“El precio de la informática ha caído en un 42% al año durante las últimas seis décadas; o sea, un aumento de un billón desde 1940.” Bill Nordhaus, Yale.
La tecnología seguirá evolucionando a un ritmo notable. Los ordenadores serán cada vez más compactos y baratos; los procesadores serán cada vez más rápidos; las baterías durarán cada vez más; las pantallas tendrán mejor resolución y serán más flexibles; los proyectores de datos serán más pequeños y baratos y dotados de más luminosidad; la banda ancha será más rápida y ubicua. Los expertos pronostican que el rendimiento vinculado al precio doblará cada 18 meses hasta bien entrado en la próxima década. La frase “más rápido, mejor y más barato” seguirá aplicándose a los productos tecnológicos que compramos.
La tecnología está revolucionando los negocios en general, y, específicamente, el segmento de reuniones. Veremos muchas novedades en los próximos años, incluyendo:
1. Casi todos los espacios públicos de reunión dispondrán de Wi-Fi y banda ancha: el número de centros de convenciones y grandes hoteles de reuniones que ofertan Wi-Fi está aumentando vertiginosamente. Incluso McDonalds ha empezado a ofrecer acceso Wi-Fi “gratuito”.
2. Habrá más productos móviles. Con el acceso a la banda ancha inalámbrica (véase arriba), los teléfonos móviles actuales evolucionarán para convertirse en teléfonos PDA en miniatura, de larga vida, con los que se podrá utilizar un acceso de alta velocidad para conectarse a Internet a través de canales múltiples, incluyendo Wi-Fi, tecnología Bluetooth y formatos inalámbricos cada vez más veloces. Han aparecido varios productos que se están desarrollando para el segmento de reuniones sobre estas plataformas móviles, incluyendo, entre otros, sistemas de inscripción móvil, de networking, de encuestas, de respuesta de audiencia, y de generación automática de datos sobre potenciales clientes (lead retrieval en inglés), programas interactivos, listados electrónicos de asistencia y directorios de productos.
3. Veremos el desarrollo de las PCs de tableta como plataforma para gestionar las reuniones e inspecciones in situ.
4. En los próximos años la identificación por frecuencia de radio (RFID por sus siglas en ingles), el código de barras del futuro, llegará a formar parte de algunos sistemas de generación automática de datos sobre potenciales clientes, de verificación de acceso, y de seguimiento de asistencia, a pesar de las preocupaciones acerca de la privacidad.
5. Los servicios Web (.NET) están configurándose como la nueva plataforma para los productos tecnológicos de reuniones. La ventaja reside en que facilitan la compatibilidad entre distintos programas (por ejemplo, la inscripción y la reserva online de alojamiento), incluso si no son de la misma empresa. Puesto que existe una amplia gama de productos tecnológicos alojados en la Web para los responsables de la planificación de reuniones (más de 1.200 vínculos clasificados por categoría en www.corbinball.com/bookmarks), la interacción entre programas será altamente beneficiosa al permitir a los responsables de planificación combinar y casar aplicaciones con más facilidad.
6. Los estándares voluntarios seguirán implantándose lenta pero progresivamente. Los APEX (Accepted Practices Exchange), promovidos en Norteamérica por el Convention Industry Council, proporcionarán este año unos estándares tecnológicos para resúmenes/órdenes de trabajo, peticiones de presupuesto (RFP), reservas de alojamiento y descriptores homogéneos de reuniones/lugares de celebración. Sólo si adopta unos estándares podrá el segmento de reuniones digitalizar sus procesos de negocio. Lo que reducirá las tareas administrativas laboriosas que tanto los responsables de planificación como los hoteleros/organizadores profesionales se ven obligados a realizar para casi cada reunión.
7. Las inversiones en herramientas tecnológicas acapararán gran parte del presupuesto de reuniones, sobre todo en el caso de las grandes corporaciones. Las herramientas de gestión estratégica de reuniones combinadas con los sistemas online de inscripción y seguimiento de asistentes permitirán a las grandes empresas ahorrarse millones de dólares al año, gracias a una mayor eficacia, un menor riesgo de contraer alguna responsabilidad (al centralizar la gestión), y, al disponer de un desglose de gastos por proveedor del año anterior, una mayor fuerza negociadora. A continuación se enumeran algunas de las herramientas de gestión estratégica de reuniones disponibles en la actualidad: Arcaneo, PlanSoft MMS, StarCite, SeeUThere, Plan2Attend, y Carlson.
8. La gestión estratégica de reuniones incorporará la tecnología para realizar seguimientos del rendimiento de la inversión (ROI por sus siglas en inglés) y transmitir los datos a todas las partes interesadas; muchos de los productos mencionados en el apartado 7 indicarán el camino a seguir.
9. Los programas de “emparejamiento”, tan populares con los que buscan pareja, interrumpirán en el segmento de reuniones para ayudar a clasificar a los asistentes por intereses mutuos. La aplicación Rio de Columbia Resource Group y Smart Event de ExpoExchange son solamente dos ejemplos de este tipo de programas.
La VoIP (voz sobre protocolo de Internet): la gente utilizará la banda ancha de Internet (alámbrica o inalámbrica para hacer llamadas telefónicas por todo el mundo a una tarifa muy reducida o incluso gratis. De este modo se podrán vincular las llamadas con los sistemas de gestión de datos y de clientes con más facilidad para ofrecer una mejor atención al cliente. Se trata de un cambio que afectará los teléfonos tanto móviles como fijos y tendrá un gran impacto en la forma en la que se comunican los profesionales que trabajan en el segmento de reuniones.
Vivimos tiempos apasionantes. Éstas son solamente algunas de las novedades tecnológicas surgidas de la revolución digital que ayudarán a los profesionales de la planificación de reuniones a trabajar mejor y con más rapidez y a ahorrar, además de mejorar y personalizar las interacciones entre los organizadores, proveedores y asistentes.
