Es el segundo día del retiro anual para ejecutivos de tu empresa, un momento cuando la junta directiva y los vicepresidentes desaparecen durante unos días para discutir sobre la marcha del negocio. Desde luego, puesto que son los mejores, han elegido para la ocasión un destino ideal –aislado, prístino, con alojamiento de categoría y un asador de muerte–. Pero el resort en cuestión es un poco diferente a lo que están acostumbrados. No hay acceso a Internet, ni salas de conferencias con proyectores digitales. Y –el máximo atractivo– ¡ni siquiera hay televisores en las habitaciones!
Antes de que empieces a sufrir sudores fríos, hay que fijarse en lo que está pasando. El jefe del departamento de tecnología y dos directores de producción se encuentran sentados alrededor de un fuego, bebiendo vino y charlando amistosamente sobre la reacción del mercado al último lanzamiento de producto de la empresa. El vicepresidente de comunicaciones y el director de ventas están en el bar jugando a las cartas –y aparentemente disfrutando del momento (a pesar de que nunca se han llevado bien)–. Y el día anterior, el director general dirigió una de las sesiones de tormentas de ideas más productivas e interesantes que se recuerda. Durante casi 48 horas ningún móvil ha roto el silencio…
Quítales los juguetes… aunque sólo sea durante un rato
Este escenario es bastante idílico. La decisión de prescindir de la tecnología es una medida lo suficientemente potente e impactante para crear una burbuja de nirvana libre de distracciones, pero es un arma de doble filo si se aplica en situaciones equivocadas. Para los trabajadores de hoy en día, los chismes tecnológicos modernos se han convertidos tanto en una diversión como en una dependencia; si se erradican provisionalmente, se crea un ambiente de paz y concentración, pero si se hace durante demasiado tiempo, los síntomas de abstinencia pueden volverse muy graves.
“Es esencial conocer al grupo”, dice Patricia Zollman, CMP, directora regional de HelmsBriscoe, una empresa internacional dedicada a la organización de reuniones. “La coordinación y la duración de la estancia son muy importantes”.
Zollman, que trabaja en la zona de la bahía de San Francisco, envió recientemente a un grupo de 15 médicos a una cabaña de lujo, perdida en la tundra canadiense, cerca de la frontera con Alaska. La reunión tenía tres objetivos: discutir a fondo unos proyectos de trabajo, socializar y simplemente desconectarse del mundo “real”. Para todos estos objetivos, una conexión con el mundo real sólo habría constituido una pérdida de tiempo y una distracción.
“No fue nada fácil; tuvieron que tomar un biplano para llegar al destino,” dice. “Pero querían una experiencia única. Salió a pedir de boca; pero si hubieran prolongado su estancia demasiado (sin tecnología), se habrían vuelto locos”.
Esta concentración en estado puro, de la que disfrutaron los médicos de Zullman, es una cualidad muy rara hoy en día. Como si hablar en público no fuera un reto de por sí lo suficientemente difícil, en la actualidad los ponentes han de luchar contra los iPhones, la mensajería instantánea y esa nueva alerta (¡urgente!) por correo electrónico de Facebook. Para un ponente puede ser descorazonador ver que hay más miembros del público inclinados, a escondidas o descaradamente, sobre sus Blackberrys que atendiendo respetuosamente a lo que tiene que decir (razón de sobra para llamarlo el “CrackBerry”). La otra cara de la moneda de esta nueva realidad es que se puede aprovechar el poderoso contraste que se produce al prescindir de la tecnología para organizar una reunión que sea más memorable y productiva que de costumbre. Pero si lo intentas con el grupo equivocado, tendrás un motín entre manos.
“Para mí es un desastre sin paliativos si no hay acceso a Internet o cobertura para móviles”, reconoce Luca Favetta, directivo principal de eventos globales EMEA de SAP SA, una empresa internacional de soluciones TI y empresariales, que trabaja en Ginebra.
Favetta explica que, dado que la mayoría de los asistentes a los eventos que organiza están muy implicados en el sector de TI, la tecnología es quizá el criterio más importante a la hora de escoger un lugar de celebración. Incluso si sus clientes soñaran de vez cuando con evadirse durante unos días del mundo digital –o si Favetta pensara que les vendría bien– en realidad el evento no tendría lugar sin la tecnología como eje fundamental.
“Si supieran que no iban a poder utilizar sus Blackberrys”, dice, “ni siquiera se molestarían en hacer el viaje”.
Zollman también tiene experiencia con individuos que no reaccionan bien ante el aislamiento tecnológico. Durante un evento que se celebraba en un centro de conferencias que no disponía de acceso a Internet o de televisiones –y donde la cobertura para móviles era esporádica– los asistentes reaccionaron bien por lo general. No obstante, la reacción de unos pocos fue todo lo contrario.
“A algunos de los asistentes les molestaba sobremanera no saber lo que estaba pasando en el mundo exterior”, afirma.
Michael Noesen, CMP, director de marketing de eventos del equipo de gestión de clientes de Microsoft, asistió hace poco a un retiro de tres días de duración de la junta directiva del Capítulo del Estado de Washington de MPI, que se celebraba a bordo de un crucero. Como organizador de Microsoft, para él la tecnología es naturalmente un criterio de selección indispensable para encontrar un lugar de celebración adecuado. De hecho, suele mandar a instalar cables de Internet adicionales en los espacios que elige para satisfacer las enormes exigencias de los asistentes en lo que refiere a la banda ancha.
