1. Más aplicaciones gratuitas o de bajo coste para eventos y ferias de muestras
"La capacidad de las tecnologías de la información de todos los tipos se duplica de un año para otro" – Ray Kurzweil, pionero en tecnología y futurista
Otra manera de entender la observación de Kurzweil es que el coste de la tecnología equivalente se reduce en un 50% de un año para otro. El desarrollo de software online es mucho más rápido y sencillo que nunca. Lo que solía necesitar una inversión de 100.000$ y el trabajo de semanas o meses de un equipo de programadores, casi lo puede hacer un adolescente talentoso en su habitación a lo largo de un fin de semana. Los servicios web y las interfaces de programación de aplicaciones (los estándares de programación que hacen que sea fácil compartir datos entre diferentes sitios web) simplifican enormemente el compartir datos entre sitios web. Por poner un ejemplo, un programa de inscripción online puede funcionar de forma rápida y sencilla con Saleforce.com u otras bases de datos de contactos, sin que sea necesaria una programación de integración personalizada que cuesta mucho dinero y tiempo.
Consecuentemente, han aparecido muchas herramientas web gratuitas o de bajo coste para ayudar a los profesionales del sector de congresos y reuniones a hacer mejor su trabajo. Hay un número de bases de datos gratuitas de espacios para reuniones y eventos (la red de proveedores de Cvent; herramientas para la generación de planos de planta y venta de espacios de exposición (Floorplangenie.com); una amplia gama de herramientas para la promoción de eventos en los medios sociales (Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Wordpress, Flickr, Slideshare, etc.); herramientas gratuitas para realizar videoconferencias HD (Skype y Google Hangout); herramientas colaborativas gratuitas (docs.google.com y join.me); miles de aplicaciones móviles gratuitas o de muy bajo coste para viajes y otras cosas para ayudar tanto a los profesionales de sector de congresos y reuniones como a los asistentes, y así sucesivamente. Y vendrán muchas más.
2. La tecnología móvil supera la gran brecha entre pionero y mayoría temprana en el sector de congresos y reuniones
Los resultados de FutureWatch 2011, un estudio llevado a cabo recientemente por MPI, indican que más del 80% de los profesionales del sector de congresos y reuniones utiliza un teléfono inteligente u otro dispositivo móvil en su trabajo. Sin embargo, a pesar de esta elevada tasa de uso, hasta la fecha un número de personas relativamente reducido ha utilizado aplicaciones móviles en sus reuniones. Esto está a punto de cambiar. En 2012 y 2013 el nivel de integración de aplicaciones móviles por parte de los eventos será muy significativo. Si un evento no cuenta con una aplicación móvil, los participantes se preguntarán por qué los organizadores son tan chapados a la antigua.
Hay cientos de aplicaciones móviles y de empresas que las desarrollan orientadas hacia los profesionales del sector (hay más de 200 en la sección de enlaces, que se actualiza regularmente, de mi sitio web. Aunque es probable que se produzca un pinchazo como el que se produjo con los punto.com en los años 90, las empresas que sobrevivan cambiarán la forma en la que hacemos negocios.
Hay motivos empresariales muy convincentes para integrar las aplicaciones móviles en tus eventos, pues pueden mejorar la distribución en tiempo real de información, facilitar la orientación de los asistentes, hacer que sean más sostenibles al reducir el uso de papel, mejorar el networking in situ, reducir el coste de las encuestas, potenciar el branding, obtener datos más completos sobre los asistentes, mejorar la CRM, generar ingresos publicitarios y realzar la experiencia de los participantes. Se puede encontrar más información sobre las ventajas de las aplicaciones móviles en: http://ow.ly/6i35J.
Otro de los motores que impulsan el uso de las aplicaciones móviles en los eventos es el auge de las aplicaciones orientadas hacia los lugares de celebración, en lugar de hacia los organizadores. La idea es que los directores de estos espacios revendan (a un precio reducido) o regalen la aplicación personalizada para el evento a los organizadores y asistentes. Dos ejemplos de este modelo son SwiftMobile.com y eMarketing360.com.
