Conoces Open Space, aquella forma sencilla y económica de celebrar reuniones de casi cualquier tamaño, que proporciona a todos los implicados resultados reales y tangibles. Al margen de que utilices alguna vez Open Space para organizar una de tus propias reuniones, es realmente necesario profundizar en las cuestiones que plantea sobre todas las reuniones y agendas.
Este sistema de conferencias fue desarrollado en los años noventa por Harrison Owen, un consultor organizacional visionario que pasaba mucho tiempo con gente de los estados africanos del oeste y americanos nativos, además de con especialistas en dinámica de grupos en Estados Unidos. Llegó a darse cuenta de que no existía un enfoque que combinara la orientación hacia la consecución de “resultados” de occidente con el estilo colaborador de la “vara parlante” del sur y oriente. Esto es cómo ideó Open Space, una técnica que presentó en un libro, para luego dejar a miles de personas mejorarla en reuniones y online: www.openspaceworld.org.
He utilizado la técnica, o versiones de ella, con grupos religiosos, ambientalistas, corporaciones e incluso competidores, y siempre he obtenido magníficos resultados. Esto se debe al carácter voluntario de todo el sistema: la participación es voluntaria, todas las sesiones son voluntarias, el seguimiento es voluntario y, lo que es más importante, son los participantes quienes proporcionan los contenidos en tiempo real.
Open Space es tan sencillo que es asombroso que nos paguen para dirigir estas conferencias. Lo único que tienes que hacer es enviar una invitación para preguntar a la gente si tiene interés en participar en un reto específico. Se trata de la parte más difícil: la de desarrollar un mensaje para el reto en el que esperes que la gente quiera participar conjuntamente. Dentro de una empresa puede que sea algo tan sencillo como “Te invitamos a participar en un taller de fin de semana para explorar cómo podemos abordar el problema de la conservación de energía” o “Cómo aumentar los ingresos”. En el caso de una conferencia grande, puede ser algo más genérico como “¿Qué es lo que impulsará la innovación en nuestra industria?” o tan específico como “¿Cuál es nuestra respuesta a la norma 2021.3?”
La clave reside en que el evento sea lo suficientemente abierto, pero también lo suficientemente específico, para que la gente sepa de verdad si quiere o no asistir. Esto se debe a que la asistencia, como todo lo demás, ha de ser voluntaria. A la gente no se le puede ordenar a asistir. No puede ser obligatorio. Lo hacen por su propia voluntad.
El evento en sí consiste en una serie de charlas convocadas por los participantes. El mediador explica a los invitados el proceso, para luego pedir a miembros del grupo que se ofrezcan a exponer el problema que les gustaría abordar. Simplemente los voluntarios se ponen en pie delante del grupo, explican en pocas palabras qué es lo que les gustaría discutir, y luego pegan el asunto o problema que quieren abordar en un tablón grande. Dicho tablón es la agenda de la conferencia, y en definitiva todas las reuniones del día se programan de esta manera. La gente asiste a las reuniones de su elección, las partes convocantes redactan el acta, los grupos presentan sus resultados y se vuelve a repetir el proceso. Al cabo de uno o dos días, se les entrega a todos los participantes un cuaderno con todos los informes; las minutas completas de la conferencia elaboradas ante sus propios ojos.
Pero hay más. Después de leer los informes del cuaderno, el grupo entero vota sobre cuáles de ellos actuar, se celebran más reuniones y se establece un plan de acción. A continuación, los participantes indican cuáles de los “siguientes pasos” que se han acordado, si es que hay alguno, están dispuestos a abordar cuando vuelvan a casa o al trabajo. ¿Lo entiendes? El fin de la conferencia es el principio y no la conclusión del viaje.
Por lo que he podido averiguar, ha habido verdaderos movimientos en esta dirección. Después de una reunión en particular, un grupo de veinteañeros se encargaron de reinventar el judaísmo para el sigo XXI; al cabo de cinco años, siguen en liza y creciendo. Otro grupo de ingenieros eléctricos no afiliados trabajaron juntos durante más de un año para cambiar algunos de los estándares de su industria. Tras Open Space he visto formarse redes internacionales de programadores informáticos, diseñadores gráficos y agentes inmobiliarios.
Incluso si no decides organizar reuniones con el formato de Open Space, puedes aprender mucho de él que es aplicable a cualquier tipo de reunión. En primer lugar, piensa en cómo los asistentes abordan el evento de forma voluntaria y entusiasta. Si la asistencia es obligatoria, es imposible que saquen provecho alguno de él. Es posible que la alta cuota de inscripción de la conferencia TED excluya innecesariamente a los jóvenes y los pobres, pero sí que garantiza que el evento posee una aureola de exclusividad.
Y ¿por qué no establecer un auténtico orden del día para una reunión? En lugar de elegir un tema demasiado genérico, que tu departamento de marketing cree que atraerá a los clientes, determina –a través de entrevistas o conversaciones– los retos reales e inmediatos que afronta tu público beneficiario. Es únicamente tu falta de confianza que te impide afirmar que tu reunión marcará el principio de un esfuerzo para afrontar un reto muy particular.
En vez de organizar reuniones donde una serie de conferenciantes hacen sus presentaciones delante del público, para luego permitir a todo el mundo realizar sus comentarios o asistir a talleres para aprender cosas, ¿qué tal si creas una agenda comprometida con la obtención de nuevos resultados?
El motivo para reunirse –para gastar tiempo, dinero y queroseno– debe ser la consecución de algo real, y el esfuerzo debe prolongarse mucho después de concluirse la reunión. La única forma de conseguirlo es asignar tareas desde el principio. En la era de presupuesto reducidos y escasez de tiempo, la invitación a realizar algo es la única que se acepta.
DOUGLAS RUSHKOFF da conferencias y escribe sobre la comunicación, los valores, la cultura y las organizaciones. Su último libro se titula Get Back in the Box: Innovation from the Inside Out. Para contactar con él visite su página web: www.rushkoff.com.
