Ideas únicas para romper con los formatos tradicionales para reuniones, sean éstas para cinco o 5.000 asistentes.
Para generar ideas rompedoras para las reuniones, en primer lugar hago la siguiente pregunta: "¿Cómo vamos a implicar a los participantes de una forma que nunca sería posible fuera del marco de este evento?"
Esta sola pregunta eleva y trae orden al diseño de los eventos. También genera herramientas de participación interactiva que resultan muy adecuadas para forjar vínculos entre los participantes y para entregar contenidos con un impacto a largo plazo. Sean de cinco minutos o cinco días de duración, ¿qué hace que los formatos para reuniones sean frescos y efectivos?
- Enfocado: que se pueda aplicar a un tema específico para aumentar los beneficios para el público objetivo.
- Flexible: que se ajuste a una amplia gama de público, edades, temas y niveles de competencia.
- Funcional: que se pueda implementar solo o integrar en un evento más grande. El formato TED de 20 minutos de duración es muy popular porque se puede introducir en cualquier lugar del programa. O porque se pueden unir los segmentos de 20 minutos para completar todo el programa de la reunión.)
- Entretenido: que la gente tenga ganas de implicarse y participar.
Tendiendo estos cuatro factores en cuenta, revisemos los formatos para reuniones que impliquen a los participantes de forma novedosa. Del mismo modo que TED, Pecha Kucha y Open Space lo fueron en su momento, ¿qué es lo más innovador actualmente?
- El emparejamiento post-programa: Se trata de un ejercicio sencillo y activo que he ideado para fomentar el networking y la probabilidad de un cambio positivo. Haya cinco o 5.000 participantes, cerca del final del evento pídeles que se emparejen. Luego, cada díada discute las nuevas metas que quiere alcanzar en los próximos 60 días. Anotan sus objetivos –además de intercambiar sus datos de contacto– y se comprometen juntos a alcanzarlos. Y ¿en el caso de un público reducido? Para que el compromiso al siguiente nivel se puede invitar a todo el mundo a anunciar sus metas delante de todo el grupo; el compartir públicamente aumenta más las probabilidades de que se alcancen.
- La segunda ronda de aprendizaje: El ponente John Izzo lleva lo arriba mencionado un paso más allá. Tanto los participantes en la reunión como la dirección se comprometen a fijar metas. Anima a los ejecutivos a utilizar el correo electrónico para indicar qué ha sido para ellos lo más destacado del evento, describir qué van a cambiar en su proceder y animar a los participantes a compartir personalmente lo que ellos están haciendo de forma distinta. Los líderes informan sobre sus progresos y desafíos, además de elegir a algunos miembros del público para que pongan en relieve sus logros para todo el grupo. ¡Ya está!: una mayor implicación, una mayor transparencia por parte de la dirección y un mayor número de metas alcanzadas.
- ¿Necesitas resolver lo "irresoluble"? Prueba con el "cricking": Piensa en personajes históricos, celebridades o alguien que no pertenezca a tu sector. Luego piensa en cómo Oprah abordaría el problema en cuestión. ¿Cuál sería la visión de Mark Zuckerberg? ¿Qué aportaría a la reunión el fundador de Zumba?
- El intercambio de papeles: Para que tengan más oportunidades de hablar, anima a los asistentes a participar activamente. Pide a los ponentes que realicen presentaciones de, digamos, 15 minutos; seguidos por 45 minutos durante los cuales los participantes pueden discutir las ideas, aplicaciones y estrategias resultantes.
Para desarrollar y producir formatos para reuniones únicas, Jim Gilmore, coautor de The Experience Economy, ponente y diseñador de eventos, se inspira en una rica variedad de formatos y técnicas.
- "Regiception": Los participantes suelen aprovechar las recepciones solo para relacionarse con sus conocidos. Con una "regiception" –una combinación o "mashup" del proceso de registro y la recepción inaugural en la que los participantes interactúan los unos con los otros mientras que se registran para el evento, ofreciéndoles así una experiencia verdaderamente novedosa– se puede crear un ambiente cargado de energía fresca y facilitar el networking. Debe haber comida, bebida y una variedad de actividades temáticas, tales como los juegos de sobremesa, para que múltiples generaciones puedan jugar juntos y aprender los unos de los otros.