3. Las aplicaciones móviles para eventos del tipo ’hágalo usted mismo’ proliferarán
Una de las áreas pujantes del desarrollo de aplicaciones móviles es la de bajo coste ’hágalo usted mismo’. Utilizando BiznessApps.com es posible crear una aplicación empresarial compatible con múltiples plataformas (iPhone, Android, iPad y la Web móvil), con todas las presentaciones, además de logos, colores y contenidos personalizados, por tan solo 39,95$ al mes. Este sitio web tipo ’hágalo usted mismo’ es muy fácil de usar y cada paso incluye una tutoría en vídeo.
4. HTML5 se convertirá en el estándar para muchas aplicaciones móviles para eventos
Aunque me gustan el aspecto y las funciones personalizadas de las aplicaciones móviles nativas desarrolladas especialmente para los sistemas operativos del iPhone, iPad, Android, Blackberry y Windows 7, surgen problemas:
- El desarrollo de aplicaciones nativas personalizadas para cada sistema operativo móvil es sustancialmente más caro y requiere muchos más conocimientos de programación que el de una aplicación web única que es compatible con todos los teléfonos inteligentes.
- A veces la aplicación no funciona, sobre todo con el sistema operativo Android que es utilizado por cientos de modelos de móvil con tamaños de pantalla y velocidades de procesador distintos. Los móviles Android de gama baja ’gratuitos’ simplemente no tienen suficiente potencia para hacer funcionar algunas aplicaciones.
- Requiere tiempo y dinero para que las distintas tiendas de aplicaciones aprueben una aplicación nativa. Por poner un ejemplo, la tienda de iPhone/iPad suele tardar hasta un mes para dar su aprobación, que cuesta al menos 99$. Llanamente no se pueden introducir cambios sustanciales de última hora.
HTML5 (HTML Versión 5) es la última versión del Lenguaje de Marcado de Hipertexto), el lenguaje de programación estándar que se utiliza para describir los contenidos y el aspecto de las páginas web. Ofrece muchas ventajas para el desarrollo de aplicaciones móviles, respecto a las nativas o a versiones anteriores de HTML:
- Es mucho más barato que el desarrollo de aplicaciones nativas. El lenguaje en sí es más sencillo y los programadores no tienen que preocuparse por diseñar y personalizar una aplicación a fin de que sea compatible con todos los sistemas operativos móviles.
- A diferencia de las versiones anteriores de la Web móvil, los usuarios pueden descargar páginas web al teléfono; no es necesario el acceso continuo a Internet para que funcione. Ofrecerá una experiencia de ’aplicación nativa’ más completa que anteriores versiones de la Web móvil.
- HTML5 es compatible con la geolocalización para que los usuarios puedan acceder a sitios web móviles que ubican su posición (una ventaja que antes estaba restringida a las aplicaciones nativas).
- Funciona con todos los teléfonos móviles modernos simplemente iniciando el navegador web.
- No requiere la aprobación de las tiendas de aplicaciones, lo que ahorra dinero y, lo que es más importante, tiempo. Se pueden modificar aplicaciones sobre la marcha, lo que reduce notablemente el tiempo de desarrollo y permite mucha más flexibilidad.
- HTML5 tiene, no obstante, sus limitaciones. Será necesario una aplicación nativa o el acceso a Internet utilizando HTML5 para desplazarse por una gran cantidad de datos (como los cientos de nombres en una lista de asistentes). Las páginas HTML5 también tienden a ser más básicas en cuanto a su aspecto y al sistema de navegación.
A pesar de estas limitaciones, la adopción de HTML5 reducirá el coste y tiempo necesarios para el desarrollo de aplicaciones, al tiempo que aumentará la flexibilidad en cuanto al desarrollo de aplicaciones móviles para eventos. Además hará que el modelo ’hágalo usted mismo’ sea más accesible.
5. La grabación y distribución de contenidos es cada vez más barata, rápida y completa
Hace décadas que se graban las conferencias, empezando por aquel entonces cuando las casetes de audio de las presentaciones se producían en masa in situ para su posterior venta en el vestíbulo. Gracias a los recientes avances tecnológicos ahora es posible distribuir, de forma rápida y relativamente barata, vídeo, audio y fotos de las ponencias vía la Web, tanto en tiempo real como a petición después.
