Los resultados de FutureWatch 2011, un estudio llevado a cabo recientemente por MPI, indican que más del 80% de los profesional del sector de congresos y reuniones utiliza un teléfono inteligente u otros dispositivos móviles en su trabajo. Sin embargo, a pesar de esta elevada tasa de uso, hasta la fecha, un número de personas relativamente reducido, ha utilizado aplicaciones móviles en sus reuniones. Esto está a punto de cambiar.
Los profesionales del sector y los asistentes a las reuniones están cruzando la brecha de adopción temprana para entrar en la primera fase hacia la constitución de una mayoría. Durante los próximos dos años, la adopción de aplicaciones móviles para eventos se va a acelerar.
Las aplicaciones móviles tienen muchas utilidades para los eventos. Pero la tecnología móvil aporta otras muchas ventajas más tangibles a organizadores, expositores y asistentes.
La distribución de información sobre eventos y el acceso a ella en tiempo real
Los programas de las conferencias, así como las guías y los anuncios de las ferias de muestras, se quedan anticuados casi inmediatamente después de haberse impreso, puesto que los eventos son variables y las cosas pueden cambiar. Las guías móviles, y otra información relacionada con una conferencia, pueden modificarse sobre la marcha para asegurarse de que los asistentes tengan acceso a información actualizada en un formato más rápido, ligero y de fácil acceso. Asimismo, los organizadores pueden enviar avisos sobre cambios de programa importantes.
Mejores formas de orientarse
Los asistentes necesitan a menudo ayuda para orientarse en un espacio, una zona de exposición o los alrededores del lugar de celebración. Hay una serie de herramientas para la generación de mapas que incorporan el GPS que les pueden asistir. Algunas de las aplicaciones móviles de última generación para exposiciones (como Core-Apps.com o Sherpa-Solutions.com) incluso pueden indicar al usuario su ubicación dentro de una zona de exposición y ayudarle a identificar el camino más corto entre diferentes stands. Pronto habrá aplicaciones de realidad aumentada (como Google Goggles) que, cuando el usuario apunte su teléfono inteligente hacia lugares sobre los que desea más información, sobrepondrán dicha información sobre la imagen en la pantalla del dispositivo.
Una huella medioambiental más reducida
Los eventos generan un montón de documentos impresos: programas, resúmenes, apuntes, directorios, folletos, encuestas, información general y así sucesivamente. Estos documentos pueden ser más accesibles vía plataformas móviles. Con el auge del iPad y otras tabletas, la gente podrá tomar notas también. Los documentos descargados vía dispositivos móviles son más ligeros, más fáciles de usar, más accesibles, no cuesta nada imprimirlos o transportarlos y son mucho más respetuosos con el medioambiente que los documentos impresos.
El Networking in situ más eficaz
Las aplicaciones para los medios sociales (como Pathable.com, en el caso específico del sector de congresos y reuniones), los tres principales sitios web de networking social (Facebook, Twitter y LinkedIn) y las aplicaciones de reconocimiento de ubicación (tales como Foursquare, Gowalla y Facebook Places) proporcionan unos canales de networking completamente nuevos en el ámbito de los eventos. Un solo contacto bueno puede amortizar el coste total de asistir a una reunión, y estas herramientas ayudarán a reunir a la gente para generar estos contactos.
Además, los organizadores y directores de espacios espabilados ya monitorizan los flujos de tweets de sus eventos como la forma más rápida de notificar a los asistentes sobre cualquier improvisto.
El feedback en tiempo real
Los resultados de las encuestas impresas para evaluar a los ponentes y otros aspectos de un evento son difíciles de recopilar, tanto como para dejar esta tarea hasta después de su conclusión. Las encuestas alojadas en la Web y distribuidas vía el correo electrónico también se suelen enviar después del evento. En ambos casos, los datos se reciben demasiado tarde como para poder realizar cambios durante el evento. Los resultados de las encuestas móviles se recopilan en tiempo real, cuando la información está todavía fresca. Si una sesión resulta ser un fracaso, o si surge cualquier problema, hay margen de maniobra para realizar cambios durante el resto de la reunión mediante el uso de este feedback en tiempo real.
