El Grupo Promotive proporciona una sencilla guía para el desarrollo de estrategias de comunicación para eventos empresariales.
En innumerables ocasiones un evento adquiere un carácter corporativo cuya finalidad es llegar a un público repercutiendo favorablemente en la empresa. Es aquí donde entra la comunicación en eventos, haciendo uso de la persuasión para lograr una respuesta determinada, como ya nos adelantó Aristóteles.
La imagen corporativa se hace esencial para poder mostrar una identidad propia de la empresa proporcionando una comunicación integrada.
Mediante las estrategias de comunicación, basadas en la investigación de mercado y el diagnóstico de la situación, podemos elegir el momento idóneo para llevar a cabo la organización del evento. A continuación se debe centrar en el estudio del público objetivo y la fijación de un presupuesto que se debe respetar.
Debemos establecer un plan de comunicación para ayudarnos a resolver las siguientes preguntas clave:
- ¿Qué queremos comunicar (finalidad última del evento y, por tanto, naturaleza del mismo)?
- ¿Cómo queremos comunicarlo (establecer el plan de acción y pasos a seguir)?
- ¿Por qué queremos llevar a cabo este acto (origen y fundamentos)?
- ¿Para qué queremos realizarlo (fijación de objetivos que queremos alcanzar)?
- ¿Cuándo y dónde se llevará a cabo (localización del evento y timing que nos derivará posteriormente al checklist)?
- ¿A quién va dirigido el evento (público objetivo, prensa…)?
- ¿Quiénes lo van a llevar a cabo (establecimiento de equipo, normas y responsabilidades de cada miembro)?
Así pues para una comunicación eficaz debemos explotar los actos de carácter mediático (previamente definidos, puesto que no todo evento suscita este tipo de interés) y, de este modo, rentabilizar el evento.
Hoy en día son esenciales las herramientas 2.0 y la publicidad viral suscitada por usuarios web con mayor poder de alcance que la prensa escrita tradicional y, contra todo pronóstico, con mayor valor al considerarse potencialmente objetiva.
Nuestro objetivo es conseguir un porcentaje de conocimiento del evento. Para ello, aparte de recurrir a los medios tradicionales y digitales ya citados, se puede recurrir a elementos como el patrocinio del evento. Este patrocinio proporciona un valor añadido al mismo. Si conseguimos repercusión del mismo habremos logrado nuestro objetivo y, por tanto, la rentabilización del mismo. Por ello debemos jugar la baza de ser impactantes, llamar la atención y permanecer en la retina. Algunos ejemplos de elementos destacables para el fomento de la reminiscencia son el uso de road shows, la asistencia de celebridades y VIPs, el establecimiento de una entrega de premios, creando así una finalidad secundaria que anime a la prensa a asistir para poder ofrecer ese "algo más" a su público.
Una vez definidos los objetivos y llevado a cabo el evento, debemos analizar los resultados y evaluar los pasos realizados de cara a aprender de los errores y encontrar la fórmula óptima de cara a la consecución de los objetivos marcados en función del tipo de evento establecido.
Sobre el Grupo Promotive
Radicado en Madrid, el Grupo Promotive es una agencia que se dedica a la organización integral de eventos empresariales y privados, en cuya cartera de clientes figuran Vivenet, Meta4, Virgin Active, Saunier Duval, La Perla, Bancotel y Spanish Homenet, entre otras empresas.