Hace unos años la tecnología necesaria simplemente no existía. El precio de las cámaras HD ha caído en picado (incluso ahora las llevamos a todas partes como presentación en nuestros teléfonos móviles). El acceso a la banda ancha fiable está disponible en la mayoría de los espacios para eventos y reuniones, y el precio se está cayendo paulatinamente. Los codificadores de vídeo streaming ahora son totalmente programables y el software de gestión de presentaciones se ha proliferado.
Por ejemplo, el ’estudio de grabación de vídeo y webcasting en una caja’ (que se muestra en la foto abajo) es el VR-5 del Roland Systems Group, que incorpora un interruptor de vídeo con cinco canales, un mezclador de audio, un reproductor y grabador de vídeo, monitores de previsualización, y salidas para el streaming web. Lo que antes requería múltiples equipos y más de 100.000$ se ha condensado en una caja que pesa 4,3kg y cuesta 5.000$, simplificando notablemente la producción, grabación y streaming de eventos en vivo.
El VR-5 de Roland Systems Group
Con el uso de estas herramientas más compactas, baratas y veloces, para las empresas que se dedican a la grabación de conferencias ahora es posible grabar simultáneamente el vídeo/audio y dispositivas de docenas de presentaciones, las grabaciones estando disponibles el mismo día para su venta o distribución en la Web. La tecnología streaming para la distribución en tiempo real también es más sencilla y fácil de usar que antaño. He aquí algunas empresas que proporcionan este tipo de servicios: Content Management Corporation, Freeman, OmniPress, PSAV Presentation Services, Sonic Foundry y Soma Media.
Una información más detallada sobre las ventajas para la grabación de contenidos está disponible en el siguiente artículo: http://ow.ly/6i8Mh.
6. Las reuniones híbridas ampliarán el alcance e impacto de los eventos presenciales
Una reunión híbrida es un evento que combina tanto el aspecto presencial como el virtual; es decir que se puede asistir en persona o remotamente vía la Web. En los próximos años este tipo de eventos será cada vez más habitual. Los profesionales del sector de congresos y reuniones se han dado cuenta de que ya es mucho más fácil prolongar el impacto de un evento más allá de las cuatro paredes de una sala de reuniones. Un evento híbrido puede multiplicar el impacto de un evento y captar a nuevos participantes para futuras ediciones.
Los sitios web de streaming en vivo, como LiveStream.com, proporcionan métodos fáciles para el vídeo streaming de conferencias a distancia, con una amplia gama de tarifas, desde lo gratuito hasta packs para empresas. Las herramientas interactivas para realizar encuestas o para sesiones de preguntas y respuestas a distancia, entre otras, serán utilizadas cada vez más por aquellas personas que sigan los acontecimientos vía la Web. Los hashtags para eventos de Twitter se utilizan actualmente para permitir a los participantes a distancia hacer comentarios y preguntas durante una presentación.
Skype.com puede conectar gratuitamente una señal de vídeo HD desde cuatro lugares distintos. La opción HD permite a los organizadores de eventos incluir ponencias o grupos remotos con una calidad lo suficientemente alta como para proyectarlos en una gran pantalla en una sala de reuniones.
Google Hangouts es una nueva opción gratuita muy buena para eventos, ya que permite proyectar señales de vídeo de hasta 10 lugares distintos en cada pantalla, en un formato fiable y de banda ancha relativamente baja. Event Camp Europe ha utilizado recientemente Hangouts para una ’cata de vinos híbrida’ en la que se conectaron a grupos presenciales de cuatro ciudades europeas. Se transportó el vino a catar a las cuatro ciudades, donde se sirvió y se distribuyó. Después de introducir y describir cada vino, los participantes los observaron, los olieron y los cataron. ¡Se utilizaron los cinco sentidos simultáneamente en múltiples lugares!
7. La comunicación de campo cercano (NFC) proporcionará conectividad y servicios optimizados para eventos
La NFC es un estándar de conectividad inalámbrica de corto alcance que permite la comunicación entre dispositivos cuando se entran en contacto. Se espera que se convierta en un sistema muy utilizado en los EE.UU. para efectuar pagos vía teléfonos inteligentes.
