¿Te gustaría conseguir cobertura gratuita en la prensa para tu negocio? ¿Te gustaría que tu último evento ocupara un lugar destacado en las lustrosas páginas de tu revista preferida? Y ¿te gustaría que te citaran como experto destacado en tu campo?
Recientemente charlé con los editores de tres de las publicaciones más punteras del sector de reuniones y eventos –Chad Kaydo, jefe de redacción de BizBash Media, Liese Gardner, directora de redacción de Event Solutions Magazine, y Lisa Hurley, editora de Special Events Magazine– para entender, desde su perspectiva, cuáles son las oportunidades que las empresas del sector están dejando pasar y, lo que es más importante, qué es lo que necesitan hacer para remediarlo.
Con todas las propuestas que reciben, ¿qué es lo que os llama la atención?
¡Sé relevante, sé relevante, sé relevante!
Liese – "Aquellas que son relevantes a los contenidos y al espíritu de la revista. Es estupendo cuando alguien envía un mensaje informativo, como, por ejemplo: ’Acabamos de organizar un evento que creemos que se ajusta a la perfección a vuestro número sobre carpas. Se utilizaron X carpas, fue único debido a tal y cual, los desafíos fueron tal y cual y el equipo incluía a fulano y mengano. He aquí sus datos de contacto. Adjuntadas les enviamos unas fotografías de baja resolución realizadas por (nombre del fotógrafo) para darles una idea, pero les podemos enviar fotos de alta resolución cuando quiera’. Sencillo, al grano, informativo. La gente se lía demasiado con lo que se cree haber aprendido acerca de las notas de prensa y cómo hay que redactarlas. ¡Es realmente lo único que hace falta para captar nuestra atención!"
Chad – "BizBash tiene un público bastante específico y nos gusta cubrir cosas antes que los demás, así que prefiero que me envíen un correo electrónico, con un par de párrafos sobre por qué sería interesante para nuestros lectores, en lugar de una nota de prensa que se ajusta más a un público más general; y que se va a publicar en otros muchos canales. (Dicho esto, unos materiales de prensa claros y completos serán de gran ayuda, una vez que se haya asignado la historia.)"
Más allá del contexto, hay que centrarse en los contenidos
Liese – "No puedo dejar de recalcar lo importante que son las fotos. Como muchas otras publicaciones, tanto las fotos online como las digitales son centrales a Event Solutions, por lo que la calidad de las mismas siempre tendrá un gran peso en la decisión de incluir o no una historia".
¿Cuál fue la forma más memorable de la que alguien os ha presentado una propuesta/idea?
Muéstralo, en lugar de limitarte a contarlo
Lisa – "Es tan chapado a la antigua y, por supuesto, no funciona en todos los casos, pero siempre me impresiona cuando alguien me envía una muestra (y, no, no estoy solicitando regalos, y creo que es una buena idea preguntárselo antes al editor si quiere ver una muestra). Para mí, quiere decir que la persona haciendo la propuesta cree tan firmemente en su producto o servicio que sabe que, al verlo, me va a gustar".
Hay que evitar los trucos
Chad – "Si alguien tiene un producto que le gustaría que viéramos, claro que queremos verlo, pero si me envía un regalo o algo con un embalaje demasiado cantoso, no va a conseguir que esté más predispuesto a publicar un artículo sobre él. Es mejor lo sencillo y lo bien orientado frente a lo puntilloso y lo cargado".
Pruebas sociales
Lisa – "También confío mucho en las propuestas avaladas por destacados organizadores de eventos".
¿Qué sugerencias tenéis para convertirse en esa persona a la que llamáis para recabar su opinión?
Construye relaciones
Liese – "La sencilla razón por la que se cita a alguien –y no es ningún secreto– es que ha estado en contacto con la revista, enviando información sistemáticamente buena o ha aparecido en otros medios (el efecto "bola de nieve"). Sugiero que envíes una nota al editor resumiendo tus áreas de conocimiento y que estés disponible en cualquier momento como fuente para artículos que versan sobre dicho tema, o temas. Permite al editor saber que puede utilizarte como fuente para determinados temas. Recomiendo que se envíe este tipo de propuestas, además de propuestas de noticias sobre la empresa o los eventos que organiza".
Hay que tener un plan
Liese – "Por lo que se refiere a todos estos tipos distintos de comunicación con los medios, es una buena idea determinar, con su equipo, qué es lo buscáis con la cobertura mediática. Hay dos enfoques. Uno busca el efecto escopeta con el que la idea es enviar una nota a muchos medios con la esperanza de que se publique en el medio que sea. A mí parecer, no es una estrategia muy efectiva. El otro implica el posicionamiento estratégico y una campaña cuidadosamente diseñada que exponga tu empresa, trabajo y conocimientos ante las publicaciones adecuadas, lo que a su vez aumentará tu visibilidad ante los clientes adecuados".
Que sea fácil trabajar contigo
Lisa – "La primera regla para conseguir que te citen en una publicación ¡es responder con presteza! Por lo que se ve nosotros, los editores, damos la impresión de que posponemos las decisiones hasta el último momento. Si no recibo una respuesta de alguien con la que he contactado para conocer su opinión, no tengo más remedio que ponerme en contacto con el siguiente en la lista. Si un editor se pone en contacto contigo después de que le hayas enviado una propuesta, es como cuando un pez pica el anzuelo. ¡Le has pescado! No pierdas la oportunidad y devuelve su llamada cuanto antes. Tan solo hace dos semanas, recibí una nota de prensa sobre un producto para eventos, que incluía la promesa ’hay fotos a disposición de quién las solicite’, pero el encargado de relaciones públicas nunca volvió a ponerse en contacto conmigo, así que publicamos un artículo sobre otro producto".
