¿De veras necesitan los organizadores de reuniones comprender la neurociencia para realizar bien su trabajo? Sería indudablemente de alguna ayuda, según el doctor Richard Ackley, profesor de psicología empresarial de la Escuela de Psicología Profesional de Chicago.
"La forma en la que se presenta información en conferencias atiende sobre todo al hemisferio izquierdo del cerebro (que procesa los hechos), llevando a veces a la exclusión del hemisferio derecho (responsable de la intuición y emoción)", explica Ackley.
Cuando esto ocurre, el proceso de aprendizaje se ve perjudicado en su conjunto.
La interacción de cerebros
El cerebro contiene 100 mil millones de células, llamadas neuronas. Las neuronas circulan por los hemisferios izquierdo y derecho del cerebro y actúan como interruptores que se encuentran disparando información a otra neurona o en reposo. El cerebro aprende gracias al emparejamiento entre neuronas. Toma dos datos previamente sin relación y los vincula con conexiones.
El hemisferio izquierdo procesa información basada en algoritmos y modelos predeterminados. En comparación, el hemisferio derecho es más intuitivo y emocional.
Las neuronas que viajan por todo el cerebro se parecen a los miles de asistentes a una reunión arremolinándose en el vestíbulo de un centro de convenciones muy concurrido. Una neurona (o asistente), Michelle, ve a su amigo, Tim, en el otro extremo de la sala. A medida que Michelle y Tim se abran paso a través de la muchedumbre para encontrarse, billones de otros estímulos sensoriales (que no constituyen una amenaza), tales como personas, colores, sonidos y olores, intentarán penetrar en su consciente, pero su sistema de activación reticular (véase notas) les cerrará el paso. Cuando se encuentran, Michelle y Tim intercambian cumplidos y entablan una charla amistosa. Este tipo de interacción y transferencia de información se adapta mejor a las características del hemisferio derecho.
Después de haber estado charlando un rato, puede que Michelle pregunte a Tim lo siguiente: "¿A qué sesiones de grupo planeas asistir?" o
"¿Vas a asistir a la ponencia del martes?" Este tipo de información (basada en hechos) se orienta más al hemisferio izquierdo. Mientras que la conversación fluye entre la intuición, la emoción y los hechos, ambos hemisferios del cerebro se implican, así que, al final, tanto Michelle como Tim se marcha con más conocimientos generales sobre el otro.
El arte del aprendizaje
El objetivo de cualquier reunión es comunicar información y provocar alguna forma de cambio conductual. Los organizadores de reuniones, ponentes y personal de eventos comunican con los asistentes de muchas maneras y envían miles de mensajes, algunos abiertos y otros subliminales. La apariencia y el branding de un evento y las sensaciones que despierta, los aspectos logísticos, los temas en la agenda e incluso el estilo de las diapositivas de PowerPoint son todos mensajes que reciben los asistentes, y es la agregación de estos trozos de información la que moldea su experiencia general del evento.
Pero antes de que un asistente pueda comprender la información o cambiar su conducta, los datos han de organizarse y contextualizarse para su procesamiento dentro del cerebro. Ackley describe el proceso de organización y contextualización como la construcción de modelos y el relleno de cubos. Hay que pensar en un modelo como el dibujo en la caja de un puzzle. Un cubo representa el proceso de separar las piezas del puzzle en dos montones –las de los bordes y las del centro del puzzle. Los modelos y cubos ayudan a la gente a ver la perspectiva general, organizar los hechos, evaluar las opciones, centrarse en los detalles y luego empezar el proceso de completar la tarea.
Conducir un coche es un ejemplo de un modelo con cubos. Los conductores experimentados pueden ponerse detrás del volante y conducir sin tener que depender demasiado del pensamiento consciente porque dependen de la experiencia previa (el modelo) para guiarse. Los conductores noveles necesitan hacer un mayor esfuerzo cuando conducen porque no disponen de tanta experiencia para ayudarse ni tienen el mismo grado de intuición que un conductor experimentado.
