Internet ha marcado una nueva era de la autoreserva de viajes en la que los viajeros de negocios se encargan ellos mismos de las reservas de avión y alojamiento para asistir a importantes conferencias sectoriales o eventos con clientes. Muchos de ellos ya están convencidos de que pueden encontrar las mejores ofertas y gestionar sus viajes ellos mismos. ¿De veras necesitamos a los agentes de viajes?
Antes de contestar a dicha pregunta, es importante tener en cuenta que en 2010 más de 416 millones de estadounidenses tomaron vuelos nacionales y 75 millones viajaron a destinos internacionales, según datos de IATA PaxIS.
De acuerdo, acaso Internet haya dado confianza a muchos viajeros de negocios a la hora de planificar sus viajes porque es probable que los imprevistos sean menores. Pero el “sírvase usted mismo” es lo último que viene a la mente cuando los itinerarios de viaje se ven seriamente trastocados. Y eso es cuando a los viajeros recuerdan que los servicios de atención al cliente han menguado en tan solo unos pocos años.
Muchos viajeros quedan abandonados a su suerte, esperando recibir avisos automáticos de las aerolíneas en aeropuertos atestados, o escuchando durante horas el hilo musical de llamadas en espera. En lugar de centrarse en el impacto empresarial de sus viajes, los viajeros de negocios se ven obligados a dedicarse a la logística de viajes avanzada. Y en realidad es necesario contar con personas que sepan cómo responder inmediatamente.
Los imprevistos tienen un impacto en los viajes
Decir que los desastres naturales hacen estragos en los viajes internacionales es quedarse corto, ya que los efectos pueden durar semanas, si no meses: terremotos, tsunamis, huracanes, erupciones volcánicas, pandemias, tormentas de nieve, incendios forestales y otras situaciones parecen ocurrir cuando menos se esperan.
Las huelgas de los trabajadores de las aerolíneas pueden también convertirse en el gorila proverbial de 400kg que mantiene los aviones en tierra. Y no se deberían pasar por alto las huelgas de sus proveedores. Durante las Navidades de 2010, los viajeros tuvieron que dormir en el aeropuerto de Charles de Gaulle, mientras esperaban a que llegara un cargamento de descongelante de los EE.UU. Esto ocurrió porque los empleados del proveedor francés del descongelante estaban en huelga.
Las fluctuaciones en el precio de los viajes es otro factor que tiene un impacto en el turismo de negocios, lo que desconcierta tanto a los expertos del sector como a los viajeros experimentados. El precio del combustible, las tasas auxiliares y los impuestos de los destinos producen cambios imprevistos. Y parece ser que la fortaleza o debilidad del dólar americano no ha hecho acto de presencia todavía, aunque debería porque contribuye notablemente al coste de viajar.
La solución: contratar a los mejores agentes de viajes
A pesar de que las empresas han adoptado la tecnología para las reservas de viajes corporativos en cuanto a desplazamientos nacionales, muchas PYMES han elegido externalizar la gestión de los viajes internacionales a una agencia de viajes. Esto se debe a que son conscientes de que los imprevistos no solo tienen un impacto en los viajeros, sino que también trastocan las prioridades empresariales y contribuyen a pérdidas en el resultado final.
Los mejores consultores de viajes –especialistas de las principales agencias de viajes– tienen en cuenta el presupuesto, los horarios y las preferencias. Entienden lo importante que es el ahorro a fin de garantizar la productividad. Mantienen contactos en las aerolíneas y el sector hotelero y comparten sus conocimientos de la materia. Forman parte de redes distinguidas. Ofrecen extras y comodidades que el viajero no podría conseguir por sí solo.
Los agentes de viajes que merecen tal nombre también están preparados para abordar esas situaciones inesperadas y críticas que pueden ocurrir durante los viajes porque los improvistos de este tipo forman parte de su trabajo. Conocen los sistemas de reservas de viajes como la palma de su mano. Cuando ocurren problemas, sus teclados echan humo y/o piden ayuda a sus contactos en las aerolíneas y el sector hotelero en nombre de sus clientes. Y sus clientes son a menudo los primeros en recibir una solución.
Cuando surgen problemas durante un viaje –más allá de las molestias cotidianas causadas por las condiciones meteorológicas, la seguridad o los retrasos– los agentes de viajes experimentados harán todo lo posible para ofrecer a sus clientes soluciones rápidas.
Pero para aquellas personas que viajan a destinos internacionales, como es el caso de muchos ejecutivos y directores, la gestión de viajes debe encargarse a los mejores agentes de viajes.
Radicado en Chicago, Rob Hard es periodista independiente especializado en turismo de negocios y editor de BusinessTravelDestinations.com, EventVenuesDirectory.com y EventJobsBoard.com. También edita la Event Planning Guide de About.com. Para contactar con él envíale un correo electrónico a editor@rhcommunications.com.
