Las reuniones y los eventos europeos ahora suelen durar cuatro días, en comparación con casi una semana en el pasado, pero son más intensivos que antes. Esta tendencia fue observada por los profesionales en reuniones y eventos de Carlson Wagonlit Travel (CWT), segunda empresa de gestión de viajes más grande del mundo, que ha comparado las actividades de sus clientes durante este año con las de hace tres años.
Los especialistas en reuniones y eventos de CWT en Dinamarca, Francia, Alemania, Italia, Países Bajos, España, Suecia y Reino Unido están de acuerdo en la preferencia de los clientes por estancias más cortas y dicen que una de las razones es el aumento de la presión de tiempo sobre ejecutivos y empleados. A pesar de que duran menos, no hay signos de reducción del gasto en reuniones y eventos. De hecho, está aumentando.
“El gasto en este área puede ser considerable, alcanzando normalmente el 25%-40% del presupuesto total en viajes de una empresa,” declara Todd Kramer, vicepresidente de Reuniones y Eventos de EMEA para CWT. “Estimamos que el mercado global de las reuniones y los eventos es de unos 300.000 millones de dólares estadounidenses, registrando Europa sola un tercio. La proporción de compradores de viajes implicados directamente en reuniones y eventos está creciendo en Europa, y ha alcanzado un 50% en Estados Unidos”.
Pese a esta tendencia, Kramer mantiene que una de cada dos empresas tiene poca idea o no tiene idea de cuánto gastan en reuniones y eventos, porque la actividad está fragmentada. En una determinada empresa, los planificadores de reuniones y eventos pueden pertenecer a diferentes departamentos (ej., comunicaciones, marketing, recursos humanos, etc.).
“En algunos sectores, como el farmacéutico, el gasto en reuniones y eventos puede ser superior al gasto en viajes de empresa. Sabemos que podemos ayudar a que las empresas ahorren hasta un 15% de su gasto en reuniones y eventos al mejorar los procesos y consolidar las reuniones y los eventos con su programa de viajes”.
La tendencia hacia reuniones y eventos más cortos ha afectado a la hora de escoger los lugares, prefiriendo destinos más cercanos. Ricardo Ortega, Director de CWT Events en España indica que “si bien, a escala europea, destinos como Barcelona, Dublín, Lisboa, Estambul y Dubai son destinos preferentes para reuniones y eventos a cinco horas de la mayoría de las ciudades europeas, en el caso de España hay también otros destinos como Budapest o Marrakech que tienen una gran aceptación.
“En Europa hay una marcada diferencia en los tipos de eventos que prefieren los clientes,” comentó Ortega, “Nuestros clientes de Dinamarca a menudo celebran eventos en un yate privado. En Italia, la tendencia se vuelca más hacia la cultura y las artes. En Francia, a las empresas les gusta invitar a sus clientes a exposiciones de arte o eventos deportivos, organizando su propia función antes o después y en lo que respecta a España, los españoles valoran en los incentivos el hacer un tipo de viaje no convencional y diferente al que se puede comprar individualmente en una agencia y también la posibilidad de poder hacer compras en el destino”.
Las empresas que organizan eventos de dinámicas de grupo acuden también cada vez más a los especialistas en Reuniones y Eventos de CWT para obtener ideas que les ayuden a aumentar el nivel de interactividad entre los participantes y crear un mayor impacto. La originalidad y la emoción son importantes para los viajes basados en incentivos. Los expertos en Reuniones y Eventos de CWT han organizado eventos en los que los participantes nadan en una jaula rodeados de tiburones, descienden a 2000 metros por el cráter de un volcán de Costa Rica o realizan diferentes deportes a moto. A menudo el destino se guarda en secreto hasta el último minuto.
Los asuntos medioambientales tienen cabida en las reuniones y eventos. Al equipo de Reuniones y Eventos de CWT se le ha pedido últimamente que organice eventos corporativos basados en el medioambiente en Escandinavia y ha ayudado a que algunas empresas estructuren eventos de dinámica de grupos haciendo hincapié en la responsabilidad social corporativa, como escuelas de construcción o plantación de árboles en pueblos africanos remotos.
