Hay que reconocer que nos encontramos en un momento difícil para todos. Se recortan presupuestos, se reducen las plantillas y las previsiones para el próximo año no son halagüeñas –sea cual sea el sector en el que trabajamos–.
Es posible que muchos profesionales del sector de congresos y reuniones estén a la defensiva, sobre todo cuando se tratan de ideas vanguardistas (que parecen caras) como reuniones “verdes”. Muchos de nosotros nos imaginamos gastando más en papel reciclado, vasos biodegrabales hechos de fécula de maíz, papeleras de reciclaje, café certificado de comercio justo, y compensaciones de carbono. ¡Caramba! ¿Suena a estrategia de primer orden!
Por mucho que parezca mentira, la organización de una reunión ecológicamente responsable no tiene por qué ser tan cara. Por experiencia propia, puede que el proceso te ayude a ahorrar dinero al relevar algunos “grandes dispendios” que de otro modo no habrías descubierto. Cuando encuentras maneras de reducir tu huella ambiental y ahorrar dinero, te posicionas en la vanguardia del mundo de negocios.
En mi nuevo libro, Saving the World at Work, abordo el programa para la reducción de emisiones de CO2, llevado a cabo en InterfaceFLOR, que ayudó a la empresa a reducir su huella de carbono en un 97 por ciento y, al mismo tiempo, a ahorrar 300 millones de dólares. La clave residía en innovar en el área de eliminación de desechos. Ray Anderson, fundador de InterfaceFLOR y líder de la iniciativa de sostenibilidad de la empresa, define los desechos como “cualquier inversión que no cree valor para el cliente”. Cuando se puso a buscar esas inversiones (materiales, tiempo, dinero, energía), descubrió la fórmula ganadora tanto para el estado de pérdidas y ganancias como para el planeta.
Así que, este otoño, y respecto a eso el próximo invierno, debemos bucear en la industria de eventos para encontrar algunos de esos grandes dispendios que recortar, a medida que escalamos lo que a Anderson le gusta llamar el “Monte de Sostenibilidad”.
Cómo reducir la huella ambiental del material informativo de las conferencias
¿Has intentado alguna vez pesar todo ese material que se entrega a los asistentes, así como tasarlo y analizar su impacto ambiental? Dentro de la bolsa de lona o nylon hay documentos impresos, cuadernos, bolígrafos, lápices, artículos promocionales e información de varios medios. Llamo a la bolsa atestada que se entrega a los delegados de una conferencia “el Hummer” del mundo de las reuniones porque gran parte del contenido podría ser sustituido por materiales más ligeros (y menos caros). El propósito de este material es la información y difusión, ¿de acuerdo? La mayoría de los artículos son folletos, presentaciones, solicitudes, boletines –todo lo cual se puede digitalizar–.
Hice una presentación en un evento celebrado en Dubai, Emiratos Árabes Unidos, para una empresa de telecomunicaciones, en el que todo el material estaba grabado en un lápiz de memoria con el logo del patrocinador del evento. Teniendo en cuenta los gastos de imprenta, del papel y de la bolsa, y el tiempo que se invirtió en cotejarlo todo, se ahorraron alrededor de 50 dólares por asistente, o 35.000 dólares en una reunión para 700 personas.
Cómo reducir la huella ambiental de los envíos
¿Has calculado alguna vez cuántos envíos relacionados con tu evento se realizan por tierra, mar y aire? Hay una enorme diferencia de precio, tanto para tu presupuesto como para el planeta. Muchas organizaciones contagian el síndrome del envío urgente, enviándolo todo el día siguiente por servicios de mensajería de 24 horas. ¿Por qué? Suele ser por falta de planificación y una falsa sensación de urgencia. Muchas veces, el paquete urgente se queda orillado durante días antes de que alguien se dé cuenta –¡qué desperdicio!–.
