La segunda entrega de una serie de tres artículos sobre el estudio FutureWatch 2011.
Cansada de invertir horas del tiempo de sus empleados y miles de dólares en la impresión de tochos para las reuniones trimestrales del consejo de administración, la Universidad Cristiana de Abilene dio un paso hacia el futuro. Esta institución de enseñanza superior del Oeste de Texas ofreció a los 31 miembros del consejo 300 dólares americanos para comprar un iPad a fin de que pudieran consultar todos los documentos necesarios con este ligero dispositivo inalámbrico. A los miembros del consejo les gustó la idea y, actualmente, todos los documentos se encuentran alojados en el sitio web de la universidad en formato .pdf y pueden acceder vía sus iPad durante las reuniones.
"Representa un ahorro de cerca de 4.000$ al año", afirmó Kelly Brown, organizadora del proyecto y asistente ejecutiva del consejo general de la universidad. La universidad calcula que los iPads se amortizarán en menos de tres años. "Una de las cosas que promociona nuestra universidad es el aprendizaje móvil. El hecho de que el consejo participa en él, utilizando herramientas de aprendizaje móvil, le añade mucho valor".
No es de extrañar que el mundo de las reuniones y los eventos de empresa se esté adaptando cada vez más a las nuevas tecnologías. La encuesta FutureWatch 2011 de MPI demuestra que –instigados por todo el mundo desde los clientes corporativos hasta los participantes en las reuniones– este año los profesionales del sector se orientarán cada vez más hacia herramientas online de networking social, como Twitter, que mejoren la experiencia de las reuniones, realizarán la planificación con software que facilite tareas como las solicitudes de propuestas y la logística, y abrazarán el dominio virtual para dar cabida a los participantes no presenciales. La encuesta desveló cinco tendencias tecnológicas clave para el año en curso.
- Una creciente demanda de tecnología innovadora como herramientas de votación interactivas, por parte de los profesionales del sector.
- Una gama cada vez más amplia de tecnologías para los eventos, como el software de petición de propuestas y de presentación de ofertas.
- Una demanda por parte de los delegados y ponentes –sobre todo los más jóvenes que se han criado en un mundo digital– por herramientas de producción multimedia cada vez más sofisticadas y otras tecnologías que faciliten el flujo de ideas entre ellos y su público.
- El creciente valor de las aplicaciones móviles.
- La creciente adopción de eventos que combinen lo presencial y lo virtual.
"Si no dominas la tecnología y si no te mantienes al tanto de las últimas novedades, te vas a quedar rezagado y tus clientes se sentirán muy frustrados", explicó Brian Meyer, presidente de Meeting Expectations, agencia de eventos con alcance internacional.
Además, muchas de las nuevas tecnologías se ajustan a la creciente demanda por reuniones más sostenibles, reduciendo el uso de recursos como el papel y la necesidad de viajar. Fue en parte por este motivo que el Grand Traverse Resort & Spa, un hotel de Michigan del Norte, dotado de 600 habitaciones, contrató recientemente a MacroView Labs para desarrollar una aplicación móvil para teléfonos inteligentes que ayudara a los clientes a orientarse en el hotel, a estar al día de todas las novedades y a acceder a documentos, tales como los programas de las reuniones a las que van a asistir. Los beneficios medioambientales de tales iniciativas pueden ser notables.
Del mismo modo, la dirección del Hotel Sheraton Dallas, con 1.840 habitaciones, invirtió hace poco casi 200.000$ en un sistema TelePresence de Cisco, herramienta para conferencias virtuales de alta gama. Según el director general, Ray Hammer, al margen de dotar el hotel de una tecnología punta que está disponible en menos de 30 lugares en todo el mundo, el sistema ayuda a reducir la huella de carbono del hotel. Incluso se ha utilizado para celebrar reuniones locales, como la del Convention and Visitors Bureau de Dallas.
En un sector que, fundamentalmente, sigue girando en torno a la interacción humana, muchos profesionales tienen sentimientos encontrados acerca de la marcha hacia un mundo impulsado cada vez más por lo digital y los chismes tecnológicos.
"Deja una sensación algo agridulce", reconoció Karen Shackman, que fundó hace 20 años el DMC, Shackman Associates. "Todos estamos adoptando la tecnología, pero personalmente creo que, cuando estás tan inmersa en ella, pierdes algunos de los vínculos que se crean con un contacto más personal".