Los mandos de votación interactivos, aunque son herramientas muy útiles para obtener feedback, tienden a ser caros (de 3 a 12 dólares americanos por día). A medida que las aplicaciones para encuestas móviles (como PollEverywhere.com, Validar.com y Zukuweb.com, entre otros) ocupen este espacio, los asistentes podrán utilizar sus teléfonos para votar o contestar a las preguntas del ponente vía SMS, herramientas para encuestas móviles alojadas en la Web o incluso Twitter. Además, los usuarios pueden enviar preguntas al ponente, lo que permite contribuciones de miembros del público que no son lo suficientemente "valientes" como para plantear sus preguntas en voz alta. Estas herramientas cuestan a menudo una fracción del coste de los mandos de votación interactivos e incluso pueden ser gratuitas.
Mejores oportunidades de construcción de marca
Las aplicaciones móviles son el último grito y dan la impresión de ser muy actuales, tecnológicamente hablando; además constituyen una muy buena herramienta para el branding de eventos. Dentro de poco, si un evento no utiliza aplicaciones móviles, los asistentes se preguntarán por qué está tan desfasado.
La reducción de costes y nuevas fuentes de ingresos
Como se ha mencionado, hay muchas maneras en las que las aplicaciones pueden reducir costes y, al mismo tiempo, proporcionar mejores servicios in situ. Además, la publicidad de expositores y patrocinadores proporciona muchas fuentes de ingresos potenciales. Algunas empresas de telefonía móvil implementan modelos de negocios en los que no hay coste directo alguno para el evento o el organizador. En su lugar dependen de los ingresos del patrocinio de los expositores.
La analítica web más precisa
Las aplicaciones móviles son capaces de hacer un seguimiento de las páginas vistas y otra actividad de los asistentes. Algunas aplicaciones móviles proporcionan una gran cantidad de datos analíticos sobre la conducta de los asistentes, que puede ser de valor inestimable para mejorar futuros eventos. Los datos sobre páginas vistas relacionados con productos de exposición específicos también pueden ser de un valor incalculable para los expositores, proporcionándoles contactos con asistentes que tienen un interés específico en un producto o servicio.
Mejores herramientas de gestión in sito
La posibilidad de identificar al organizador de un evento por la carpeta de anillos, llena a rebosar de papeles, que lleva en la mano tiene los días contados. Las aplicaciones para el iPad y las demás tabletas diseñadas para los eventos lo cambarán todo. Ootoweb.com ofrece una "carpeta sin papel" que permite a los organizadores archivar documentos en formato pdf en un iPad o iPhone. Las versiones futuras de este tipo de herramientas incluirán los sistemas operativos de otras tabletas y permitirán a los usuarios editar, tomar notas y compartir con facilidad estos archivos.
Mejores sistemas de gestión de las relaciones con los clientes
El actual modelo de recuperación de datos sobre los clientes, basado en el código de barras, que se utiliza en muchas ferias de muestras, se ha quedado anticuado. Es unidireccional (del asistente al expositor), inmóvil (en el stand), cuesta bastante dinero y no está estandarizado con lo que se refiere a la recopilación de datos. Otros métodos, como el intercambio de tarjetas de visita, son ineficaces por su uso del papel.
¿Por qué no pueden todos los asistentes recopilar los datos de contacto importantes de cualquier otro asistente de forma electrónica y estandarizada en cualquier lugar de un evento? Hay varios proveedores de aplicaciones que están trabajando en ello. El teléfono inteligente Nexus S Android de Samsung, lanzado a finales de 2010, integra la comunicación de campo próximo (NFC), una multiplataforma móvil que permite el rápido y estandarizado intercambio de datos de contacto, además de presentaciones de micropagos y comercio electrónico. Se rumorea que la siguiente generación del iPhone incluirá también la funcionalidad NFC. Es probable que esto conduzca a un uso más extendido de esta tecnología, proporcionando una forma mucho más eficaz de intercambiar datos de contacto en eventos o ferias de muestras.