La NFC para efectuar pagos con un teléfono inteligente
La NFC tiene aplicaciones muy interesantes para eventos, ya que es una manera rápida, segura y simplificada de:
- Expedir entradas electrónicas
- Intercambiar tarjetas de visita electrónicas
- Efectuar pagos vía tarjeta de crédito
- Descargar con facilidad información sobre conferencias, guías de expositores, apuntes para cursos u otros documentos digitales
La NFC se utiliza ampliamente en Japón y algunos países europeos desde hace algunos años (personalmente he visto a los estonios pagar parquímetros y billetes de tranvía, simplemente chocando su teléfonos móviles contra el dispositivo de transacciones). Hace tiempo que ITN International utiliza con éxito la NFC en eventos celebrados en Europa para intercambiar datos de contacto, expedir entradas electrónicas y efectuar micropagos, entre otras cosas.
Las empresas como Poken.com utilizan la NFC para proporcionar muchas de estas funciones mediante un ’pokenTAG’ pequeña y barata (18$), habilitada para la NFC, que se pone alrededor del cuello y que se pone en verde cuando se intercambia información.
pokenTAG
Todo cambiará, no obstante, cuando la NFC se convierta en una función habitual de los teléfonos móviles. Los tres nuevos modelos Curve de Blackberry están habilitadas para la NFC, al igual que muchos teléfonos Android, Nokia y Sony. Quizá se produzca un punto de inflexión, sin embargo, si el iPhone5, que está a punto de comercializarse, integra la NFC. Sea este año o el siguiente, la NFC proporcionará una manera más rápida y efectiva de intercambiar datos, expedir entradas y efectuar micropagos en los eventos.
8. YouTube y otras herramientas de publicación relacionadas con los medios sociales se utilizarán cada vez más para promocionar y gestionar reuniones y para comunicarse con los participantes
Se ha vertido mucha tinta sobre el poder de Facebook.com y otros sitio web de networking social para entablar una conversación con los participantes potenciales antes de un evento a fin de fomentar la asistencia y el networking in situ. Creo que la amplia gama de herramientas gratuitas de publicación relacionadas con los medios sociales se utilizarán cada vez más para propósitos similares:
- Twitter.com (técnicamente hablando un micro blog y, por lo tanto, una herramienta de publicación social) se utiliza ampliamente, con hashtags especiales para fomentar la comunicación entre participantes antes, durante y después de un evento. Los organizadores deben publicitar con antelación los hashtags de sus eventos para fomentar su uso.
- Se pueden utilizar las herramientas gratuitas de publicación de blogs (como WordPress.com) para crear blogs para eventos a fin de fomentar la asistencia. Pide a los ponentes que participen con comentarios sobre sus sesiones. Invita a bloggers influyentes a tu evento y proporciónales una conexión a Internet para que hagan correr la voz.
- Anima a los participantes a subir las fotos que han tomado durante el evento, etiquetadas debidamente con el nombre designado para el mismo (es mejor usar el hashtag de Twitter) a Flickr.com para que todo el mundo pueda compartir sus experiencias. Esta página se puede utilizar para ayudar a promocionar futuros eventos.
- Los ponentes pueden compartir sus diapositivas vía SlideShare.com.
- YouTube.com (el segundo sitio de búsqueda más grande del mundo después de Google, su dueño) tiene potencial para ser la herramienta de promoción para eventos más prometedora del momento. Como reza el viejo dicho: ’Una imagen vale mil palabras’. ¡Un vídeo puede valer mil imágenes y ser mucho más convincente que páginas web o folletos llenos de texto! El vídeo es el lenguaje más convincente de Internet.
He aquí algunas recomendaciones en cuanto al uso de YouTube:
- Anima a los ponentes a hacer un vídeo corto sobre sus sesiones y a subirlo a YouTube.
- Crea enlaces hacia los vídeos en tu sitio web o insertarlos en él.
- Procura que los vídeos sean cortos (no más de 3 minutos).
- Grabar los vídeos en HD.
- Utiliza las herramientas de publicación que proporciona YouTube para crear una imagen en miniatura atractiva.
- Habilita los comentarios y el intercambio de opciones.
- Utiliza un título con sentido para los vídeos (MPI-WEC-ponentes.mov es mucho mejor que 38404949.mov).
- Procura que las descripciones de los vídeos incluyan palabras clave.
9. Las herramientas de juegos sociales se utilizarán para fomentar la interacción de los participantes tanto presenciales como virtuales en los eventos
¡Las personas se dedican más de tres mil millones de horas a la semana a los juegos online! En su destacado TEDTalk, Jane McGonigal habla de cómo los juegos pueden mejor el mundo en el que vivimos al implicar profundamente a la gente y al fomentar la colaboración y cooperación. Ella propone aprovechar el poder de los juegos para resolver problemas en el mundo real.
