrollar un plan de SMM se deben tener en cuenta los siguientes consejos:
Determina qué papel puede desempeñar cada departamento de tu organización para contribuir al éxito del programa de SMM
Mientras que desarrollas o actualizas tu programa de SMM, es esencial contar con el apoyo de todos los estamentos de tu organización. El primer paso para desarrollar el plan de acción y comunicación de tu organización consiste en determinar qué departamentos desempeñarán un papel clave en tu programa y cuáles de ellos podrían contribuir con los gastos. A la hora de contactar con estos departamentos, debes variar tu mensaje dependiendo de lo que necesites de ellos y de lo que ellos requieran de ti. Habla con franqueza sobre tus fortalezas y las de tu equipo y no tengas miedo de solicitar ayuda en aquellas áreas en las que expertos de otros departamentos pueden prestarte su apoyo. No dudes en traer de fuera a profesionales con experiencia en la SMM.
Averigua qué es lo importante para tu departamento
Adapta tus preguntas a los departamentos a los que vas a solicitar ayuda para validar tu programa, ya que cada uno de ellos tiene una misión específica que converge con la visión de la empresa. ¿Qué es lo que necesitan del programa de SMM? ¿Qué es lo que requiere el programa de ellos? Una vez que se haya abordado este asunto, deberá estar claro cómo cada departamento puede colaborar en la iniciativa para ayudarse los unos a los otros.
Además, averigua cuáles son sus principales factores de éxito en cuanto a las metas de la empresa, para luego comprobar lo que ya se está haciendo bien en tu propio departamento o averiguar cuáles son las áreas en vías de desarrollo que podrían ayudarles a alcanzar sus metas. Mientras que trabajáis juntos para impulsar las metas departamentales, esta alianza aumentará la eficacia de toda la organización. Es el poder de asociación lo que hace avanzar a las organizaciones.
Aprende a hablar el idioma de los demás
Antes de tantear a otros departamentos debes hacer tus deberes. El lenguaje y los términos que se utilizan en el campo de las compras son distintos a los que se suelen utilizar en el mundo de las reuniones. No esperes que entiendan las cientos de siglas que se utilizan en tu organización. Sé paciente y utiliza la jerga empresarial. Al igual que con cualquier iniciativa nueva, hay un proceso de aprendizaje. No obstante, una vez que ambas partes aprendan los procesos de la otra, esto dará seguramente paso a una asociación dinámica.
Cuantifica los datos de las reuniones
A lo hora de analizar los datos sobre las reuniones, asegúrate de que hayas implementado los procesos y la tecnología necesarios para generar informes. La presentación de informes debe ser lo suficientemente flexible como para servir tanto a tus patrocinadores como a los departamentos que apoyan tu labor. Cuantifica el valor de tu departamento. Otros aspectos que debes tener en cuenta incluyen lo siguiente:
- El análisis de economías de costes: ¿cuál es el porcentaje de ahorro frente a los gastos de trabajo?
- La anulación de coste: ¿qué consideras como anulación de coste: las discrepancias en la facturación, las garantías, el coste local? Establece parámetros y mantenlos.
- Las concesiones contratadas: ¿se utilizan todas las concesiones contratadas en cada reunión y cuál es el ahorro por reunión cuando se utilizan?
- El volumen de reuniones: ¿cuántas reuniones se organizan? Y ¿cuáles son las localizaciones, el tipo de lugar de celebración que se suele alquilar y los lugares de celebración específicos? Puedes valerte de esta información para negociar contratos de proveedor preferido o descuentos.
- Las prácticas ecológicas: ¿cuál es el ahorro cuando se implementan?
Proporciona especificaciones claras y concisas
Un área clave donde la externalización puede realzar tu programa es la de la gestión y contratación de proveedores preferidos. Para asegurarte de que vas a obtener los resultados que deseas y necesitas de cualquier iniciativa de externalización estratégica, procura que la empresa que contratas entienda lo siguiente:
- Las metas y los objetivos de la iniciativa.
- Los requisitos específicos que requieres de la empresa externa con la que te asocias.
- Los antecedentes de esta iniciativa de externalización.
- Las relaciones previas que tienen algo que ver con esta iniciativa.
- Los factores que se incluyen en la toma de decisiones.
- ¿Qué es lo que has de conseguir y qué es lo que te gustaría conseguir?
Las empresas externas con las que te asocias deben tener habilidad y experiencia en la negociación para garantizar que saques el máximo rendimiento de tu programa y tu inversión. Puede que dispongan de una serie de plantillas para facilitar el proceso de cualquier iniciativa de externalización.
Ven a Las Vegas y asiste a nuestras presentaciones en las que abordaremos el diseño de un programa de SMM, discutiremos sobre las mejores prácticas asociadas con la misma, y aprenderemos de los colegas que trabajan en la SMM.
BARB TAYLOR CARPENDER, CMM, CHSC, es fundadora de Taylored Alliances, que ofrece soluciones personalizadas para satisfacer las necesidades de sus clientes y es un referente para organizaciones intermediarias especializadas en el sector de congresos y reuniones. Carpender posee un impresionante historial en ventas, marketing y operaciones en el sector de la hospitalidad. A lo largo de su carrera ha estado relacionada con MPI, participando en juntas directivas regionales e internacionales e integrando múltiples comités y consejos consultivos. Asimismo ha participado en los programas Platino de MPI, incluyendo el de SMM. Para contactar con ella envíele un correo electrónico a btc@tayloredalliances.com.
A lo largo de los últimos 10 años, ANGIE DUNCAN, CMP, CMM, ha desempeñado un importante papel en el crecimiento y desarrollo de VMS Meetings, empresa radicada en Indianapolis. VMS se encuentra en la vanguardia del desarrollo e implementación de procesos y políticas para garantizar el cumplimiento de contratos. VMS sigue superando la media en cuanto a externalización, al tiempo que mantiene un alto nivel de servicio al cliente con equipos de marketing. Para contactar con ella envíele un correo electrónico a angie.duncan@vmsconnect.com.