Un ejemplo más académico de un modelo es la descripción de Sigmund Freud de la conducta humana. Freud pensaba que toda conducta humana podía explicarse en términos de Ello, Yo y Superyó. Creía que el Ello controlaba los impulsos instintuales y cosas que la mente consciente no recuerda. El Yo satisface las necesidades del Ello, y un superyó actúa como la conciencia en su conjunto del cerebro. Puede que el Ello piense: "Tengo hambre". Es posible que el Yo responda: "Hay comida por ahí", pero el Súperego regularía la conducta al reconocer que la comida que ves no es tuya. En este ejemplo, el modelo es la conducta freudiana y los cubos son el Ello, Yo y Superyó.
A la hora de planificar un evento, los organizadores han de hacerse la siguiente pregunta: "¿Qué queremos que saquen los asistentes de este evento? ¿Cuáles son los cambios conductuales que queremos provocar? ¿Tendrán ya los asistentes los modelos y cubos necesarios para entender los temas o debemos proporcionarles un contexto?"
Existen muchas maneras de crear un contexto para un evento. Lynn Randall, director de servicios de asesoramiento de Maritz Travel, pide a la gente que asiste a sus eventos que le ayude a diseñarlos. Utiliza el crowdsourcing, que es similar a las encuestas, para elegir temas para ponencias y sesiones de grupo, para seleccionar a los ponentes y estrategias para difundir información a los asistentes antes de la celebración del evento. Al poder participar en el diseño del evento, los asistentes son capaces de crear un modelo mental para la conferencia antes de asistirla. El acceso previo a los contenidos de las presentaciones permite al cerebro construir un modelo para lo que va a oír. La difusión de información sobre una conferencia y sus ponencias antes de su celebración es como distribuir el programa de estudios el primer día de clase. Al leer el programa, los estudiantes saben a qué atenerse, o sea, los contenidos que tendrán que leer, cuándo se celebrarán los exámenes parciales y cuándo tendrán que entregar sus trabajos de grupo. El programa proporciona a los estudiantes un modelo para el curso y contextualiza las metas, los objetivos y las expectaciones del mismo.
El profesor Ackley dice que, si se ayuda a los asistentes a construir un modelo antes de la celebración de un evento, esto puede estimular notablemente su memoria a largo plazo.
"Muchas veces, cuando asistes a una conferencia, te bombardean con tanta información que se te ocurren las mejores preguntas tres días más tarde, porque necesitas tiempo para digerirlo todo", explica Ackley. "Debido a nuestra limitada capacidad cerebral, hemos de editar, procesar y cotejar… y por ello es difícil procesar información en tiempo real. Cuanto más información pueden compartir los organizadores con los asistentes con antelación, más probabilidades habrá que estos últimos tengan una buena experiencia".
Otra táctica que utiliza Randall para captar la atención de los asistentes es organizar sesiones de grupo sobre la marcha. Una vez que el evento haya empezado, pregunta a los asistentes si quieren agregar sesiones al programa. Al pedirles retroalimentación en tiempo real, los asistentes participan en el proceso de planificación y, de este modo, se predeterminan los modelos y cubos.
Jamie Nast, autor de Idea Mapping: How to Access Your Hidden Brain Power, Learn Faster, Remember More, and Achieve Success in Business, pone el acento en el hemisferio derecho del cerebro cuando quiere captar la atención de su público. Se sirve de juguetes y juegos para derribar los obstáculos que impiden el aprendizaje. Pide a los asistentes que vistan a muñecas Sr. Potato Head con blandiblú, que realicen autorretratos, que creen algo con un TeleSketch e incluso que aprendan a hacer malabares.
"Lo que pretendo es poner a la gente en una situación de aprendizaje en la que no crean que puedan conseguir nada. Quiero confrontarles con su propia incredulidad", dijo Nast. "Luego, mediante la aplicación de una secuencia y un proceso de aprendizaje, derriban esos obstáculos".
Todo tiene que ver con los contenidos
El cambio es difícil y los organizadores de eventos y reuniones han estado haciendo su trabajo de la misma manera durante años. La gestión de la logística ocupa la mayor parte del proceso de planificación de un evento. Demasiado a menudo, los organizadores piensan que mientras nadie se queje del café o alojamiento, el evento será un éxito. Pero admitámoslo: nadie asiste a una conferencia por los pasteles o las almohadas mullidas.