Una mejor experiencia para asistentes y expositores
En resumen, las aplicaciones móviles ofrecen una gran cantidad de posibilidades que aumentarán el valor empresarial de los eventos. Facilitarán la tarea a organizadores, reducirán costes y realzarán la experiencia de organizadores, directores de espacios, expositores y asistentes. One+
¡Consigue las aplicaciones de MPI ahora!
En 2011, ¡MPI ha apostado fuerte por las aplicaciones!
Este año, MPI ha lanzado sus primeras aplicaciones oficiales para Android, BlackBerry y el iPhone. (¡Descárgalas de tu tienda de aplicaciones ahora!). Por otra parte, los delegados que asistieron a la European Meetings & Events Conference el mes pasado utilizaron la primera aplicación de la asociación para orientarse en el lugar de celebración. La aplicación para la WEC 2011 está en vías de desarrollo; ¡mantente al tanto de las novedades!
Hay una aplicación para…casi todo
He aquí algunas de las prestaciones de muchas de las aplicaciones móviles con una completa gama de funciones, diseñadas para el sector de congresos y reuniones:
- Para ayudar a los asistentes a construir, gestionar y compartir agendas
- Para avisos/mensajes/actualizaciones
- Para la analítica web (haciendo un seguimiento de los intereses y actividades de los asistentes para la inteligencia empresarial)
- Para la programación de citas de los asistentes
- Para la distribución de las lista de participantes
- Para realizar encuestas entre el público
- Para el seguimiento de unidades de educación continua
- Para servicios e información locales
- Para el programa y calendario del evento
- Para la distribución de contenidos, sin papel (programas, apuntes, guías)
- Para la distribución de contenidos audiovisuales (YouTube, medios dedicados a la transmisión en flujo de vídeos sobre sesiones)
- Para sustituir la necesidad de cibercafés
- Para la evaluación de ponentes, sesiones, el evento en su conjunto y otras actividades/servicios
- Para guías del expositor con plano de planta
- Para la gestión de stands, incluyendo una interfaz para las contratación de servicios
- Para la gestión de alojamiento (con una interfaz para el proveedor)
- Para el acceso híbrido y virtual a reuniones
- Para el intercambio de datos de contacto, incluyendo integración con gestores de contactos
- Para el marketing y la publicidad de eventos y subeventos
- Para la gestión de la logística de reuniones in situ (incluyendo la gestión de asistentes y alojamiento, el seguimiento del presupuesto, especificaciones y gastos)
- Para la gestión de miembros
- Para la mensajería de texto (SMS, correo electrónico, avisos para grupos, etc.)
- Para el networking/medios sociales/búsqueda de amigos (basado en el evento o en la ubicación)
- Para la venta de productos y merchandising, con una función para micropagos
- Para inscripciones
- Para generar ingresos procedentes de la publicidad por parte de expositores, patrocinadores y empresas locales
- Para realizar actividades de team building móviles durante eventos
- Para la comunicación y logística de contratantes/proveedores de espectáculos
- Para las listas de comprobación durante las inspecciones de lugares de celebración
- Para la integración de medios sociales in situ (para aplicaciones de etiqueta blanca, Facebook, LinkedIn y Twitter)
- Para los ingresos de la publicidad de patrocinadores (con seguimiento completo)
- Para realizar encuestas
- Para entradas y control de accesos
- Para el seguimiento durante el tránsito (seguimiento de vuelos, horarios de trenes de cercanías, etc.) y otras herramientas para los viajes de negocios
- Para realizar búsquedas de tesoro y otros juegos para hacer circular al público en una zona de exposición
- Para orientarse y generar mapas (zona de exposición, espacio, atracciones cercanas, ciudad)