Sin embargo, como uno de los asistentes al crucero en cuestión, donde no había acceso a Internet o cobertura para móviles, descubrió que todo el mundo podía concentrarse en el plan de negocios del próximo año, sin que hubiera distracciones.
“Cuando el propósito de la reunión en concentrarse o participar activamente, veo que es muy beneficioso [prescindir de la tecnología]”, afirma.
Noesen reconoce que estaba un poco ansioso por la marcha de varios asuntos que tenía pendientes en la oficina. Pero lo que fue clave para él era asegurarse de que se ocupara de todo con antelación para que no tuviera que preocuparse de no estar online y accesible.
“Tenía a varias personas cubriéndome la espalda; y eso fue importante para mí”, explica.
Un buen momento para nuevas ideas
Con los retos que la actual economía está imponiendo al mundo empresarial, puede que no haya mejor momento para exprimir nuevas ideas (quizá incluso algunas drásticas) de la teta corporativa. Y según Elaine Macy, directora del programa global de incentivos del grupo hotelero Preferred, los lugares de celebración sin tecnología son el mejor sitio para hacerlo.
Como organizadora, Macy se ha encargado de varios eventos en espacios aislados de categoría, como The Resort at Paws Up, ubicado en las montañas de Montana del Oeste. Allí, orquestó varias reuniones de consejos de administración –la única vía de comunicación es unidireccional, vía la televisión–. Un par de veces, Macy trajo consigo un teléfono vía satélite para que se pudiera realizar alguna que otra llamada, pero afirma que las reuniones no hubieran sido tan efectivas si todo el mundo habría tenido acceso a Internet y cobertura para móviles.
“Se puede traer la tecnología de fuera, pero creo que es una pérdida de tiempo”, dice. “Si eso es lo que quieres, debes ir a un sitio normal. Aquí debes sacar provecho de la falta de tecnología”.
Una vez que la persona que toma las decisiones esté totalmente convencida de que es una medida adecuada, hay que procurar que los asistentes sean muy conscientes de lo que les espera. Al igual que las acampadas –sin duchas, camas o Starbucks– son una aventura, también puede resultar divertido prescindir de la tecnología durante unos días. Pero lo más importante es la preparación; no quieres que todo el mundo aparezca con un cargador de móvil en la mano sin saber en lo que se está metiendo.
“Para los asistentes es una decisión muy dura”, subraya Macy. “Es necesario decirles sin rodeos, antes de que asistan, qué es lo que les espera y cuáles son las metas. La mayoría de la gente no pasa más de unas horas sin acceso a Internet”.
La Web en expansión
Es extraordinario tener que reconocer que, sólo hace unas décadas, encontrar un acceso a Internet o cobertura para el móvil no sólo era una preocupación trivial, sino que a menudo un asunto que simplemente no venía al caso. En la actualidad, la mayoría de los residentes en los países modernos pueden contar con una cobertura extensa. Esta manta de cobertura, que surge de los Estados Unidos y Europa, sigue extendiéndose día tras día por todo el orbe, y los hoteles y gobiernos, estén donde estén, saben que han de disponer de una conexión (actualizada) a Internet si quieren atraer a viajeros y clientes.
Pese a que a los Estados Unidos se le atribuye el mérito (o la culpa) de haber introducido estas tecnologías, hace tiempo que Europa se le ha adelantado por lo que se refiere a la banda ancha y la cobertura para móviles. Por ejemplo, en el oeste de los Estados Unidos hay muchas zonas donde no hay cobertura para móviles. La cobertura internacional depende en gran medida de la infraestructura del país, pero en la mayoría de los casos las grandes ciudades están completamente equipadas.
Elsa Taicher, CMP, directora de productos del departamento de comunicación y relaciones profesionales de Galderma International, una empresa francesa de productos dermatológicos, organiza y asiste a menudo a conferencias celebradas por todo el mundo.
“Nunca he asistido a una reunión donde no hubiera acceso a Internet o cobertura [para móviles]”, admite. “Hoy en día, lo hay en todas partes”.
No obstante, arguye que para profesionales ajetreados es importante desconectar de vez en cuando, estén de vacaciones o asistiendo a una reunión en la que han de estar centrados.
“Cuando estuve en Estonia, me sorprendí al ver que todo el mundo en la playa estaba conectado a Internet con sus portátiles”.
Fuera de Europa y las principales ciudades del mundo, no debe ser tan difícil encontrar un resort que no tenga acceso a Internet o cobertura para móviles. Casi todos los países en vías de desarrollo –como los centroamericanos, sudamericanos, del sudeste asiático y africanos– tienen rústicos resorts de categoría que ofrecen el aislamiento tecnológico y físico. En los Estados Unidos, teclea el nombre del oasis rural más cercano (los Alpes, Arizona, los Rocosos canadienses o Montana) para encontrar joyas sin conexión a Internet o cobertura para móviles.
Cuando encuentres tu joya perfecta, ten en cuenta que, no importa lo encantadora, pintoresca o relajante que sea, siempre habrá alguien dispuesto a cambiarlo todo por un solo acceso a Ethernet. Si puedes, déjales en casa, en la oficina.
HUNTER HOLCOMBE es escritor independiente radicado en Buenos Aires, Argentina.
