Muchos organizadores de eventos, trabajen por cuenta propia o ajena, no tienen claro en qué les puede beneficiar el encargo de servicios a terceros – desde personas encargadas de investigar lugares de celebración o de gestionar contratos hasta empresas de organización de eventos o DMC. Con un sinfín de proyectos acumulándose cada día encima de la mesa de trabajo, acaso iba siendo hora de considerar la posibilidad de recurrir al outsourcing (también conocida en español como “tercerización”). Es posible que no tengas claro el papel que podría desempeñar un tercero en la organización y logística de tus reuniones, o quizá hayas tenido una mala experiencia con el outsourcing.
El papel del tercero
En primer lugar, vamos a abordar el papel del tercero y luego hablaremos del outsourcing. Se suele encargar servicios a un tercero cuando no se puede realizar la tarea en solitario o cuando se cree que es mejor utilizar a alguien que tenga más experiencia o mayor capacidad. Aunque los terceros tienen unas capacidades únicas, pueden proporcionar múltiples servicios y apoyos especializados para satisfacer los requerimientos específicos de tu reunión.
El outsourcing permite a los organizadores dedicarse a otros aspectos de la reunión que son de su verdadera competencia, lo que contribuye a su éxito. Debido a la diversidad de terceros, es importante encontrar a alguien que se adecue a tus necesidades y complemente tus propios recursos. Lo que resulta igualmente importante es que tenga la capacidad, competencia e infraestructura para realizar un buen trabajo. Los terceros han de comprender la filosofía de tu organización y las metas y los objetivos de tu reunión. Es imprescindible que sepan qué tipo de servicio se espera de ellos y que conozcan el perfil de tu empresa y de los asistentes a la reunión para que puedan representar clara y efectivamente a tu empresa. Hay que recordar que un tercero es una extensión de tu equipo y que ha de poseer las mismas cualidades y profesionalidad que cualquiera de tus empleados. Asegúrate de que le transmitas claramente tus necesidades para que la reunión sea lo más productiva posible.
El primer paso consiste en decidir si la contratación de servicios a un tercero puede beneficiarte y qué tarea desempeñará éste en tu empresa. Para poder determinar cuáles son las tareas que más se prestan al outsourcing, es de primera importancia evaluar las necesidades de tu empresa en cuanto a reuniones. ¿En qué sobresale tu empresa? ¿Cuáles son las tareas que debes encargar a tu propia plantilla? ¿En qué áreas necesitas la ayuda especializada de un experto externo? Has de determinar cuáles son las metas y los objetivos a alcanzar, y de asegurarte que el tercero los entienda a la perfección. También tienes que invertir tiempo en su orientación y formación para que sepa perfectamente cómo quieres que te apoye. Si no te comprometes de esta manera, los resultados no siempre serán de tu agrado.
Cuando te aprovechas de los conocimientos especializados de un experto, el outsourcing puede ahorrarte un tiempo valioso. La mejor manera de encontrar al tercero más adecuado es por recomendación de un colega o de una persona del gremio que ha ganado tu respeto. Esto te permite conocer de primera mano los servicios que pueden ofrecerte antes de tomar la decisión de solicitar formalmente ofertas.
Enséñame el dinero
Otro asunto a tener en cuenta cuando se contempla el outsourcing son los honorarios del tercero. Se le puede compensar de varias formas, que abarcan el pago por hora o por precio fijo por la realización de un proyecto bien definido, por comisión o colocación, por costo más cantidad convenida o por precio global. A la hora de evaluar si el tercero reúne todos los requisitos, debes abordar los honorarios en los procesos de oferta y evaluación de propuestas. Has de sopesar todos los factores, incluyendo el tiempo, los costes, los beneficios y cómo el servicio aumentará el valor global. Los terceros con un gran volumen de compras pueden de veras ahorrarte dinero, aportar un valor añadido significativo a tu evento y sacarle un buen rendimiento de la inversión en el mismo.
Cómo mantener el control
Una de las mayores preocupaciones de los organizadores es cómo la contratación de un tercero puede afectar a su propio papel en la empresa y cómo podría eliminarlo o mermarlo. Una verdadera asociación funciona como una extensión de tu departamento, oficina o esfuerzo individual. El miedo a perder su identidad es otra cuestión candente para los organizadores. Los terceros actúan como intermediarios entre el organizador y los proveedores. Promocionan tu empresa y sacan provecho de la fuerza combinada para obtener los mejores resultados posibles de las gestiones y negociaciones. Un organizador puede beneficiarse del poder de compra de todos los clientes del tercero.
A los organizadores también les preocupa perder el control. Sin embargo, el organizador siempre lo mantiene y gestiona todas las facetas de la planificación y contratación de los servicios de apoyo, tanto interna como externamente. El organizador converge con la posición de la dirección para hacer realidad sus metas, objetivos y visiones, así como para utilizar todos los recursos disponibles para alcanzarlos. Puedes aprovecharte de esta influencia y seguir siendo la persona que decide cómo y cuándo se negocia, sin perder el control sobre la gestión global del proceso.
Conclusiones
Es importante entender que no todos los terceros son iguales. Debes obtener recomendaciones de fuentes fiables. Las organizaciones han aprendido muchas lecciones valiosas de cómo asociarse con una empresa externa. Asegúrate de que elijas a alguien cuya experiencia y competencia complementen tus propios recursos y encajen bien en tu propia infraestructura. Discute tus necesidades y criterios con el tercero para garantizar el cumplimiento de tus expectativas.
Aunque el outsourcing puede aumentar la calidad y el valor añadido de tu reunión, es importante determinar qué es lo mejor para tu empresa. El grado de outsourcing cambiará según el proyecto. Los organizadores aportarán valor añadido a sus organizaciones a medida que gestionen los recursos internos y los servicios encargados a terceros para garantizar que se alcancen todas las metas y los objetivos organizativos. Por lo tanto, debes llevar a cabo tu propio análisis de necesidades, evaluar y escoger cuidadosamente a los terceros, formarles y educarles, analizar juntos los resultados y, lo más importante, hacer de ellos un socio estratégico. De hacerlo, estarás encantado con los resultados.
ROBYN RUSSELL es directora de proyectos para Meeting Sites Resource, especialistas mundiales en la investigación de lugares de celebración y en la negociación de contratos con proveedores/hoteles. Robyn es socia del capítulo de Orange County de MPI y ha participado en el Comité de Educación y Planificación. Para contactar con ella, escríbale a rrussell@meetingsites.net.