Y pese a que la tecnología puede en última instancia ahorrarles un tiempo precioso a los organizadores y participantes, muchos profesionales del sector afirman que inicialmente han de invertir mucho tiempo en entender cuáles son los beneficios que ofrecen varias tecnologías, cuál de ellas funciona mejor para un determinado evento y cómo utilizarla.
"En lugar de encargarles el desarrollo de nuevas tecnologías, estamos formando a los miembros de nuestro equipo para que sean expertos en la evaluación y el asesoramiento de cada nueva tecnología que salga al mercado", afirma Meyer.
Esto conlleva un esfuerzo continuado. Para estar al día en los medios sociales, la empresa de Meyer experimentó recientemente con la aplicación móvil de medios sociales, Foursquare, en la Convención Global para Franquiciados de Arby’s, celebrada el pasado octubre, para comprobar si, por ejemplo, ofertar descuentos sobre productos y servicios a los visitantes de los stands en la zona de exposición mejoraría las cifras de asistencia a esa parte del evento. (Según sus cálculos, sólo entre el 10 y 15% de los asistentes utilizaron Foursquare durante el evento; una cifra de participación del 50% habría sido necesaria para que mereciera la pena.) En la conferencia del Grupo de Usuarios de Aplicaciones Oracle, que tuvo lugar en la primavera del año pasado, su equipo organizó un "muro" de Twitter. Aquella iniciativa generó un feedback positivo.
Además, a lo largo de los últimos años Meyer ha adquirido una variedad de teléfonos inteligentes para su equipo a fin de comprobar cuáles son los más útiles para las reuniones, y planea hacer lo mismo con el iPad y dispositivos similares. Y, aunque Meyer dice que las reuniones presenciales siguen siendo tremendamente valiosas, Meeting Expectations ha experimentado con la integración de un componente virtual en las reuniones a través de su asociación con el proveedor de servicios tecnológicos, On24.
"Hay que desarrollar una estrategia en la que los eventos virtuales no se coman a los presenciales", dijo.
¿Por qué llegar tan lejos? El reto subyacente para los profesionales del sector de congresos y reuniones es que una tecnología que funciona con un grupo o reunión no se adaptará necesariamente a las necesidades de otro, lo que exige a los organizadores unos amplios conocimientos técnicos.
"Realmente depende del público", aseguró Elizabeth Kerton, directora general de The Kerton Group, una consultora que planifica y organiza reuniones para el sector de las telecomunicaciones, y presidenta del Consejo de Telecomunicaciones de Silicon Valley.
Por poner un ejemplo, cuando su empresa ha organizado reuniones para la Asociación de Administración de Riesgos en Telecomunicaciones –que tienden a estar centradas en la información y en temas como el cobro de clientes–, el enfoque ha sido menos tecnológico.
"Al fin y al cabo se trata de conseguir ponentes idóneos para realizar presentaciones adecuadas", admitió.
Por otra parte, para las reuniones más interactivas y enfocadas en el networking del Consejo de Telecomunicaciones de Silicon Valley, que se celebran alrededor de 40 veces al año para una media de 150 personas, su empresa ha utilizado Twitter para crear expectación y ha colocado una pantalla al lado del ponente, donde se pueden leer los tweets que los asistentes envían sobre la presentación. Aunque los ponentes no pueden ver el alimentador durante la sesión, dice que pueden repasar los tweets al final de la misma. El grupo –cuyos miembros incluyen desde ejecutivos de operadores como Verizon hasta empresarios individuales– también utilizan LinkedIn para mantenerse en contacto después de las reuniones.
"Tenemos un archivo online para que las personas puedan consultar las presentaciones de las reuniones a las que no hayan podido asistir", aclaró Kerton.
Cueste lo que cuesta ponerse al día con las nuevas tecnologías, la mayoría de los profesionales del sector está de acuerdo en que no hay vuelta atrás. A pesar de la tristeza que siente Shackman por la pérdida de los contactos más personales, su empresa está sopesando la posibilidad de utilizar Dopplr, un sitio web que permite a los usuarios compartir planes de viaje, y TripIt, un sitio web móvil para la planificación de itinerarios. (Véase la página 16 para más información sobre aplicaciones móviles para la productividad.)
"Toda esta tecnología permite a las personas ser mucho más eficaces e ingeniosas a la hora de encontrar la información que buscan", concluyó.
Y en un sector que está saliendo lentamente de un gran bache económico, cualquier herramienta nueva e inteligente que ayude a las empresas a hacer más en menos tiempo será con toda probabilidad bienvenida. One+