Una modificación sencilla (vale, quizá no tan sencilla) que se puede introducir inmediatamente está cambiando la forma en la que se entregan contenidos. Los organizadores de conferencias necesitan tomarse el tiempo para reunirse con cada uno de los ponentes y cada uno de los participantes en las sesiones de grupo para educarles sobre el tema global de su conferencia y lo que ellos quieren que los asistentes saquen de la misma. Este debate tiene como meta establecer cómo se entregarán los contenidos. Si se invierte tiempo en entender cómo los ponentes piensan entregar la información, los organizadores de reuniones pueden sugerirles modificaciones a fin de asegurarse de que el público reciba información que atiende a las necesidades tanto del hemisferio izquierdo del cerebro como del derecho y que ayuda a alcanzar los objetivos empresariales del evento. También puede evitar un sinfín de presentaciones tipo "muerte por PowerPoint".
Hoy en día, los ponentes utilizan el PowerPoint como muletilla en vez de herramienta. Las diapositivas suelen sobrecargar el cerebro con un sinfín de círculo, triángulos, tablas y juerga sectorial sobrepuestos. A veces, un ponente carga sin querer las diapositivas con detalles para establecerse como fuente creíble ante el público. El mensaje subliminal que este ponente envía al público con diapositivas demasiado complejas es: "He de saber de lo que estoy hablando. Miren todos estos datos que les presento". De lo que no se da cuenta es que un exceso de datos le produce ansiedad y estrés al cerebro y, como resultado, el sistema de activación reticular (RAS) empuja la información hacia el subconsciente y el público pierde interés.
Antaño, el PowerPoint se utiliza como herramienta para resumir datos y ha evolucionado para convertirse en una forma de subrayar los puntos importantes. A lo largo de los años, se ha convertido en un guión proyectada, con los ponentes hablando con las diapositivas (o, peor aún, leyéndolas), en lugar de dirigirse al público.
Para resolver este problema, muchos ponentes y organizadores de reuniones han adoptado una nueva metodología para presentaciones, denominada "Presentación Zen", filosofía que anima a los ponentes a eliminar las viñetas con datos, a realizar sus presentaciones con más fluidez y a contar una historia. La filosofía de la "Presentación Zen" anima a los ponentes a ceñirse a tres reglas básicas: moderación, simplicidad y naturalidad.
La moderación implica resistir el deseo de meter demasiada información en las diapositivas o de realizar una presentación con demasiados hechos. La simplicidad, que a veces se confunde con la banalización, anima a los ponentes a solo hablar de lo que es realmente importante para que sea más fácil escucharles. La naturalidad se refiere al estilo de la presentación. Aquellas personas que adoptan la filosofía de la "Presentación Zen" sugieren a los ponentes que intenten entablar una conversación interactiva con su público, en lugar de limitarse a leer la información contenida en las diapositivas.
El modelo Apple
Las conferencias auspiciadas por la multinacional de la informática, Apple, constituyen uno de los mejores ejemplos de cómo producir un evento bien coordinado y hacer que la información sea el eje del mismo. Todos los asistentes a un evento de Apple saben perfectamente qué les espera: escenografía minimalista, telón de fondo negro y Steve Jobs vistiendo un jersey negro de cuello de cisne, vaqueros y deportivos. Cada evento es igual. Esta uniformidad permite al cerbero relajarse, reconocer y contextualizar la información que se entrega y desterrar distracciones innecesarias.
El fluir de las presentaciones de Jobs también ayuda a transmitir el mensaje de Apple. El cerebro no es capaz de absorber detalles durante más de 7 o 10 minutos, antes de empezar a perder el interés. Jobs soluciona este problema con la inclusión de anécdotas y demostraciones en su presentación para darle al cerebro tiempo para descansar, antes de volver a asimilar más detalles. Jobs procura que sus diapositivas sean sencillas para evitar sobrecargar al público con demasiados detalles y estresar al RAS.
"Prestamos atención a aquellas cosas que no nos provocan el estrés", dijo Ackley. "Prestamos atención a cosas seguras".
Así que ¿por qué dedican los organizadores de eventos tanto tiempo y esfuerzo a la logística y tiempo insuficiente a aprender cómo aprende el cerebro? Porque siempre se ha hecho así.
"Como profesionales del sector de eventos y reuniones, creo que hemos caído en la trampa", reconoció Randall. "Los profesionales del sector no se preguntan el porqué de las cosas. ¿Por qué tenemos que hacerlo de esa manera?"