- ¿Un grupo pequeño? Disfruta de un almuerzo para uno. Con el formato "almuerzo para uno", puedes alimentar a los participantes tanto física como mentalmente proporcionándoles un momento de tranquilidad inesperado y bienvenido. Cada persona recibe un sobre con el nombre y la dirección del lugar donde va a comer. ¿Cuál es la trampa? Has reservado una mesa individual en un restaurante local para una sola persona. A todos los participantes se les pide que, durante su almuerzo solitario, dediquen tiempo a meditar sobre lo que ha aprendido hasta ahora en la reunión. Después de comer, los participantes comparten las lecciones clave con el grupo. El poder de recordar nuevas concepciones es clave para la revisión de conceptos al poco tiempo de haber estado expuesto a ellas; en vez de regresar al trabajo con un archivo grabado en un pendrive o un bloc de notas que, luego, se quedan en un estante almacenando polvo.
- El PowerPoint remozado: Pide a los participantes que traigan al evento un pendrive con sus presentaciones de diapositivas preferidas. Luego, mételos todos en un recipiente. La idea es que los participantes cojan al azar un pendrive e inmediatamente después realicen una presentación basada en unas diapositivas que no han visto con anterioridad. Es ideal cuando quieres que los participantes dirijan ellos mismos la reunión y se diviertan.
- Transmedia, una experiencia en vivo: Desarrollado por No Mimes Media, este concepto ofrece a los participantes una variedad de formas de aprender e interactuar. En la sala de reuniones, Los participantes descubren una caja que contiene un rompecabezas, al mismo tiempo que oyen una súplica. Al intentar ayudar, descubren una URL, hacen una llamada, leen un blog, visualizan un vídeo en YouTube y navegan en Internet en busca de una manera de "liberar" al prisionero". Las respuestas correctas generan un mensaje automático y, al final, una llamada simultánea a los móviles de todos los participantes cuando se revela la respuesta. Esta experiencia colectiva es una manera divertida y participativa de implicar a todo el mundo en la resolución de problemas, según Behnam Karbassi, fundador y presidente de No Mimes.
Gilmore ofrece lo que podrían denominarse formatos tipo "la forma sigue a la función", que nos obligan a repensar la estructura de las reuniones.
- Campo de equipos: Que se encuentre todo el mundo en un campo de verdad, una sala de baile o una zona de exposición ya de por sí gris y aburrida, crea espacios donde los participantes puedan vivir diferentes experiencias; algo práctico como una charla con un experto en tecnología o aparentemente frívolo y divertido como redactar una nota para luego soltarla con un globo de helio.
- El poder de la estrechez de miras: No te quejes de tu sala larga y estrecha. En su lugar, dispón las sillas para que parezca el interior de un avión, como ha hecho Gilmore. Entrega tarjetas de embarque a los participantes (en vez de credenciales). Utiliza carritos para servir la comida y bebida por el pasillo central. Los contenidos son instrucciones de vuelo.
- Sal fuera de la rutina: Utiliza espacios que no sean la típica elección para celebrar reuniones diurnas: un tejado, un restaurante giratorio, un club de judo, una sala de fiestas. Pregunta a los encargados del lugar de celebración si disponen de espacios que nunca han sido utilizados para la celebración de reuniones.
- Combinaciones improbables: Mezcla formatos que no se hayan combinado con anterioridad. Por ejemplo, la ilustración gráfica y un espacio al aire libre. Evita las galas de premios típicamente aburridas y plúmbeas y, en su lugar, utiliza el factor sorpresa para enganchar a los participantes, anunciando periódicamente los nombres de un par de galardonados como "pausas publicitarias" en los contenidos programados.
¿Cuáles de estos formatos utilizarás para darle un nuevo aire a tu próxima reunión? O ¿qué diseñarás tú mismo? Para estar en la vanguardia del diseño de reuniones, defínelo. One+
Andrea Driessen
Andrea Driessen es experta jefa en la lucha contra el aburrimiento para No More Boring Meetings, empresa radicada en Seattle (Washington). Driessen lleva más de 20 años luchando contra el aburrimiento y fomentando la implicación en la industria de los eventos. Visite www.NoMoreBoringMeetings.com y sígala en Twitter: @nomoreboring.
Comentarios:
Estoy de acuerdo y me encantan las ideas. Uno de los principales obstáculos para organizar reuniones exitosas son las instalaciones que "no se adaptan" a los nuevos formatos: la relación entre el espacio y los participantes. ¿Quién tiene buenas ideas para superar este problema? (¡Lo pregunta una experimentada diseñadora de reuniones, negociadora de contratos, etc!) (Joan Eisenstodt, 26 de marzo de 2013)