Hay que establecer una nueva regla: el transporte por carretera para envíos nacionales; el marítimo para los internacionales. Esto es lo que hace Aceda, empresa de productos de cuidados personales, y ahorra dinero y protege el planeta. ¿Sabías que el transporte aéreo genera 20 veces más emisiones de CO2 que el marítimo? ¿Sabías que puede costar 1.000 veces más utilizar un servicio de 24 horas para enviar un paquete internacional que utilizar el transporte marítimo, frente a las dos semanas que tardan enviarlo en barco? Estudia la posibilidad de utilizar el transporte marítimo nacional, ya que el transporte aéreo tiene seis veces más impacto ambiental que el transporte por carretera y puede ser hasta el 300 por ciento más caro. Hay que tener cuidado, puesto que esta estrategia requiere una gestión de tiempos impecable y el diálogo constante con tu equipo de organización, proveedores y actores internos.
Prohibidos los desechables
Otras cosas perjudiciales para el medioambiente que afectan tu resultado final son las bebidas embotelladas, y los vasos y cubiertos desechables. La empresa farmacéutica, Takeda, sustituyó el agua embotellada por las fuentes de agua de grifo filtrado en el evento que celebró en 2006. Se repartieron botellas de agua recargables y se encargó al hotel la colocación de unidades de filtración de agua en el lugar de celebración. Al final, los organizadores ahorraron más de 25.000 dólares por semana, y varios miles de asistentes pudieron hidratarse perfectamente. También se emocionaron cuando, el último día del evento, descubrieron que su sacrificio había permitido a la empresa realizar una generosa donación a una granja de niños de la localidad.
Cómo reducir el kilometraje de los eventos
En Wal-Mart hay un programa de sostenibilidad que protege el medioambiente y, al mismo tiempo, ahorra a la empresa varios miles de dólares. Se llama “reducción de kilómetros recorridos por los alimentos”. Los compradores han comenzado a calcular cuántos kilómetros recorren los alimentos, sobre todo los artículos pesados, desde la granja a la mesa. La empresa ha agregado un cálculo de kilometraje a la línea de productos de cada proveedor, incluyéndolo en sus criterios de selección, junto con el precio, la calidad y la conveniencia. Al final, esto ha ayudado a la empresa a reducir en casi un 15 por ciento las emisiones de CO2 relacionadas con el abastecimiento de sus tiendas –cuyo impacto ambiental es igual que retirar de la carretera varios cientos de miles de vehículos durante un año–. Es un criterio que se puede tener en cuenta a la hora de escoger el lugar de celebración de un evento.
En el caso de los asistentes a tu evento, calcula aproximadamente los kilómetros que tienen que recorrer para viajar de sus lugares de origen al lugar de celebración del evento. Si, por ejemplo, la mitad de los asistentes proceden del mismo lugar, como la oficina central, esto hay que incluirlo en el cálculo. Lo mismo ocurre con los asistentes que vienen de las diferentes sucursales y con los vendedores de la empresa. Es difícil poner en marcha este tipo de iniciativas, pero pronto tendrás una idea de si es más ecológicamente responsable organizar un incentivo en Orlando, Florida, o en San Francisco. Las reuniones que se celebran en lugares que se encuentran más cerca de un mayor número de asistentes también suponen un ahorro en billetes de avión y dietas, además de reducir el número de días fuera de la oficina.
¿Has captado la idea? Hay más cosas que se pueden hacer; depende de tu imaginación y determinación. Lo bueno de esta área de innovación es que te da la oportunidad de enseñar a otros cómo ahorrar dinero en lugar de gastarlo, lo que conduce a otras innovaciones que benefician tanto a la Tierra como al resultado final de tu empresa.
Tengo mucho interés en saber si decides seguir mis recomendaciones, hasta qué punto funcionan para ti y qué es lo que has implementado que a mí no se me haya ocurrido. Envíame tus ideas para grandes ahorros a tim@savingtheworld.net. Soy todo oídos.
TIM SANDERS es autor de Saving the World at Work: What Companies and Individuals Can Do to Go Beyond Making a Profit to Making a Difference (Doubleday, September 2008). Visita su blog: www.timsanders.com.