Los juegos online implican a las personas, sumergiéndolas en una realidad distinta. ¡Pueden ser muy divertidos! Y serán cada vez más habituales en los eventos.
A un nivel básico, los programas de reconocimiento de ubicación, como Gowalla.com, FourSquare.com y Facebook.com/places, animan a la gente a registrarse cuando llegan a distintos lugares. Los usuarios ganan insignias y premios, además de recibir sugerencias de otras personas. No obstante esto va más allá de la fidelización de los clientes de un restaurante popular. Todas estas herramientas online gratuitas han desarrollado opciones para registrarse en un evento. Estas opciones de juego de reconocimiento de ubicación pueden fomentar el networking en los eventos.
Scvngr.com es otra herramienta online de juegos sociales (gratis para organizaciones y asociaciones sin ánimo de lucro) que implican a los participantes con marchas y retos. Esta herramienta se utilizó recientemente en la Consumer Electronic Show y las ferias de SIGGRAPH para ayudar a los visitantes a orientarse en la zona de exposición y a ganar premios por superar retos como inscribirse en el sitio web de un expositor.
Actualmente se utilizan los juegos sociales para captar la atención de los participantes en reuniones virtuales e híbridas. Se ha demostrado que los concursos y retos implican a las personas que asisten virtualmente. La conferencia híbrida GSX de Cisco reunió a 19.000 participantes virtuales con un millón de visitas, 13.000 jugadores activos en el juego interactivo de suspense y espionaje de realidad inmersiva, 8.000 participantes en chats para grupos y 9.500 personas enganchadas a los mini juegos GSX.
10. Los iPads y las tabletas proporcionarán un nuevo canal para acceder a información sobre eventos
El iPad es la más reciente de una larga lista de innovaciones revolucionarias de Apple. Este dispositivo y otras tabletas representan una nueva forma de acceder a la información, pues son muy ligeros, muy portátiles y muy intuitivos. La pantalla más amplia permite el uso de fuentes más grandes que, a su vez, hace que sea más fácil de leer texto y que sea posible presentar la información en formato de página. El sistema de navegación es intuitivo (se utilizan los dedos de la mano en lugar de un teclado y ratón).
Las características de las tabletas se prestan perfectamente a los requisitos de los eventos, ya que se trata de un sector móvil:
- Trabajamos regularmente fuera de la oficina donde no disponemos de un ordenador de ’pantalla grande’.
- La mayoría de nosotros no nos llevamos nuestros portátiles a los eventos por varias razones: peso, seguridad, la imposibilidad de utilizarlos cuando nos encontramos de pie, etc.
- En los eventos siempre necesitamos gestionar una amplia gama de datos. Por falta de algo mejor hasta la fecha, estos datos se han gestionado en pape.
Las tabletas se utilizarán cada vez más en los eventos para los programas interactivos de conferencias, para distribuir apuntes para cursos, para realizar encuestas, para planos de planta interactivos, para los kioscos de información, para las sesiones de ruegos y preguntas con ponentes, para los blogs y el networking social in sitio, y mucho más.
Para más información sobre el impacto y las ventajas del iPad visite: http://ow.ly/6jdGw.
11. Cada vez más organizadores de reuniones esperan el Wi-Fi gratuito de fácil acceso
Los organizadores esperan que se les ofrezca gratis el acceso Wi-Fi básico de banda ancha en la sala de reuniones, así como en las habitaciones y el vestíbulo del hotel. Aunque algunos hoteles de lujo siguen viendo el acceso a Internet de pago como una fuente de ingresos, los clientes lo consideran cada vez más como un servicio básico como el agua o la luz. Los organizadores no quieren que les saquen los cuartos cobrándoles un dinero extra para un acceso básico a Internet. Si los hoteles de bajo coste pueden proporcionar Wi-Fi gratis, los hoteles de reuniones y espacios para eventos deben seguirles el ejemplo.