Según Randall, lo que necesitan los organizadores de reuniones no es mejorar la gestión logística, sino encontrar formas creativas de presentar información que llegue a los hemisferios izquierdo y derecho. Es la entrega de contenidos que no suele satisfacer las necesidades del público, y cómo aprenden y qué retienen.
"Lo que suelen pasar por alto los organizadores de eventos –probablemente porque no es fácil de entender– es cómo aprovechar el potencial del hemisferio derecho para generar nuevas ideas, sintetizar conceptos y romper con las pautas de pensamiento convencionales", explicó Randall.
No es fácil llevar a cabo cambios drásticos en la forma de planificar y organizar conferencias. La gente tiene ideas predeterminadas (¿nos atrevemos a decir modelos?) de lo que debe esperar y cómo "se deben" gestionar las cosas. Hará falta tiempo y esfuerzo para derribar esas barreras, pero, como resultado, los asistentes tendrán una experiencia de aprendizaje mucho más efectiva.
Antes de planificar tu próxima reunión, tómate el tiempo para preguntarte qué es lo que pretendes enseñar, qué acción o respuesta intentas obtener y qué información quieres que los asistentes se lleven del evento.
Es probable que las respuestas ya residan en ambos lados de tu mente. One+
La oficina
Hay que pensar en el cerebro como un despacho con capacidad para tres personas, ocupado por el cerebelo, el mesencéfalo y el prosencéfalo. Las tres partes han de trabajar en equipo para que el cerebro pueda aprender y recordar.
El cerebelo
El cerebelo está compuesto por el tronco cerebral, el sistema de activación reticular (RAS) y la amígdala. El cerebelo funciona de forma similar a un administrativo y decide cómo de debe difundir la información entrante. El proceso que utiliza el administrativo para decidir dónde debe ir la información es similar al funcionamiento del RAS.
Billones de retazos de información bombardean el cerebro cada segundo, pero no es capaz de procesar tantos datos, así que depende del RAS para filtrar todos los colores, imágenes y sonidos que nos rodean. Una vez que se haya completado el proceso de eliminación, solo se permite que los 2.000 retazos de información más importantes accedan a la parte del cerebro más consciente y con un funcionamiento superior.
Las decisiones que toma el cerebelo a la hora de filtrar información se basan en si los datos son esenciales o no para la supervivencia. Si el RAS detecta una amenaza o reconoce la información como nueva o diferente, la prioriza y la coloca al principio de la cola donde se evalúa y se transmite inmediatamente al prosencéfalo para su posterior análisis. Todos los demás datos se desvían al cerebro inconsciente donde se almacenan para usos futuros.
El mesencéfalo y prosencéfalo
El mesencéfalo es similar a un comercial. Se ubica entre el cerebelo y el prosencéfalo y es responsable de estimular los músculos que controlan la vista.
El prosencéfalo es similar a un director general que analiza hechos y datos y, junto con la intuición, toma decisiones de alto nivel y estratégicos para la empresa. La capa exterior del prosencéfalo, el cerebro, es la parte más reconocible del cerebro, visualmente hablando. El cerebro está compuesto por dos hemisferios, izquierdo y derecho. Los hemisferios están conectados entre sí por el cuerpo calloso, que actúa como traductor entre ambos.
El hemisferio izquierdo controla la lógica, el razonamiento deductivo y la memoria. Analiza la información. El hemisferio derecho es responsable de la intuición, las emociones, el lenguaje, el reconocimiento facial y las habilidades artísticas. Entraña más las actividades visuales y desempeña un papel en el proceso de reunir retazos de información.
Se trata de un artículo excelente que apoya lo que comento a todo el mundo. Escribo un blog sobre el escuchar (http://xtho.com/blog/) y he desarrollado un instrumento que evalúa el comportamiento de la gente respecto a él. Cuando los organizadores son conscientes de la forma de escuchar de su público y se ajustan a ella intencionadamente durante todo el evento, la retención y la implicación aumentan sobremanera. Esto es exactamente lo que ha subrayado el artículo. Muchas gracias por escribir con tanta inteligencia sobre el tema. (Marian Thier, ExpandingThought, Inc., 24 de mayo de 2011)