Liese – "Si ves que a alguien le citan a menudo, suele significar que se trata de una fuente fiable para el editor. También significa que devolverá la llamada o contestará el correo electrónico dentro de las 24 horas, si no antes (es notorio que los editores apuran los plazos), y se explayará sobre el tema en cuestión en un texto debidamente redactado que contendrá pequeñas joyas de información (en otras palabras, nada de respuestas monosilábicas)".
Ten tu propio punto de vista
Lisa – "Si quieres que te citen, sé valiente. Ve al grano y no te andes por las ramas, y no tengas miedo a opinar".
Chad – “Sé conciso; que sea corto e interesante. No te limites a promocionar tu negocio.”
Sé educado
Chad – "Dale las gracias al redactor después de la publicación del artículo, independientemente del grado de cobertura que hayas conseguido; sirve para recordarle que sigues estando disponible y que estás al tanto de su quehacer".
¿Cómo han cambiado los medios sociales la forma en la que encontráis ideas o a expertos para vuestra publicaciones?
Retroalimentación e ideas
Chad – "Ciertamente te muestra a quién le interesa un tema. Ocasionalmente utilizamos @BizBash_News y nuestro perfil en Facebook para solicitar opiniones y sugerencias para artículos".
Mantenerse al tanto de lo que ocurre
Liese – "Debido a que las fotos ocupan un lugar destacado en nuestro medio, Facebook es perfecto para mantenerse al tanto de lo que están haciendo los profesionales del sector. Nuestra editora, Ann Turner, nuestro director creativo, Jean Blackmer, y yo hemos encontrado historias y fotos en Facebook debido a la gran cantidad de fotos, álbumes o enlaces hacia blogs que se publican. Para artículos sobre los aspectos corporativos del sector, LinkedIn es una magnífica manera de mantenerse al tanto de lo que habla la gente y de encontrar a nuevos expertos. Personalmente, pienso que estos tres medios sociales están renovando al mundo editorial, además de ayudarme a mantenerme al tanto de lo que pasa en el sector. He encontrado a una gran cantidad de profesional, antes desconocidos, vía Twitter, sobre todo siguiendo conversaciones con un hashtag como #eventprofs".
Crea tus propias oportunidades en los medios
Liese – "Animo a todo el mundo a que genere su propia cobertura mediática por medio de los blogs. Hay tantas historias ahí fuera y tan poco espacio editorial (tanto en los medios impresos como en los electrónicos). Los blogs permiten a las empresas controlar su marca y mensaje, así como llegar sistemáticamente a clientes actuales y potenciales. Y, como he mencionado anteriormente, los medios también rastrean los blogs para encontrar historias, obtener más información sobre los autores o conocer más a fondo su trabajo o mercado".
¿Cuáles son los errores más grandes en los que incurren las empresas y cómo deben evitarlo?
El envío de contenidos en formatos no utilizables
Lisa – "Nunca me dejarán de sorprender las propuestas que llegan en un formato gráfico que me obliga a volver a picar la información a fin de publicarla. Dios no inventó el ordenador para esos propósitos".
Obligar a los editores a rebuscar la información
Lisa – "Recomiendo vivamente que a los editores se les dé información masticada. Por poner un ejemplo, a veces recibo información sobre un nuevo espacio y, cuando pido información básica, como las capacidades, la persona que ha me enviado la propuesta me dice: ’Oh, ¿No puedes sacar esa información del sitio web del espacio?’ ¡No, no, no! Hay que pensar en qué tipo de información va a necesitar el editor y proporcionársela; aunque tengas que conseguirla tú mismo del sitio web. Facilítale las cosas al editor y conseguirás esa cobertura mediática tan ansiada".
El envío demasiado frecuente de propuestas
Chad – "Si envías cada semana una nota de prensa irrelevante a miles de medios, cuando veo tu nombre en mi buzón de entrada, mi cerebro dice ’elimínalo’".
Los planteamientos a corto plazo
Liese – "Si tienes un evento en el horizonte –digamos, algo importante en el verano–, empezaría a contactar con los editores ahora para ofrecerles otras noticias, pero al mismo incluiría algo breve e interesante sobre dicho evento en la biografía de la empresa. Se trata de tomarse el tiempo para crear una estrategia para que todas las facetas de tu historia se transmitan de varias formas distintas".
Chad – "Si no se aceptó la última propuesta, quizá se acepte la siguiente, y dentro de un mes es posible se le asigne una historia al redactor para la que serías una fuente perfecta. Y puede que sea una historia mucho más importante de lo que esperabas. Construye una relación con tiempo".
Esperar demasiado tiempo antes de ponerte en contacto con los medios
Chad – "A veces la gente se tarda tanto en crear una propuesta muy elaborada que la información deja de ser una novedad. Cuando cubrimos un evento, nos gusta publicar la historia ante de las 24 o 48 horas, Si tardas una semana en redactar una nota de prensa, es probable que nos llegue demasiado tarde como para poder hacer algo con ella. (Dicho esto, siempre queremos ver fotos de trabajos innovadores y, a menudo, las utilizamos más adelante en otros tipos de historia").
¿Cuáles son tus sugerencias para conseguir cobertura mediática para tu negocio?