No obstante, esto no quiere decir que el acceso sea ilimitado. El ancho de banda de Internet puede ser caro y la mayoría de los espacios no están preparados para hacer frente a una gran demanda inesperada. Si 500 participantes de un evento decidieran acceder simultáneamente a un vídeo HD con sus iPads, pocos espacios del país podrían hacer frente a esta demanda, sin adoptar disposiciones extraordinarias. Si un grupo necesita más ancho de banda, una dirección IP dedicada u otros servicios de Internet, es razonable cobrarle por ello. Pero el acceso básico (con una velocidad mínima de descarga de 500kb/segundo; o sea lo suficientemente rápida como para acceder a cuentas de correo electrónico y tener un acceso limitado al streaming vídeo) debe ser gratuito.
Además, los espacios deben procurar que sea fácil abrir una sesión en la red Wi-Fi; o sea, tan sencillo como abrir el navegador y hacer clic en ’Conectar’. Puesto que se utilizan dispositivos móviles para acceder a Internet con cada vez más frecuencia, la página del login debe adaptarse a formatos más reducidos. Mejor aún, se debe utilizar tecnología de autodetección y proporcionar una página de login móvil optimizada para pantallas más pequeñas.
Para más información sobre los avances en la tecnología para habitaciones de hoteles visite: http://ow.ly/6kJqx.
12. Los ’sistemas de localización en interiores’ serán de gran ayuda para la orientación y navegación en eventos y ferias de muestras
El GPS estándar no funciona en interiores. La triangulación Wi-Fi estándar solo es capaz de determinar una posición con un error de entre 20 y 30m; lo que es insuficiente para la localización precisa en una zona de exposición o lugar de celebración, o para localizar a personas en un evento.
Una nueva tecnología desarrollada por al menos dos empresas (Wifarer.com y Sherpa-Solutions.com) promete superar estos retos para proporcionar una localización muy precisa (con un error de 1m) mediante el seguimiento de los teléfonos inteligentes que tienen cada vez más usuarios. Estas herramientas proporcionarán:
- Una localización precisa.
- La navegación personal por una zona de exposición o lugar de celebración, indicando las mejores rutas.
- La búsqueda de amigos/contactos y el networking (de permiso).
- El suministro de contenidos basado en la localización (descuentos en stands o vídeos promocionales, por poner dos ejemplos).
- La visualización optimizada de una zona de exposición, según la categoría de productos.
- El suministro de datos sobre los puntos más concurridos y los flujos de tráfico en una zona de exposiciones.
- Es probable que esta tecnología rompedora dé lugar a otras funciones.
Además de lugares de celebración y centros de convenciones, esta tecnología ofrece grandes expectativas para centros comerciales, aeropuertos, hospitales y museos. A continuación se muestra un corto vídeo de demostración sobre sus aplicaciones en un museo:
Tendencia adicional: A pesar de la contracción de la actividad económica y el creciente uso de la tecnología para reuniones virtuales, las reuniones y ferias de muestras presenciales seguirán siendo viables (una repetición de la predicción del año pasado)
Las reuniones virtuales y las conferencias web son cada vez habituales en el difícil panorama económico actual. No obstante, las reuniones y ferias de muestras aún pueden proporcionar el mayor valor en cuanto a educación, networking y gastos de marketing. Los eventos brindan una incomparable oportunidad para reunir a compradores y vendedores, para construir relaciones, para tormentas de ideas y para el networking. Para los expositores, es a menudo la mejor forma de conocer personalmente a tantos compradores competentes en un tiempo tan limitado. Para los compradores, es una magnífica oportunidad de conocer a vendedores de interés, todos bajo el mismo techo, clasificados y localizables para su elección. Los sectores de los eventos, ferial y de la hospitalidad se basan en las relaciones y, por lo tanto, constituyen una de las mejores maneras de construir dichas relaciones.
Aunque los webinars son buenos para los intercambios de información cortos, las reuniones ofrecen una experiencia de aprendizaje mucha más plena. Lo que ocurre en la sala de reuniones es importante; la gente ha hecho un esfuerzo para asistir y no está distraída como estaría en su despacho. Sin embargo, las conversaciones que tienen lugar en los pasillos, las recepciones y la zona de exposición contribuyen sobremanera al intercambio de información. Las reuniones proporcionan una experiencia de aprendizaje mucho más plena, orientada y enfocada que cualquier reunión virtual. "¡La cerveza virtual no existe!"
